Best Practice Services municipaux de Göttingen

Sujet	Des dossiers sous la forme d'e-dossiers et Gestion électronique des plaintes
Secteur	Services administratifs publics
Employés	1800
Intégration	Solution professionnelle utilisée: OPEN/PROSOZ, INFOMA, pmOWI
Portée du projet	Services municipaux de Göttingen

L'utilisation de dossiers électroniques permet de minimiser le travail monotone de recherche et d'archivage des documents, et donc d'optimiser les processus. Il est possible d'accéder à tout moment aux dossiers quel que soit le lieu ou l'endroit, ce qui ouvre par exemple la voie au télétravail.

Stefanie Ahlborn, Coordinatrice e-gouvernement des services municipaux de Göttingen

Défi

Choix d'un système ECM performant
Gestion de projet méthodique
Accompagnement des collègues grâce à une bonne gestion des changements

Objectifs

Utilisation de dossiers électroniques dans toutes les unités organisationnelles
Traitement standardisé des dossiers
Option de télétravail grâce à un accès aux documents indépendamment du lieu et de l'heure

Solutions

Gestion générale des documents avec dossiers électroniques
Intégration des solutions professionnelles communales
Traitement des processus intégré à un workflow
Gestion électronique des plaintes
Solution de gestion de fiscalité pour la taxe professionnelle

Fiche signalétique du projet

Situation de départ

Le thème de l'e-gouvernement intéresse la municipalité de Göttingen depuis plusieurs années. Une transition en plusieurs étapes successives vers l'administration électronique est prévue. Les dossiers électroniques ont été identifiés comme le fondement essentiel de cette évolution. Une fois les ressources personnelles et financières mises à disposition et les conditions remplies sur le plan organisationnel en vue de l'introduction méthodique et coordonnée des dossiers électroniques, Doxis4 a servi de base à l'établissement d'un système performant. La longue expérience de la pratique administrative avec l'ancien système est mise à profit dans le choix du système.

Arguments en faveur de SER

Large éventail de fonctions même dans la version standard
Évolutivité de la solution
Flexibilité appropriée pour le respect des exigences spécifiques de la ville de Göttingen

Solution

Intégration dans la solution professionnelle OPEN/PROSOZ, INFOMA et pmOWI
Gestion générale des documents avec dossiers électroniques
Gestion électronique des plaintes
Workflows soutenant la gestion des processus

Intégration

Solution professionnelle OPEN/PROSOZ, INFOMA et pmOWI

Volume de documents

9.414 fichiers pour les dossiers et procédures de plainte. 468.797 fichiers pour les procédures spécialisées
soit un total de 2,74 millions de documents

Utilisateurs

400 actuellement, au final environ 1800

Mise en application

L'intégration de Doxis4 dans le système professionnel OPEN/PROSOZ a débuté par les services sociaux. 40 collaborateurs y bénéficient de la connexion entre la solution professionnelle et les dossiers électroniques Doxis4, dans lesquels les documents OPEN/PROSOZ sont désormais gérés. Par la suite, d'autres applications administratives telles que INFORMA Steuern (pour les impôts) et pmOWI (les amendes) ont été intégrées dans les dossiers électroniques de Doxis4. La gestion générale des dossiers (ASV) a d'abord été introduite dans les services transversaux de la mairie et juridique, et en partie dans le service Personnel et Organisation. De même, les documents de procédures de plaintes ainsi que les archives de presse sont maintenant archivés dans Doxis4.

Utilité

Réduction des tâches monotones de recherche et d'archivage ; Dossiers accessibles à tout moment et en tout lieu
Transparence des processus grâce à un haut niveau de numérisation
Possibilité de télé-travail rendant la ville attrayante en tant qu'employeur
Dossiers électroniques permettant aux services municipaux de continuer à remplir leur mission et de proposer des services