PolskiBest Practice DER Touristik
| Temat | Automatyczne przetwarzanie i archiwizacja faktur przychodzących. |
| Branża | Turystyka |
| Współpracownik | 6277 na całym świecie (Stan na 2013) |
| Obroty | 4,6 mld euro (Stan na 2013) |
| Siedziba przedsiębiorstwa | Frankfurt nad Menem |
| Intergracja | SAP |
| Okoliczności projektu | Faktury na całym świecie |
Dzięki wdrożeniu rozwiązania InvoiceMaster obsługującego faktury turystyczne z adnotacją dotyczącą zamówienia udało się zmniejszyć liczbę pracowników o ok. 40%, a koszty przewozu o ok. 57%.
Wyznanie
- Nieczytelne faktury o nieprzejrzystej strukturze
- Eliminacja czasochłonnych pętli kontroli i zatwierdzeń
- Faktury turystyczne z załącznikami (Vouchery) w różnych formatach
Cele
- Automatyczna rejestracja faktur organizatorów
- Procesy wyjaśniania i zatwierdzania sterowane przepływem prac
- Automatyczne przekazywanie danych do SAP
- Większa przejrzystość należności, statusu faktur itd.
- Szybsza realizacja procesów
Rozwiązania
- Oprogramowanie do automatycznego opracowywania faktur przychodzących z adnotacją dotyczącą zamówienia lub bez
- Procesy kontroli i zatwierdzania sterowane przepływem prac
- Integracja SAP
- Klasyfikacja faktur przychodzących do wersji niemiecko- i anglojęzycznych
Na temat projektu
Sytuacja wyjściowa
Po tym, jak w celu odciążenia tradycyjnego archiwum niemieckie biuro podróży DER już w 1999 r. wdrożyło archiwum elektroniczne, które umożliwiało zgodne z wymogami kontrolnymi przechowywanie faktur, w 2005 r. rozpoczęto również optymalizację procesów przetwarzania faktur. Przed automatyzacją faktury bez adnotacji dotyczącej zamówienia wędrowały za pośrednictwem poczty wewnętrznej po organizacji, były zatwierdzane w ramach procedur stemplowania, a potem ręcznie księgowane w systemie SAP. Faktury turystyczne z adnotacją dotyczącą zamówienia były przesyłane do Galway w Irlandii i poddawane tam – również ręcznie – księgowaniu w SAP. Wyjaśnianie odbywało się w czasochłonny sposób drogą e-mailową lub z wykorzystaniem poczty wewnętrznej.
Przyczyny wybrania firmy SER
- Elastyczność oprogramowania do przetwarzania faktur turystycznych z załącznikami (vouchery)
- „Rozwiązanie od jednego dostawcy”
Rozwiązanie
Doxis4 Capture, Doxis4 InvoiceMaster Read i Doxis4 SAP Control S
Integracja
SAP
Ilość dokumentów
Każdego roku w aplikacji IM przetwarzanych jest 525 000 faktur turystycznych (MM) oraz 25 000 faktur kosztów ogólnych (FI)
– stan na 2013 r.
Użytkownicy
Ok. 10 osób zajmujących się odczytem faktur, ok. 300 pracowników zaangażowanych w prace związane z kontrolą
Realizacja
- Dertour, Meiers Weltreisen i ADAC Reisen wdrażają automatyczne przetwarzanie faktur kosztów ogólnych (FI) w 2005 r., a faktur turystycznych w 2006 r.
- 2010 r. – aktualizacja systemu InvoiceMaster oraz integracja systemu obsługującego wpływ faktur elektronicznych (ok. 135 000 rocznie).
- W centralnym punkcie wpływu poczty we Frankfurcie nad Menem odbywa się skanowanie faktur, automatyczne ekstrahowanie danych faktur i rezerwacji oraz porównanie ich z danymi systemu SAP. Po stwierdzeniu zgodności z zamówieniem i rezerwacją odbywa się księgowanie (w pełni automatyczne).
- Dla faktur bez adnotacji dotyczących zamówienia (faktury kosztów ogólnych) rozpoczęty zostaje przepływ prac związanych z zatwierdzeniem lub wyjaśnieniem, np. w przypadku faktur turystycznych z adnotacjami. Przetwarzania transakcji kończy się wraz z zaksięgowaniem w SAP.
Korzyści
- Standardowy proces przetwarzania faktur przebiega bez odchyleń, stosowanie reguł składania podpisów (kto może zatwierdzać dane dokumenty)
- W przypadku przetwarzania faktur turystycznych z adnotacją dotyczącą zamówienia udało się zmniejszyć liczbę pracowników o ok. 40%, a koszty przewozu o ok. 57%
- Przejrzystość: Dział kontroli może szybko sprawdzać niejasne transakcje
- Zwiększenie produktywności: Przetwarzanie coraz większej liczby faktur z ostatnich dziewięciu lat bez znacznego zwiększania personelu