Best Practice EDEKA Nord

Temat	Profesjonalne zarządzanie obiektami (nieruchomościami) z wykorzystaniem akt elektronicznych.
Branża	Handel detaliczny
Współpracownik	5700
Obroty	2,5 mld euro
Siedziba przedsiębiorstwa	Neumünster
Intergracja	Lotus Notes i MS Office
Okoliczności projektu	Północne Niemcy

Na chwilę obecną praca z aktami w formie papierowej jest dla naszych pracowników niemal nie do pomyślenia.

Thomas Steiner, kierownik projektu ECM w dziale organizacji EDEKA Nord

Wyznanie

Nieprzejrzysta organizacja starych dokumentów
Ciężkie aktówki z zamówieniami, dokumentami odbioru, protokołami itd.
Zbiór ok. 500 segregatorów
Digitalizacja 64 000 dokumentów papierowych

Cele

Możliwość bezpośredniego dostępu do wszystkich dokumentów dotyczących obiektu
Szybkie i łatwe udostępnianie dokumentów w elektronicznych aktach obiektów z pominięciem wersji papierowych
Możliwość łatwego przenoszenia elektronicznych akt obiektu
Dostęp online do akt obiektów

Rozwiązania

Elektroniczne akta obiektów
Archiwizacja poczty e-mail na potrzeby IBM Notes
Archiwizacja dokumentów MS Office
Dostęp mobilny za pośrednictwem klienta internetowego

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

Obszar zarządzania obiektami spółki EDEKA Nord tworzy własny oddział z ok. 30 pracownikami. Każda nieruchomość posiada – często bardzo obszerne – akta z planami, umowami, bieżącymi fakturami itd. Działalność pracowników zajmujących się zarządzaniem obiektami wymaga częstych wyjazdów na obsługiwane przez nich rynki. W związku z tym w ramach przygotowań do tych podróży musieli oni kompletować dokumentację projektu w postaci akt podręcznych i zabierać je ze sobą. Zamiast taszczyć ciężkie aktówki zawierające zamówienia, dokumenty odbioru, protokoły itd., dzięki funkcji usuwania z ewidencji/rejestrowania pracownicy firmy mieli uzyskać możliwość łatwego przesyłania elektronicznych akt obiektów swoich rynków docelowych na notebooki i ich mobilnego opracowywania.

Przyczyny wybrania firmy SER

Długoletnie, udane relacje biznesowe z SER
Kompetencje i terminowość
Elastyczność średniego przedsiębiorstwa zlokalizowanego w Niemczech

Rozwiązanie

Elektroniczne akta obiektów wykorzystujące Doxis4 Records Management
Archiwum Doxis4 (repozytorium treści) z wyszukiwaniem pełnotekstowym
Smart Notes do archiwizacji poczty e-mail z IBM Notes
Smart Office do archiwizacji dokumentów MS Office

Integracja

IBM Notes, MS Office

Ilość dokumentów

Do struktury rejestru akt obiektu przemigrowano ok. 64 000 dokumentów liczących sobie do 10 stron każdy.
Digitalizacji poddano 500 segregatorów. Obecny zasób dokumentów: 170 000 dokumentów.

Użytkownicy

Wszystkich 30 pracowników zajmujących się zarządzaniem obiektami

Realizacja

Wdrożenie elektronicznych akt obiektów z rejestrami, takimi jak korespondencja pisemna, umowy, wyciągi z rejestru handlowego, umowy konserwacyjne itd. Migracja dokumentów akt. Zdalny dostęp do akt przez Internet. Zgodnie z planem „wynoszenie” poszczególnych akt poza siedzibę firmy odbywało się najpierw z wykorzystaniem funkcji usuwania z ewidencji/rejestrowania. Później nastąpiło przejście od tej procedury do funkcji dostępu zdalnego przez Internet. Każdy administrator obiektu ma obecnie do dyspozycji notebooka wyposażonego w moduł UMTS, który pozwala na bezpieczny dostęp do centrali w Neumünster.

Korzyści

Obecnie administratorzy obiektów zabierają w podróż tylko notebooka. Nie ma już konieczności kłopotliwego kompletowania akt podręcznych. Dzięki funkcji dostępu online do akt obiektów mają oni w dowolnym czasie i miejscu wgląd w potrzebne dokumenty.