Best Practice Dürr Dental AG

Temat	Automatyczne przetwarzanie i archiwizacja faktur przychodzących.
Branża	Technologie medyczne
Współpracownik	400 w siedzibie głównej, 1000 na świecie
Obroty	Ponad 200 mln euro (2012)
Siedziba przedsiębiorstwa	Bietigheim-Bissingen
Intergracja	Infor ERP/od czerwca 2014 r. IFS Applications
Okoliczności projektu	Niemcy

Zgodnie z planem od udzielenia zamówienia do uruchomienia rozwiązania InvoiceMaster firmy SER upłynęło tylko pięć miesięcy. Od tego czasu system pracuje bez zakłóceń, a integracja z systemem ERP gwarantuje w pełni elektroniczny przebieg procesu.

Ralf Durst, kierownik IT w Dürr Dental

Wyznanie

Ręczne przetwarzanie faktur było nieefektywne i podatne na błędy
Konwersja nośników danych pomiędzy przetwarzaniem faktur w formie papierowej a dalszym opracowywaniem w systemie ERP
Długotrwała, nieprzejrzysta kontrola faktur w oparciu o dokumenty papierowe
Brak znajomości aktualnego stanu zobowiązań

Cele

Większa wydajność rozliczeń z dostawcami
Szybsza i bezbłędna rejestracja faktur
Standardowe procesy kontroli
Większa przejrzystość faktur dostawców
Integracja z systemem ERP; automatyczne przekazywanie danych
Większa łatwość wyszukiwania dokumentów

Rozwiązania

Automatyczne zarządzanie fakturami dzięki Doxis4 InvoiceMaster
Automatyczny odczyt faktur i przekazywanie danych do aplikacji Infor ERP/IFS
Kontrola faktur sterowana przepływem prac
Integracja systemu Doxis4 InvoiceMaster z istniejącym archiwum
Automatyczna kontrola faktur zgodnie z § 14 ust. 4 ustawy o podatku VAT (UStG)

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

W bazującym wyłącznie na dokumentach papierowych procesie przetwarzania faktur przychodzących stale występowały nieprawidłowości wynikające z konwersji nośników pomiędzy wpływającymi dokumentami papierowymi a dalszym elektronicznym przetwarzaniem danych w systemie ERP. Ręczne wprowadzanie danych do systemu ERP było podatne na błędy i czasochłonne. Kontrola faktur wykorzystująca dokumenty papierowe była długotrwała i mało przejrzysta. Zautomatyzowane zarządzanie fakturami miało ustandaryzować i przyspieszyć rejestrację faktur oraz rozliczenia z dostawcami.

Przyczyny wybrania firmy SER

Firma SER przedstawiła rozwiązanie „Doxis4” dostosowane do problemów klienta.
Wysoka penetracja rynku przez firmę SER posiadającą ponad milion użytkowników w projektach
Dostosowany do potrzeb klienta interfejs z możliwością swobodnego dopasowania

Rozwiązanie

Doxis4 Capture do skanowania nawet 300 000 stron rocznie
Automatyczny odczyt faktur (Doxis4 Invoice Master Read) wraz z przekazywaniem danych do systemu ERP
Kontrola faktur sterowana przepływem prac (Doxis4 InvoiceMaster Control)

Integracja

System ERP: Infor ERP/od czerwca 2014 r. IFS Applications

Ilość dokumentów

ok. 150 faktur dziennie, do 300 000 stron rocznie

Użytkownicy

100 użytkowników

Realizacja

Uruchomienie rozwiązania Doxis4 do zarządzania fakturami już 5 miesięcy po udzieleniu zlecenia
Skanowanie faktur papierowych tuż po ich wpłynięciu do organizacji; automatyczny odczyt danych nagłówka i pozycji, przekazywanie danych do systemu ERP
Kontrola faktur sterowana przepływem prac
Zarchiwizowanie faktur i dowodów dostaw
W 2014 r. integracja Doxis4 InvoiceMaster z nowym systemem ERP IFS Applications

Korzyści

Odczuwalne odciążenie osób zajmujących się rejestracją danych z faktur. Już w momencie wdrożenia projektu identyfikacja wystawców faktur odbywała się głównie w sposób automatyczny. Możliwość ekstrahowania danych i propozycje dekretacji znacząco przyspieszają proces. Elektroniczne protokołowanie zapewnia działowi księgowości pełną przejrzystość wszystkich należności w dowolnym czasie, tym samym umożliwiając dokładne planowanie płynności.