Zarządzanie dokumentami w Raiffeisen Bank International TEST

„Bankowość nigdy nie była tak ekscytująca jak dziś: sztuczna inteligencja i procesy archiwizacji znajdują się w centrum uwagi i zmieniają branżę” twierdzi Wolfgang Rachbauer, dyrektor działu kredytowego w Raiffeisen Bank International AG. W Austrii działalność Raiffeisen Bank International (RBI) jest wspierana przez rozwiązanie Doxis, które dostarcza bankowi inteligentny system do zarządzania dokumentami i procesami.

Naszym celem w RBI było wdrożenie jednego źródła prawdziwych informacji w celu archiwizacji dokumentów związanych z klientami i spełnienia wymogów regulacyjnych. Szukaliśmy systemu zarządzania dokumentami (DMS), który pomógłby nam to osiągnąć. Niezbędne było dla nas to, aby informacje z różnych źródeł były przekazywane przez scentralizowany system DMS. Jednocześnie ustandaryzowane zarządzanie informacjami cyfrowymi powinno stanowić fundament do spełnienia wymogów zgodności, takich jak przestrzeganie okresów przechowywania i zasad ochrony danych zgodnie z RODO.

Musimy dokonać cyfryzacji przepływów pracy i stworzyć szybkie, kompleksowe procesy. Dzięki Doxis Raiffeisen Bank International dysponuje teraz systemem wewnętrznym, który łączy zarządzanie dokumentami i procesami. Uruchomiono zintegrowany system zarządzania dokumentami (IDMS), który po raz pierwszy umożliwił RBI pomyślne wdrożenie innowacyjnego, scentralizowanego i przyszłościowego rozwiązania w zakresie zarządzania dokumentami w głównej siedzibie firmy.

Wdrożenie systemu IDMS koordynował szereg specjalistów z dziedziny zarządzania projektami, IT, kredytów i przetwarzania, wraz z ich odpowiednikami w SER Group. W projekcie postawiono na programowanie zwinne (tzw. „Agile Software Development”) – metodę efektywnego zarządzania projektami, która idealnie wpisywała się w ramy tego projektu. Oprócz zdefiniowania zakresu praktycznego i opisania funkcjonalności rozwiązania, zespół rozpoczął również konfigurację aplikacji. Po kilku miesiącach pierwsze prototypy zostały udostępnione do testów ograniczonej liczbie użytkowników.

Działania migracyjne rozpoczęto na kilka tygodni przed planowanym terminem wdrożenia. Obejmowały one przeniesienia dużej ilości dokumentów (umów kredytowych, umów dotyczących zabezpieczeń, kart wzorów podpisów, kopii dowodów osobistych itp.) z lokalnych baz danych i dysków sieciowych do nowego systemu zarządzania dokumentami. Celem było udostępnienie użytkownikom wszystkich tych dokumentów w nowym systemie w dniu jego uruchomienia, tak aby działy objęte projektem miały - już w pierwszej fazie - dostęp do swoich dokumentów w nowej aplikacji.

Szczegółowy plan szkoleń zapewnił, że wszyscy użytkownicy zapoznali się z nowym systemem w trakcie tygodni poprzedzających jego uruchomienie. Samouczki wideo, dokumenty z pytaniami i odpowiedziami oraz szkolenia online stanowiły dodatkowe wsparcie szkoleniowe.

Poniżej podsumowaliśmy najważniejsze korzyści wynikające z nowego systemu:

Ścieżka audytu daje pewność nie tylko, że wszystkie wersje dokumentów sporządzonych podczas negocjacji z klientem są przechowywane w formie elektronicznej, ale również że późniejsze audyty mogą jasno określić, kto pracował nad umową, jakie zmiany lub uzupełnienia wprowadzono i kiedy te wersje zostały utworzone.

Wiele dokumentów z różnych (fizycznych i elektronicznych) archiwów zostało przeniesionych do formy elektronicznej w systemie zarządzania dokumentami. Umożliwiło to zaoszczędzenie miejsca, zarówno w fizycznych lokalizacjach jak i pamięci poprzez eliminację dysków lokalnych.

W trakcie realizacji projektu podjęto szeroko zakrojone działania mające na celu podniesienie jakości danych: do odpowiednich dokumentów przypisano metadane, co pozwoliło na zapisanie wraz z nimi szeregu dodatkowych informacji. Wiele dokumentów zostało przeklasyfikowanych i podzielonych na typy, co ułatwia ich wyszukiwanie. Wiele z nich zostały również ponownie zeskanowane i zapisane w wielu formatach.

Koncepcja posiadania jednej wersji dokumentu w całym banku, która służy jako ostatecznie wiążąca dla wszystkich stron, może na początku wydawać się trywialna. Jeśli jednak weźmiemy pod uwagę, ile projektów dokumentu jest przesyłanych tam i z powrotem pomiędzy zaangażowanymi działami (prawnym, zgodności z przepisami, dokumentacji umowy, przetwarzania umów itp.) i jak wiele wersji strony te zapisują na swoich dyskach lokalnych lub we własnym systemie pocztowym, można sobie wyobrazić, jak ważne jest posiadanie jednego „źródła prawdy”. Każdy dokument ma obecnie jedno określone miejsce przechowywania, gdzie można znaleźć jego najnowszą wersję, a także twórcę (osobę lub dział). Pracownicy nie mogą już przechowywać dokumentów na dyskach lokalnych, ponieważ wszystko musi być archiwizowane w nowej aplikacji.

Wprowadzony nowy system zarządzania dokumentami może również zarządzać bardzo złożonymi uprawnieniami dostępu. Na przykład w różnych działach banku mogą zostać wdrożone wymogi dotyczące tzw. „chińskich murów” albo być przyznawane różne uprawnienia do odczytu i zapisu. Niezbywalna zasada ograniczonego dostępu do informacji zawarta w nowym ogólnym rozporządzeniu UE o ochronie danych jest również ważnym komponentem rozwiązania do zarządzania dokumentami.

Poprzez przetwarzanie dokumentów w formacie kompatybilnym z OCR, użytkownicy mogą przeprowadzić wyszukiwanie wszystkich treści w poszukiwaniu określonych słów lub części zdań.

W banku powstał wieloosobowy ośrodek kompetencji, którego zadaniem jest odpowiadanie na pytania użytkowników, przyznawanie praw dostępu, a przede wszystkim dystrybucja aplikacji do wszystkich odpowiednich działów w RBI. Gwarantuje to również, że aplikacja w najlepszy możliwy sposób będzie wspierać nowe procedury i procesy oraz możliwość wykorzystania dalszego potencjału wydajności.

Gdy jeden projekt się kończy, drugi się zaczyna: nowy system zarządzania dokumentami może wspierać zadziwiająco dużą liczbę procesów. Nasze zespoły w RBI nieustannie badają nowe możliwości zastosowania systemu. Mogą one obejmować wnioski kredytowe, zatwierdzanie kredytów lub procesy tworzenia umów – wszystko z punktu widzenia kompleksowej cyfryzacji procesów i poprawy ich efektywności.

Kolejnym ważnym krokiem jest ocena wykorzystania sztucznej inteligencji w zarządzaniu umowami kredytowymi. Oznacza to nie tylko sprawne i bezpieczne tworzenie umów kredytowych, ale także szybkie lokalizowanie ich treści – i to niezależnie od wyszukiwania OCR. Celem jest korzystanie z przetwarzania języka naturalnego w układzie dokumentów i zarządzaniu nimi, czyli nic innego jak odczytywanie umowy kredytowej tak, jak robią to ludzie.