Czym jest workflow management?

Przepływ pracy to seria pojedynczych kroków, które razem stanowią część biznesowego lub innego organizacyjnego przepływu pracy. Pomiędzy każdą z tych czynności istnieje logiczny związek, który występuje w określonej sekwencji czasowej. Szybsze przetwarzanie, kompleksowa dostępność informacji, niższy poziom błędów i oszczędności to tylko niektóre z pozytywnych efektów skutecznego workflow management.

Wykorzystanie systemu workflow management może pomóc w poprawie jakości procesów, przynosząc wiele realnych korzyści dla przedsiębiorstwa, takich jak skrócenie czasu realizacji (procesu), redukcja kosztów i większa przejrzystość na wszystkich etapach. Napędem w Doxis jest oprogramowanie grupy SER przeznaczone do workflow management.

System workflow management oferuje użytkownikom jednolitą platformę do zarządzania normatywnymi i adaptacyjnymi przepływami procesów, a tym samym przynosi liczne korzyści dla całej firmy. Pozwala na cyfryzację i optymalizację wszystkich procesów biznesowych, automatyzację strukturyzowanych procesów, dodawanie bieżących, opartych na wiedzy i sprawach przepływów pracy oraz wdrażanie bieżących i standardowych przepływów pracy – oddzielnie lub łącznie. Workflow management jest kolejnym narzędziem w Twoim arsenale, które pomaga skrócić czas przetwarzania i realizacji zadań, ułatwia zachowanie zgodności z odpowiednimi regulacjami (takimi jak przepisy dotyczące okresów przechowywania danych) oraz wprowadza jasność i przejrzystość do procesów biznesowych. System workflow management nie tylko umożliwia dostęp do informacji kontekstowych w dowolnym czasie, co pozwala na podejmowanie właściwych decyzji, ale także pozwala na archiwizację wszelkiego rodzaju dokumentów i plików w sposób zgodny z wymogami audytów.

Terminy „workflow” i „proces biznesowy” są często używane zamiennie, chociaż mają różne znaczenia.

Termin „worfkflow” opisuje techniczną realizację procesów biznesowych z operacyjnego punktu widzenia. Odpowiada na pytanie „JAK”: jak trzeba to zrobić? Przepływy pracy składają się z szeregu określonych kroków roboczych i zadań, angażują personel i zasoby techniczne oraz wspierają procesy biznesowe poprzez wykorzystanie aplikacji i systemów.

Z kolei proces biznesowy odnosi się do projektowania i analizy procesów pracy. Odpowiada na pytanie „CO”: co trzeba zrobić? Procesy biznesowe są często ściśle związane ze strategią i celami firmy, obejmując zarówno procesy podstawowe, jak i wspierające.

Bezpośrednie porównanie mogłoby wyglądać mniej więcej w ten sposób: elektroniczne przetwarzanie poczty przychodzącej w firmach jest przykładem procesu biznesowego. Wszystkie czynności składające się na ten proces, takie jak cyfryzacja poczty przychodzącej oraz klasyfikacja i automatyczne przekazywanie dokumentów przychodzących do odpowiedniej osoby we właściwym dziale, to powiązane z nim przepływy pracy. Dzięki systemowi ECM modelowanie takich elektronicznych przepływów pracy jest proste.

Normatywne przepływy pracy to rutynowe zadania i powtarzające się procesy. Duża przewidywalność sprawia, że łatwo można je zautomatyzować za pomocą elektronicznych przepływów pracy. Są one znane jako znormalizowane, strukturyzowane lub normatywne przepływy pracy. Przykładowo faktury elektroniczne mogą być przetwarzane w ramach procesu obsługi dokumentów przychodzących przy wykorzystaniu przepływów pracy: począwszy od wyodrębniania treści, klasyfikacji i walidacji, a skończywszy na weryfikacji, automatycznym księgowaniu, a nawet późniejszej archiwizacji zgodnej z wymogami audytów – zarówno samej faktury, jak i całej transakcji.

Adaptacyjne przepływy pracy są oparte na wiedzy i sprawach, co sprawia, że nie można ich zautomatyzować. Są dynamiczne, nieprzewidywalne i nieustrukturyzowane. To pracownik decyduje o kolejnym kroku w zależności od okoliczności. Jeśli firma pracuje w oparciu o system enterprise content management, pracownik ma dostęp do wszystkich informacji potrzebnych do obsługi sprawy w postaci akt elektronicznych w ramach przypływu pracy. Pracownik może nie tylko wykorzystywać informacje do podejmowania uzasadnionych decyzji oraz określania kolejnych kroków i dalszego procesu pracy, aby zadbać o pomyślne wyniki, ale może to robić na bieżąco i dokonywać poprawek w dowolnym momencie.

Adaptacyjne zarządzanie sprawami (adaptive case management, ACM) jest narzędziem służącym do mapowania procesów biznesowych w sposób, który zarówno wspiera pracowników podczas pracy nad daną sprawą biznesową, jak i daje im niezbędną swobodę w podejmowaniu indywidualnych decyzji w dążeniu do osiągnięcia pomyślnych rezultatów. Rozwiązania ACM ułatwiają zatem proces decyzyjny, dają pracownikom swobodę w podejmowaniu decyzji i wprowadzają elastyczność do przepływu pracy.