5 powodów, dla których system DMS się opłaca

Według badania AIIM 92% wszystkich pracowników umysłowych chciałoby korzystać z nowoczesnego systemu zarządzania dokumentami. Wynik ten jasno wskazuje, że wiele organizacji wciąż nie posiada odpowiednich rozwiązań ułatwiających pracownikom pracę z dokumentami i optymalizujących procesy. Istnieje wiele powodów, dla których opłaca się zainwestować w system DMS! Zebraliśmy poniżej pięć najważniejszych z nich:

Tak, to prawda, że uruchomienie systemu zarządzania dokumentami wiąże się z początkową inwestycją. Ale to inwestycja zwrotna! Oszczędności zaczynają się już w dziale pocztowym. Należy wziąć pod uwagę koszty osobowe związane z dystrybucją poczty do pracowników oraz opłaty pocztowe związane z przesyłkami z innych lokalizacji do siedziby. Teraz wyobraź sobie, że wszystkie te koszty znikają, ponieważ system zarządzania dokumentacją kieruje pocztę do właściwej osoby drogą cyfrową. W zależności od wielkości organizacji zdecydowanie uzbiera się niezła suma. Wiodąca europejska firma turystyczna, DER Touristik, zredukowała swoje koszty pocztowe o około 57% dzięki cyfrowemu przetwarzaniu faktur dla podróżnych. A to tylko jeden z przykładów. Gdy przychodzące faktury są poddawane cyfryzacji już na wejściu, ich przetwarzanie jest znacznie szybsze, co z kolei pozwala organizacjom skorzystać z rabatów za wczesną płatność – i tym samym zaoszczędzić pieniądze. Oto inny przykład: w zależności od kraju, organizacje są zobowiązane do przechowywania dokumentów podatkowych przez długi okres – nawet do 10 lat. Jeśli tak, jak w przypadku dostawcy mediów Westfalen Gruppe, Twoja firma przetwarza rocznie 66 000 dokumentów podatkowych, można sobie wyobrazić wielkość magazynu, jakiego potrzeba do ich przechowywania, a także czas i Ilość pracy potrzebnej do ręcznego sprawdzania i księgowania papierowych faktur. System DMS może wyeliminować te koszty dzięki cyfrowej archiwizacji wszystkich dokumentów. Dodatkowo DMS automatycznie przestrzega obowiązujących okresów przechowywania danych. Procesy uzupełniające, takie jak sprawdzanie i wysyłanie faktur, porównywanie danych zamówienia z faktur z numerem referencyjnym zamówienia zakupu, utrzymywanie i wprowadzanie danych do systemu ERP: wszystko to można łatwo zautomatyzować i zdigitalizować – a nawet zapewnić automatyczne księgowanie.

Widzieliśmy już, jak system DMS może skrócić czas oczekiwania, przesyłania oraz przetwarzania poczty przychodzącej i faktur. Dzięki cyfryzacji można również skrócić czas realizacji innych procesów biznesowych. Powiedzmy, że chcesz tworzyć i przeglądać umowy. Wstępnie skonfigurowane szablony w systemie zarządzania dokumentami oferują prosty i spójny sposób tworzenia umów w formie elektronicznej. Aby przejrzeć dokumenty umowne, należy przesłać je za pomocą przepływu pracy i otrzymać z powrotem w ten sam, całkowicie identyfikowalny sposób. Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, na przykład o kontrahencie, znajdziesz je szybko w DMS – ponieważ powiązane dokumenty, dane z ERP, CRM i innych aplikacji biznesowych są połączone i przejrzyście uporządkowane w e-aktach. W elektronicznych aktach umów wszystkie umowy i związane z nimi informacje są przechowywane centralnie, co skraca czas wyszukiwania. Ponadto poufne informacje umowne są tam w pełni chronione. Nic nie dostanie się przypadkowo w niepowołane ręce ani nie zostanie przedwcześnie usunięte; cały proces tworzenia umowy jest przejrzysty i w pełni udokumentowany. W rezultacie Twoja organizacja jest w stanie ograniczyć ryzyko związane z np. z naruszeniem zgodności lub niedotrzymaniem terminów umów. Co więcej, Twoja firma może jeszcze szybciej nawiązywać nowe relacje biznesowe – na przykład z klientami. Pracownicy mogą również przetwarzać zamówienia klientów w krótszym czasie, co zwiększa ich zdolność do przyjmowania nowych zadań, jako że system DMS zapewnia wsparcie w postaci zautomatyzowanych przepływów pracy i związanych z nimi informacji. W Eissmann Group Automotive każdy pracownik jest na przykład w stanie zaoszczędzić rocznie ponad 100 godzin pracy dzięki sprawniejszemu wyszukiwaniu informacji. Jest to czas, który pracownicy mogą poświęcić na inne działania, np. poprawę jakości w dziedzinie zakupów. Dyrektor generalny prywatnej firmy medycznej Mosel-Saar w Niemczech, Michael Penth, dostrzega też znaczny wzrost wydajności procesów dzięki systemowi DMS: „Spodziewam się spadku niepotrzebnych procesów o 30% przy jednoczesnej poprawie jakości”.

Poufne dane biznesowe i osobowe są w sposób widoczny chronione, a archiwizacja informacji podatkowych jest zgodna z wymogami audytów – a jak to działa w systemie akt lub nawet na papierze? Niestety, nie za dobrze: wiąże się to z dużym nakładem pracy, skutkuje wyższym poziomem błędów (np. z powodu nieprawidłowo wypełnionych dokumentów), ryzykiem niekontrolowanego dostępu, a nawet utratą dokumentacji. DMS może pomóc Twojej organizacji uniknąć braku zgodności i wysokich kar. Dzięki systemowi zarządzania dokumentami zawsze wiadomo, gdzie znajdują się informacje i że są one bezpiecznie przechowywane. Firmy polegają również na systemie DMS, aby przetwarzać i chronić dane klientów zgodnie z RODO: „W naszych elektronicznych aktach klientów bezpiecznie archiwizujemy bardzo poufne dane. Doxis zapewnia kompleksowe funkcje zwiększające bezpieczeństwo, dzięki którym dokumenty klientów nie dostaną się w niepowołane ręce” wyjaśnia Martin Mermolja, starszy administrator systemu zarządzania klientami w firmie największego szwajcarskiego operatora telekomunikacyjnego – Sunrise Communications. W systemie DMS firma jest w stanie precyzyjnie zdefiniować i udokumentować, kto ma dostęp do dokumentów klienta i kto może na nich pracować – dbając o rozliczalność podczas audytów ochrony danych. DMS ma również funkcję zautomatyzowanych okresów przechowywania, aby dokumenty, które muszą być przechowywane, nie zostały przedwcześnie utracone lub usunięte. Ułatwia to spełnienie wymogów prawnych dotyczących zarządzania dokumentacją elektroniczną. Dzięki systemowi DMS można łatwo wykazać zgodność z przepisami, zapobiec karom, zyskać korzyści podatkowe i utrzymać wizerunek godnego zaufania partnera biznesowego.

zasoby, które możemy przeznaczyć na obsługę klienta” mówi Alexander Erpenbach, dyrektor wydziału polis w pionie ubezpieczeń majątkowych, od odpowiedzialności cywilnej, od NWW, komunikacyjnych i centrum obsługi klienta w firmie DEVK. Gdy pracownicy nie muszą zajmować się ręcznym archiwizowaniem i wyszukiwaniem dokumentów, jak przedstawiono powyżej, mają więcej czasu na udzielanie klientom indywidualnych porad i szybkie rozwiązywanie problemów. Co więcej, system DMS umożliwia zarządzanie sprawami przy koncentracji na kliencie: pracownicy na przykład mogą znaleźć wszystkie umowy, e-maile i bieżące sprawy dotyczące danego klienta w jego elektronicznych aktach – nawet w odniesieniu do jednej wskazanej sprawy. Pozwala to uzyskać widok 360° klienta i sprawy. Jednocześnie zautomatyzowane przepływy pracy pomagają pracownikom, przesyłając im natychmiast nowe zapytania i dokumenty od klientów, dzięki czemu mogą oni niezwłocznie rozpocząć ich przetwarzanie. Pewne małe udogodnienia pracy na papierze, np. adnotacje, pieczątki lub notatki dla współpracowników na samym dokumencie lub całych aktach, są również dostępne cyfrowo i wyświetlane w przejrzystej formie. Są one dostępne nie tylko w biurze, ale także podczas pracy zdalnej z domu, w podróży służbowej czy na spotkaniach. System zarządzania dokumentami można również wykorzystać do tworzenia usług cyfrowych, które zapewniają klientom całodobowy dostęp do faktur, umów, informacji o produktach i nie tylko. Aby to ułatwić, wystarczy zintegrować DMS z portalami i aplikacjami dla klientów. Nowe i zaktualizowane dokumenty są automatycznie dostępne dla klientów do pobrania. Pracownicy nie muszą najpierw ręcznie wprowadzać takich informacji. To z kolei oszczędza czas, który można w zamian poświęcić swoim klientom i zwiększyć tym samym ich zadowolenie!

Pracownicy chcą procesów cyfrowych! Technologie, takie jak zautomatyzowane przepływy pracy, które ją usprawniają, znacznie zwiększają satysfakcję pracowników. Pomagają również firmom przyciągnąć nowych specjalistów: badanie przeprowadzone niedawno przez magazyn „WirtschaftsWoche” wykazało, że prawie jeden na dwóch pracowników zmienia pracodawcę, gdy na nowym stanowisku oferuje mu się lepsze wsparcie technologiczne. Pracownicy doceniają fakt, że cyfrowe przepływy pracy na scentralizowanej platformie dla całej organizacji przejmują od nich czasochłonne, wykonywane ręcznie i rutynowe zadania. Dzięki temu mogą skoncentrować się na strategicznych zadaniach, które przyczyniają się do sukcesu organizacji – przy mniejszej lub nawet zerowej liczbie nadgodzin.

W firmie DEGES, zajmującej się zarządzaniem projektami infrastrukturalnymi na dużą skalę, pracownicy prosili o rozwiązanie cyfrowe, gdyż „fala dokumentów rosła, a głosy o system zarządzania dokumentami były coraz donośniejsze”, jak wspomina Jens Düssel, kierownik działu IT i organizacji w DEGES. Dzięki DMS pracownicy mogą teraz znacznie szybciej znaleźć dokumenty projektowe i powiązane informacje, takie jak pliki graficzne, dane CAD lub GIS. Mają pewność, że zawsze pracują z najnowszymi wersjami dokumentów.

Oliver Saus z zakładu oczyszczania ścieków w Kolonii podkreśla również, jak ważne jest, aby cała organizacja, a nie tylko poszczególne jej obszary, korzystała z systemu DMS: „Dzięki rozwiązaniom Doxis udało nam się przełamać silosy informacyjne w organizacji, uruchomić interdyscyplinarne procesy między działami i wzbogacić je o potrzebne informacje. Dziś wdrażamy system DMS Doxis w prawie całej naszej organizacji – pracują z nim wszystkie nasze działy”. Dzięki temu pracownicy mogą pracować o wiele bardziej produktywnie, podejmować lepsze i szybsze decyzje, a także efektywniej współpracować z kolegami z innych działów lub z zewnętrznymi partnerami biznesowymi i klientami.

Firma specjalizująca się w dziedzinie hydrauliki, HANSA-FLEX, ustaliła, że każdy pracownik działu kadr spędza teraz godzinę mniej dziennie na szukaniu dokumentów. Archiwizacja i praca nad dokumentami i procesami również są dla nich teraz o wiele łatwiejsze. „Codziennie budzę się podekscytowana, że mogę korzystać z Doxis! Naprawdę daje nam to ogromną przewagę i niezwykle ułatwia pracę. Nie jestem w stanie sobie wyobrazić powrotu do tego, co było wcześniej” mówi Nina Orywal, kierownik działu kadr w firmie HANSA-FLEX.

System DMS oferuje liczne korzyści, które prowadzą do szybkiej amortyzacji i trwałego obniżenia kosztów długoterminowych, czyli zwrotu z inwestycji. Oprócz aspektu finansowego, równie ważny jest inny zwrot: zwrot z informacji. Dzięki systemowi DMS można wykorzystać pełen potencjał informacji, uzyskać do nich szybszy dostęp, połączyć pracowników i stworzyć w ten sposób warunki do sprawnego działania firmy. Kiedy organizacja zaczyna wdrażać DMS, korzyści stają się oczywiste. Zupełnie tak, jak w przypadku niemieckiego krajowego stowarzyszenia LWL, gdzie naturalnym było wprowadzenie tego systemu w kolejnych obszarach: „Ponad 10 lat temu, wspólnie z grupą SER, rozpoczęliśmy realizację naszego planu wdrażania systemu DMS krok po kroku w etapach. Od tego czasu wdrożyliśmy w LWL ponad 20 różnorodnych rozwiązań, a z Doxis pracuje ponad naszych 2000 pracowników. Gdybyśmy obecnie nadal musieli pracować z papierowymi dokumentami, mielibyśmy poważne problemy w wielu działach. Dlatego inwestycje te naprawdę się opłaciły!” stwierdza Jürgen Werner, kierownik projektu DMS w dziale rozwojowym firmy LWL.