Czym jest Document Management?

Czym jest Document Management, czy też system do zarządzania dokumentami i dlaczego Twoja organizacja powinna poświęcić więcej uwagi temu zagadnieniu? 

W poniższej sekcji postaramy się wyjaśnić nie tylko znaczenie zarządzania dokumentami, ale także jego znaczenie dla Twojej firmy. Ponieważ wraz z rozwojem organizacji, diametralnie rośnie również liczba dokumentów na których wykonujesz operacje - przechowywania, edycji, czy też archiwizacji. Być może to właśnie czas, aby skupić się na optymalizacji tych procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją i pożegnać się z chaotycznymi metodami katalogowania plików. 

Skuteczne zarządzanie dokumentami jest niezbędne do optymalizacji przepływu pracy: do tego zalicza się wszystko, bo ma związek z obsługą, organizacją, przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentów. System DMS pozwala na na bardziej efektywną współpracę zarówno z podmiotami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, wymianę dokumentów i ich wspólną edycję bez konieczności wykonywania nieskończonej ilości dodatkowych kopii. Oprogramowanie pomaga w dotrzymywaniu terminów i zarządzaniu nimi. Świadomośc tego, jakie zmiany zostały wprowadzone do dokumentów, przez kogo, z kim oraz na kogo ma to wpływ to fundament każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości.

A więc podsumowując: skuteczne zarządzanie dokumentami gwarantuje, że nie powielasz tych samych procesów, zwiększa świadomość zmian zachodzących w plikach i zwiększa przejrzystość w zarządzaniu dokumentami, dając Twojej firmie większą świadomość przechowywanych dokumentów oraz możliwość weryfikacji do jakich procesów biznesowych należą. Brzmi jak dużo pracy? Jeśli jest to zrobione nieefektywnie, to być może. Na szczęście jest na to rozwiązanie. 

Efektywne zarządzanie dokumentami jest o wiele łatwiejsze w dzisiejszych czasach dzięki przyszłościowym systemom ECM. Większość firm pozyskuje, zarządza, przechowuje i archiwizuje swoje dokumenty za pomocą systemów DMS - znanych również jako nowoczesne systemy zarządzania treścią przedsiębiorstwa, czy też Enterprise Content Management Systems (ECM).

Tak wygląda zarządzanie dokumentami, ale czym jest system zarządzania dokumentami, czyli DMS - Document Management System? Sens tego pojęcia jest zawarty w jego nazwie: jest to system, który pozwala na zarządzanie całą dokumentacją w firmie, w najszerszym tego słowa znaczeniu. 

Systemy te umożliwiają wyszukiwanie dokumentów pod kątem określonych treści, ich automatyczne archiwizowanie oraz ich przetwarzanie w innych programach (takich jak Microsoft Office i Outlook) oraz dodawanie komentarzy do dokumentów bez ingerowania w treść oryginału. Document Management Systems (DMS) śledzą nawet zmiany, które zostały wprowadzone w dokumentach, dzięki czemu zawsze można sprawdzić najbardziej aktualną wersję dokumentu - i w razie potrzeby wrócić do starszych wersji. 

Co więcej, zarządzanie dokumentami tworzy swego rodzaju strukturę ekosystemu dokumentów, który jest częścią Twojej firmy, dzięki czemu o wiele łatwiej jest odnosić się do dokumentów w ich konkretnym kontekście biznesowym oraz przeglądać i edytować je według potrzeby.

Chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach płynących z elektronicznego zarządzania dokumentami? Poniżej przedstawiamy listę wybranych korzyści związanych zastosowaniem systemu DMS:

Obejrzyj poniższy film, aby zapoznać się z przykładem działania systemu DMS i dowiedz się, jak cyfrowa przestrzeń do współpracy pomaga pożegnać się z chaotycznymi katalogami plików i czerpać korzyści z wykorzystania rozwiązania ECM oraz odpowiednimi praktykami z zakresu zarządzania dokumentami.

Już od momentu rozpoczęcia tworzenia dokumentów użytkownicy dostrzegają i odczuwają zalety zarządzania dokumentami za pomocą nowoczesnego systemu Doxis ECM. Jedną z czołowych korzyści jest możliwość wyszukiwania dokumentów i danych bezpośrednio w aplikacji Microsoft Office. A ponieważ każdy plik jest przechowywany w oprogramowaniu Doxis niezależnie od formatu, pracownicy mogą nie tylko przechowywać formaty odporne na audyt (PDF, TIFF itp.) i pliki MS Office (Word, Excel itp.), ale również wykorzystywać te formaty jako podstawę do tworzenia nowych dokumentów i archiwizować je za pomocą Doxis. Brzmi ciekawie? Więcej informacji o Doxis znajdziesz na stronie poświęconej rozwiązaniom Document Management System (DMS).