Best Practice August Storck KG

Temat	HistoryCenter: historia Storck dla przyszłych pokoleń; zautomatyzowane przetwarzanie faktur.
Branża	Przemysł cukierniczy
Współpracownik	Ponad 5000
Siedziba przedsiębiorstwa	Berlin
Okoliczności projektu	Cały świat

Wyjątkowe połączenie wyzwań technicznych i wartości firmy! Czym dla Republiki Federalnej Niemiec jest Archiwum Federalne, tym dla firmy Storck jest HistoryCenter: dokumentacja tradycji w erze globalizacji!

Dirk Stentzel, technologie procesów biznesowych, AUGUST STORCK KG

Wyznanie

Ogromne spektrum rozmaitych materiałów i nośników danych, takich jak fotografie, przezrocza, cenniki, owijki do cukierków, foliowe woreczki, etykiety, nagrania wideo i audio
Wartości te powinny zostać zachowane dla kolejnych pokoleń

Cele

Multimedialne „HistoryCenter” do bezpiecznego przechowywania cennych dokumentów dotyczących historii przedsiębiorstwa
W przyszłości dostęp dla większej grupy użytkowników
Maksymalna elastyczność reprodukcji zarchiwizowanych obiektów

Rozwiązania

„HistoryCenter” firmy AUGUST STORCK KG działa w oparciu o platformę iECM Doxis4 opracowaną przez SER
Różne metody zapisu dla formatów plików o wysokiej rozdzielczości (tylko do celów związanych z powielaniem) i dla formatów o wysokim stopniu kompresji (na potrzeby wyszukiwania i prezentacji)

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

W HistoryCenter firmy AUGUST STORCK KG składowane są materiały i nośniki danych dotyczących ponad stuletniej historii przedsiębiorstwa. Ich zakres zróżnicowania jest olbrzymi: począwszy od papierowych oryginałów, takich jak zdjęcia, albumy fotograficzne i cenniki, poprzez wzorniki materiałów opakowaniowych, takie jak owijki do cukierków, foliowe woreczki i etykiety, a skończywszy na różnych nośnikach obrazu i dźwięku. Dla tego przedsiębiorstwa o westfalskich korzeniach stanowią one bezcenną wartość. W celu jej zachowania przez kolejne stulecia oprócz restrukturyzacji/optymalizacji sposobu przechowywania (lokalizacja, klimatyzacja itd.) fizycznych oryginałów przeprowadzono również ich digitalizację. W przyszłości firma dołoży starań, aby zdigitalizowane dokumenty były dostępne dla większej grupy użytkowników, którzy tym samym będą mieli możliwość żywego kontaktu z historią Strock.

Przyczyny wybrania firmy SER

Od ponad 20 lat firma AUGUST STORCK KG, należąca do wieloletnich zadowolonych klientów SER, wykorzystuje rozwiązania archiwizacyjne tego producenta
HistoryCenter oddano do użytku w 2011 r.; jego integracja z istniejącą infrastrukturą odbyła się w bezproblemowy sposób

Rozwiązanie

Stworzenie historycznego archiwum firmowego („HistoryCenter”) służącego do cyfrowego przechowywania historycznych dokumentów i obiektów multimedialnych firmy w oparciu o system Doxis4.

Ilość dokumentów

Formaty plików o wysokiej rozdzielczości: ok. 16,4 TB; formaty plików o wysokim stopniu kompresji: ok. 1,2 TB (po zakończeniu rejestrowania zdigitalizowanych przez firmę zewnętrzną oryginałów; stan na 2014 r.)

Użytkownicy

Dział Corporate Communications

Realizacja

Digitalizacja oryginałów przez firmę zewnętrzną
Podstawowe atrybuty (stan, podpis i uzupełnienie podpisu) stanowią element nazwy pliku i zostają automatycznie umieszczone w aplikacji
Rozmieszczenie dokumentów w hierarchii przedsiębiorstwa (struktura drzewa)
Zapis powiązanych obiektów w aktach elektronicznych
Wyszukiwanie: według atrybutów, hierarchiczne w strukturze drzewa, pełnotekstowe
W przyszłości: poszerzenie grupy użytkowników o obszary związane z marketingiem, z uprawnieniami do odczytu zasobów bez adnotacji o blokadzie
Ponadto w przyszłości: integracja zbioru wycinków prasowych z HistoryCenter

Korzyści

Zachowanie materiałów i nośników danych dotyczących ponad stuletniej historii firmy
Maksymalna elastyczność podczas reprodukowania dzięki archiwizacji elektronicznej
Gwarancja trwałej czytelności i możliwości odtwarzania nagrań wideo i audio