Gotowi na rozporządzenie GDPR

Regulacja Unii Europejskiej skierowana jest do firm, które zbierają, przetwarzają, zapisują i analizują dane osobowe. Zgodnie z nowym rozporządzeniem firmy te są zobowiązane by w dowolnej chwili na żądanie zidentyfikować, udostępnić lub, jeśli taka jest prośba, usunąć dane. Nowością jest regulacja zwana „prawem do bycia zapomnianym”: klienci, pracownicy i partnerzy mogą teraz nie tylko uzyskać dostęp do swoich danych, ale także żądać ich usunięcia. Po upłynięciu karencji w maju 2018 roku na firmy, które nie dostosują się do nowego prawa mogą zostać nałożone kary do 4% wartości ich globalnego dochodu (maksymalnie do 20 milionów euro).

Prawo do usunięcia vs. bezpieczeństwo audytu

Niektóre dokumenty osobiste muszą być przechowywane w formie pozwalającej na audyt, ale jednocześnie chronione przed usunięciem i manipulacją (według przepisów o przechowywaniu). Kontrastuje to z prawem do usuwania danych osób indywidualnych. Dzięki komponentom Doxis4, służącym do usuwania i zarządzania archiwum, firmy będą mogły spełnić oba wymagania. Doxis4 safeLock pozwala na usuwanie zarchiwizowanych danych gwarantując pełną audytowalność tej operacji, a co za tym idzie zgodność z GDPR.

Bezpieczeństwo – nawet jeśli czas przechowywania dokumentów jest nieznany

Rozwiązanie firmy SER pozwala na automatyczne zarządzanie zasadami przechowywania i terminami usuwania danych, na przykład, umów. Co więcej, możliwe jest założenie blokady usuwania na dokumenty na czas nieokreślony. Jeśli czas przechowywania danych osobowych jest nieokreślony, Doxis4 safeLock chroni dokumenty przed modyfikacjami. Blokada może zostać zniesiona, jeśli klient lub pracownik będzie żądał usunięcia zgodnie z GDPR. Usunięcie dokumentu może być zautomatyzowane, pełne i możliwe do zweryfikowania. Usunięcie jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli dokument nie musi być przechowywany dłużej, aby spełnić wymagania prawne (artykuł 17 paragraf 3 rozporządzenia GDPR).

Szybkie udostępnianie informacji o klientach

Doxis4 już jednym kliknięciem umożliwia dostęp do danych osobowych klientom, pracownikom i partnerom, w ustrukturyzowanej i czytelnej formie. Tym samym firmy mogą dzielić się informacjami mając wgląd w to, kto i kiedy modyfikował dokumenty.

“Doxis4 wraz ze składowym komponentem Doxis4 SafeLock jest produktem od zawsze skupiającym się na wieloaspektowym zabezpieczeniu archiwizowanych plików – co zostało potwierdzone wieloma certyfikacjami (na przykład US Deprtament of Defence Certficate: DoD 5015.02), w szczególności zapewniając zgodność prawną ochrony danych osobowych. Możemy z dumą ogłosić, że technologia SER Group jest w pełni zgodna z nową regulacją EU GDPR, włączając zgodność z aktami wykonawczymi Rzeczpospolitej Polskiej”  – powiedział Marcin Somla, Dyrektor SER Polska.