Best Practice Régie Municipale de Bielefeld

Sujet	Dossier de construction électronique
Secteur	Fourniture d'énergie et d'eau
Employés	2 200
Chiffre d'affaire	740 millions d'euros
Siège de l'entreprise	Bielefeld, Allemagne
Intégration	SAP PM (maintenance), FelixX (facturation)
Portée du projet	Services administratifs de la Régie municipale de Bielefeld

Le dossier de construction électronique permet d'obtenir rapidement une vue d'ensemble des travaux et de leur état d'avancement, une aide précieuse dès qu'il s'agit d'accélérer les procédures.

Jörg Borgstädt, Service informatique de la Régie municipale de Bielefeld

Défi

Méthode d'archivage des documents différente d'un service à l'autre
Absence de vision globale sur l'ensemble des processus : « Où est le document ? Où est le dossier ? »
Pas de regroupement des documents relatifs aux procédures
Problèmes d'interface entre SAP et FelixX

Objectifs

Traitement uniformisé et systématique des dossiers pour toutes les unités de l'organisation
Accès aux dossiers accéléré et facilité à tout instant
Étroite surveillance des délais rattachés aux documents et dossiers
Accès simultané aux documents pour toutes les parties prenantes au processus

Solutions

Dossier de construction électronique
Intégration avec SAP PM et FelixX (logiciel de calculs et de comptabilité pour l'entretien et l'extension des réseaux)

Fiche signalétique du projet

Situation de départ

L'organisation de travaux gérés par la Régie municipale de Bielefeld est un processus complexe faisant appel à un grand nombre de parties prenantes et de documents. Depuis l'annonce d'un défaut (ou depuis les commandes de la clientèle ou de maintenance) jusqu'à la création d'une commande dans SAP et à son exécution et sa facturation, un grand nombre de documents sont nécessaires mais ne disposent pas d'un archivage structuré ni cohérent dans les différents services concernés. Pour jeter les bases d'un archivage méthodique et cohérent des documents, il a été décidé d'introduire un dossier de construction électronique qui soit étroitement intégré à SAP PM (maintenance) et à FelixX (comptabilité).

Arguments en faveur de SER

Flexibilité suffisante pour la prise en compte des exigences spécifiques de la Régie municipale de Bielefeld
Facilité d'intégration à SAP PM et FelixX
Création d'une solution spécifique à la Régie municipale sur la base de la plateforme unique d'iECM Doxis4.

Solution

Dossier de construction électronique élaboré sur la base de la plateforme Doxis4 avec archivage électronique des données et des documents contenus dans le dossier

Intégration

SAP PM, FelixX

Volume de documents

Actuellement 4 000 dossiers / 40 000 documents

Utilisateurs

Environ 100 utilisateurs

Mise en application

Déroulement d'un projet de travaux : Dès lors qu'un défaut est signalé, par exemple un défaut de raccordement chez un particulier, une demande de vérification est créée dans SAP PM pour un monteur. Si une réparation est nécessaire, les travaux correspondants sont planifiés, une entreprise externe en est chargée et un projet est créé avec une référence propre dans SAP. En parallèle, le dossier de construction électronique est automatiquement créé dans Doxis4. Toutes les informations pertinentes, issues de la commande dans SAP ou provenant de FelixX, ainsi que tous les documents rattachés au projet venant d'entreprises externes et des différents services, sont intégrés en continu au dossier. L'étroite intégration des systèmes SAP, FelixX et Doxis4 permet leur interaction. Ainsi, les modifications apportées dans SAP et dans FelixX, par exemple la création d'un numéro de projet de travaux et de la référence de la commande dans SAP ou la création d'une référence FelixX, sont transmises automatiquement au dossier électronique de construction.

Utilité

Réduction du travail monotone de recherche et d'archivage
Accès au dossier à tout moment et en tout lieu
Facilité de traitement et d'envoi de documents (processus sans support papier)
Soutien aux processus avec surveillance des délais et fonction de suspension pour les documents et les dossiers