Best Practice DHL Express

Temat	Globalna archiwizacja dokumentów.
Branża	Logistyka
Współpracownik	77 000
Obroty	Ok. 11,8 mld euro
Siedziba przedsiębiorstwa	Bonn
Intergracja	Portale dla klientów, wewnętrzne aplikacje DHL Express
Okoliczności projektu	Cały świat

Odpowiedniego rozwiązania do zarządzania naszymi dokumentami szukaliśmy po całym świecie – a znaleźliśmy je tuż „pod nosem”: w firmie SER, dokładnie po drugiej stronie Renu

Martin Treder, dział Global IT, DHL Express

Wyznanie

Decentralne, stare systemy nie oferowały stałej dostępności dokumentów elektronicznych
Wysokie i nieprzejrzyste koszty operacyjne
Ograniczona możliwość poszerzania funkcjonalności
Brak gwarantowanej wydajności i czasu odpowiedzi
Różne rozwiązania dla archiwizacji długo- i krótkoterminowej

Cele

Skalowalność: centralne zarządzanie wzrastającą ilością dokumentów i ich rodzajów
Standaryzacja: harmonizacja procesów zarządzania procesami
Koszty: optymalizacja kosztów archiwizacji dzięki synergii i modelowi SaaS
Zgodność: globalne przestrzeganie wszystkich wymogów prawnych

Rozwiązania

Należące do DHL „Global Imaging Archive (GIA)” bazujące na Doxis4
Rozwiązanie gwarantujące wysoką dostępność
Długoterminowe archiwum dokumentów wymagających przechowywania
Skalowalność w odniesieniu do ilości dokumentów, funkcjonalności i użytkowników
Dostępność globalna dla użytkowników rozproszonych po całym świecie

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

Już od dawna DHL stawia na elektroniczną archiwizację dokumentów, głównie z myślą o ich szybkiej dostępności na całym świecie. Istniejące, stare archiwum nie oferowało stałej dostępności dokumentów elektronicznych, a jego rozbudowa funkcjonalna była możliwa tylko w ograniczonym zakresie. Istnieją różne rozwiązania dla archiwizacji długo- i krótkoterminowej. Dlatego w 2010 r. firma DHL podjęła decyzję o wdrożeniu jednolitego rozwiązania DMS działającego na skalę całego przedsiębiorstwa. Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy DHL nawiązało partnerstwo z Hewlett-Packard w celu utworzenia jednego z największych komercyjnych archiwów dokumentów na całym świecie. Na oprogramowanie wybrano pakiet Doxis4 iECM-Suite zaprojektowany przez SER. Celem było m.in. globalne przestrzeganie wszystkich wymogów prawnych (compliance), zwiększenie elastyczności dzięki przetwarzaniu różnych rodzajów dokumentów poprzez jednolite interfejsy oraz większa szybkość dzięki bezpośredniemu dostępowi do zarchiwizowanych dokumentów.

Przyczyny wybrania firmy SER

Dla DHL istotne było, aby nowe rozwiązanie spełniało nie tylko obecne, lecz także przyszłe wymogi funkcjonalne. Dogłębna procedura decyzyjna zaowocowała wyborem opracowanej przez HP koncepcji SaaS bazującej na oprogramowaniu Doxis4.

Rozwiązanie

Wielofunkcyjny, gwarantujący wysoką dostępność system zarządzania dokumentami z możliwością rozszerzenia bazujący na pakiecie Doxis4 iECM-Suite

Integracja

Z portalami klientów – przykładowo potwierdzenia dostawy w systemie Track & Trace – oraz z wewnętrznymi aplikacjami DHL, takimi jak Customer Service, Operations czy odprawa celna

Ilość dokumentów

Obecnie zapisane dokumenty: 3,1 mld, miesięczny wzrost liczby: 130 mln.

Użytkownicy

Ok. 32 000 aktywnych użytkowników

Realizacja

Elektroniczne archiwum obejmuje 66 różnych rodzajów dokumentów, od obszarów Operations, Customer Service i Finance, aż po konserwacjię samolotów. Do archiwum wpływają również dokumenty z systemów generowania faktur i rejestracji przesyłek. Zapisywane dokumenty są dostępne 24 godziny na dobę. System jest hostowany w centrum danych HP zlokalizowanym we Frankfurcie nad Menem. Firma planuje wdrożenie akt elektronicznych oraz procesów sterowanych przepływami prac

Korzyści

Pracownicy DHL: bezpośredni dostęp na całym świecie do wszystkich dokumentów z aplikacji DHL; pobieranie dokumentów wysyłanych klientom
Organy celne i podatkowe: szybka dostępność faktur pro forma, dokumentacja towarów niebezpiecznych
Klienci: natychmiastowy dostęp do dowodów dostaw z podpisami odbiorców; dostępność zleceń transportowych w wersji zabezpieczonej przed manipulacją