Czym jest Compliance Management?

Compliance Management Systems czyli systemy do zarządzania zgodnością obejmują wszystkie działania i procesy stosowane przez firmy w celu zapewnienia zgodności z obowiązującym prawem, regulacjami i procedurami.

Compliance Management powstało w amerykańskim sektorze finansowym w latach 80-tych. Seria skandali korporacyjnych (insider trading, itp.) skłoniła instytucje finansowe do rozpoczęcia wdrażania systemów kontroli wewnętrznej. Chodziło o to, aby dokumentować ewentualne naruszenia prawa przez pracowników, dać im łatwy dostęp do kluczowych regulacji i zapewnić, aby pracownicy nie tylko znali prawo, ale także go przestrzegali.

Publikacja podręcznika "Federal Sentencing Guidelines Manual" była główną przyczyną wdrożenia tych systemów. Podręcznik stanowił część prawa antykorupcyjnego i  zmniejszał kary nakładane na firmy pod warunkiem udokumentowania naruszeń prawa przez pracowników i poinformowania ich o obowiązujących wymogach prawnych. W ten sposób stworzono podstawy nowoczesnego zarządzania zgodnością.

Nowoczesne systemy ECM skupiają się przede wszystkim na zapewnianiu zgodności z przepisami. Umożliwiają one pracownikom ze wszystkich lokalizacji w całej firmie przechwytywanie, zarządzanie, przetwarzanie i kontrolowanie informacjami, bez względu na ich źródło lub format. System zgodności przechowuje i rejestruje dane zgodnie z wymogami audytu i sprawia, że są one natychmiast dostępne w bazie danych w każdej chwili. Compliance software, czyli oprogramowanie do zapewniania zgodności w firmie od SER Group umożliwia bezproblemowe tworzenie odpornej na audyt dokumentacji jako część systemu kontroli wewnętrznej. Zapewnia to pełną przejrzystość w firmie, dostarczając informacje na temat tego kto przeglądał, przetwarzał i edytował jakie informacje w jakich plikach.

Systemy kontroli wewnętrznej (lub ICS) są często obciążone poważnymi wadami, szczególnie widocznymi podczas praktycznego zastosowania. Kontrola, którą zapewniają może stać się nieskuteczna, jeśli firmy zapominają o ich aktualizacji po zmianach w procesach lub jeśli pracownicy celowo obchodzą ich zabezpieczenia.

Kolejnym słabym punktem ICS jest dokumentacja proceduralna dla systemów przetwarzania danych. Dokumentacja jest często wykonywana ręcznie - pod ogromną presją czasu jak i kosztów na to zarezerwowanych - jako niekiedy nie uporządkowane zbiory tekstów. Nieaktualne wersje, brak klarowności podczas procesu i niekompletność dokumentów to tylko niektóre z reperkusji ręcznego sporządzania dokumentacji, co skutkuje tym, że dokumentacja proceduralna nie spełnia standardów zarządzania zapisami procesów. Prowadzi to do naruszenia zgodności pomimo obecności systemu kontroli wewnętrznej. System kontroli wewnętrznej nie spełnia swojego celu, a zamiast tego prowadzi do wyższych kosztów, większej biurokracji oraz zbędnych procesów i natłoku informacji.

Przedsiębiorstwa przetwarzają wiele dokumentów, które podlegają prawnym okresom przechowywania. Są do na przykład dokumenty istotne z punktu widzenia prawa handlowego lub podatkowego. Muszą być one zarówno prawidłowo przechowywane, jak i dostępne na żądanie. Natomiast administracja publiczna, przemysł spożywczy i farmaceutyczny oraz szpitale muszą przestrzegać okresów retencji specyficznych dla danego sektora i zastosowania danych dokumentów. W Doxis dokumenty są przypisywane do minimalnych i maksymalnych okresów przechowywania i archiwizowane zgodnie z wymogami audytu.

Oprogramowanie Doxis umożliwia łatwe i systematyczne dokumentowanie wszystkich procesów IT. Wynikiem tego, przedsiębiorstwa bezproblemowo dokumentują wszystkie procesy biznesowe, aby zapewnić możliwość śledzenia zmian, na przykład w przypadku wprowadzania poprawek w dokumentach. Ewentualne naruszenia zgodności przez pracowników są w ten sposób szczegółowo dokumentowane i można im w przyszłości zapobiegać, aby zapewnić skuteczne zarządzanie zgodnością.

Funkcja autoryzacji Doxis zapobiega dostępowi osób nieupoważnionych do krytycznych i tajnych informacji biznesowych. Przedsiębiorstwa mają możliwość zintegrowania Doxis z istniejącym systemem zarządzania zgodnością jako kompleksowego systemu ECM. Umożliwia to nie tylko nieprzerwane udostępnianie niezbędnych informacji oraz umożliwia odpowiedzialne podejście do przestrzegania litery prawa, ale także minimalizuje ryzyko naruszenia przepisów w przyszłości – jedno rozwiązanie, które zapewni spokój ducha wszystkim pracownikom. Krótko mówiąc, dzięki Doxis zyskujesz:

• Kompleksowe przechwytywanie wszystkich formatów dokumentów ze wszystkich źródeł
• Ustrukturyzowane, odporne na audyt archiwizowanie wszystkich dokumentów zgodnie z zasadami zarządzania dokumentacją
• Kompleksowe zarządzanie okresami przechowywania i usuwania danych
• Przydzielanie odpowiednich praw dostępu użytkownikom w celu kontroli poziomu dostępu do poszczególnych dokumentów, wraz z ich przeglądaniem, edycją i usuwaniem
• Dokumentacja zmian i dostępu do dokumentów