"Paperless" - Święty Graal automatyzacji i cyfryzacji

"Paperless" to modne słowo. Czy tylko?

Cała idea paperless pojawiła się już w 1975 r., jednak po upływie blisko pół wieku, zminimalizowanie lub całkowite wyeliminowanie użycia papieru, to nadal odległa przyszłość. Główne powody, dla których papier nadal stanowi istotną część przepływu pracy w większości firm, są najczęściej związane z wymogami prawnymi czy koniecznością składania własnoręcznych podpisów. Jednak wraz z szybkim tempem rozwoju w obszarze systemów ECM i zarządzania dokumentami, kwestie te są coraz skuteczniej rozwiązywane. Dlaczego więc przedsiębiorstwa nie są w stanie efektywnie wdrażać takich systemów, skoro przynoszą tak wiele korzyści?

„Po wybuchu pandemii, firmy wdrożyły różne generacje technologii cyfrowych, które niestety nie są w stanie obsłużyć wielu procesów w sposób kompleksowy – takich jak przechwytywanie nieustrukturyzowanych dokumentów czy tworzenie sprawnych przepływów pracy i automatyzacji w celu dokładnego ograniczenia czynności wykonywanych przez pracowników. W rezultacie nie zapewnia to płynnego doświadczenia wielokanałowego dla wszystkich interesariuszy, a dokumenty papierowe wciąż krążą w procesach. Wierzymy, że systemy oparte na ECM zmienią to – z pewnością nie stanie się to w ciągu paru miesięcy, jednak obserwując statystyki, widzimy że ten trend, zdecydowanie zyskuje na mocy.”- wyjaśnia Marcin Somla, dyrektor SER Group w Polsce.

Platformy automatyzacji cyfrowej, takie jak Doxis4 są potrzebne, aby zapewnić wymagane możliwości techniczne umożliwiające szybką i elastyczną zmianę. Ujednolicenie usług potrzebnych do tego przejścia powinno być wstępnie zintegrowane z platformą, aby pomóc klientom przenieść procesy papierowe do bogatych doświadczeń cyfrowych w o połowę krótkim czasie, niż do tej pory.

Jakie są zatem korzyści, które skłaniają firmy do rezygnacji z papieru?

Głównym powodem rezygnacji firm z papieru jest możliwość zwiększenia produktywności poprzez ograniczenie zbędnej pracy. Najskuteczniejszym sposobem utrzymania wydajności procesów biznesowych bez utraty produktywności, a nawet osiągnięciu potencjalnych korzyści  np. podczas pracy zdalnej, jest użycie systemu ECM. Pracując zdalnie, potrzebujemy szybkiego dostępu do dokumentów tak, żeby nie ucierpiała nad tym np. obsługa klienta. System ECM umożliwi personelowi jasny przegląd wszystkich umów bez konieczności ręcznego przeszukiwania dokumentacji, co pomaga w radzeniu sobie z problemami dotyczącymi ich zgodności, a także w dotrzymywaniu terminów. Systemy ECM pomagają również zwiększyć produktywność, umożliwiając znacznie szybszy i prostszy przepływ dokumentów. „Rezygnacja z papieru umożliwia pracownikom pracę nad dokumentami bez konieczności ich wysyłania np. kurierem, co generuje dodatkową pracę i negatywnie wpływa na cały workflow. Gdy zarządzamy tymi treściami wirtualnie,  wszystkie dokumenty znajdują się w jednym obszarze roboczym lub w plikach elektronicznych, w których wersje dokumentów są śledzone, a same dokumenty są zawsze aktualne. Dzięki temu członkowie zespołu mogą zawsze pracować zdalnie z najnowszą wersją dokumentu – samodzielnie lub zespołowo - bez tworzenia niepotrzebnych kopii, tworzących chaos. Wszystko to pozwala zaoszczędzić czas, który finalnie przekłada się na oszczędność pieniędzy.”- powiedział Dyrektor Grupy SER w Polsce. Według badań, czas stracony na wyszukiwanie informacji kosztuje firmy od 60 do 85 miliardów dolarów kosztów bezpośrednich, a jeszcze więcej kosztów alternatywnych.

Kolejną, ekscytującą cechą biura utrzymanego w konwencji paperless, jest możliwość automatyzacji i dokładniejszego przeglądu procesów biznesowych, w które zaangażowana jest firma. Zadania mogą być automatycznie przydzielane pracownikom na podstawie etapu umowy - na przykład po otrzymaniu faktury, wszystkie istotne informacje, takie jak kwota płatności, numer faktury i miejsce docelowe płatności, są z niej pobierane i jedyne, czym musi się zając użytkownik końcowy, to zatwierdzenie płatności. Doskonałym przykładem jest również kontakt z obsługą klienta -  historia interakcji z nim może być automatycznie prezentowana pracownikowi zajmującym się danym problemem, aby pomóc mu znaleźć odpowiednie rozwiązanie w krótszym czasie, a tym samym odpowiedzieć dokładnie na jego potrzeby.

More or less? Co jest lepsze pod względem compliance?

Dokumenty papierowe są mniej podatne na cyberataki i wycieki danych, jednak nie czyni ich to ogólnie bezpieczniejszymi. Można je równie łatwo ukraść, trwale uszkodzić lub zgubić. W przypadku większości firm główną obawą przy przejściu na cyfrowy obieg dokumentów, jest bezpieczeństwo i zgodność w prawnymi wymogami. W tym przypadku warto rozważyć hybrydowy model przechowywania dokumentacji w chmurze. Dzięki nim, dokumenty mogą być bezpiecznie przechowywane na wysoce chronionych serwerach zewnętrznych, które zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa, oraz na serwerach firmowych. Dzięki rozwiązaniom cloud computing, dokumentu przechowywane są w sposób bezpieczny, ale również łatwy do przeglądania, co wspiera przestrzeganie standardów zgodności, podczas gdy dokumenty papierowe mogą zostać utracone, uszkodzone, nieprawidłowo przechowywane lub po prostu błędnie wypełnione.

Czy całkowicie zrezygnujemy z papieru?

Całkowite, lub częściowe odejście od dokumentacji papierowej, pozwala firmom usprawnić przepływ pracy na nowe sposoby, które są nieosiągalne dla „tradycyjnych” biur, dając im znaczną przewagę nad konkurencją poprzez zwiększenie produktywności. Z pewnością jedną ze zmian po COVID-19 będzie sposób, w jaki organizacje podchodzą do zarządzania dokumentacją w formie papierowej. Paperless od dawna nazywany jest świętym Graalem automatyzacji i cyfryzacji. Teraz nadszedł czas, aby rozprzestrzenianie się tego trendu znacznie przyspieszyło, a być może nawet osiągnęło punkt krytyczny.

Więcej informacji tutaj