Best Practice Eissmann Group Automotive

Temat	System ECM działający na skalę całej organizacji.
Branża	Przemysł samochodowy
Współpracownik	4100
Obroty	315 mln euro (2013)
Siedziba przedsiębiorstwa	Bad Urach
Intergracja	SAP
Okoliczności projektu	Cały świat

Pozytywna reakcja użytkowników i działów specjalistycznych nadała znaczący impuls dalszym projektom ECM.

Bodo Deutschmann, CIO / kierownik działu IT w Eissmann

Wyznanie

Brak centralnego i zgodnego z wymogami kontrolnymi przechowywania dokumentów
Tylko częściowa integracja dokumentów z przebiegami procesów
Ponad 100 godzin przypadających rocznie na pracownika poświęconych sortowaniu, archiwizacji, wyszukiwaniu i przekazywaniu dokumentów

Cele

Przechowywanie i udostępnianie informacji w całym procesie biznesowym z uwzględnieniem opłacalności, które przebiega w sposób eliminujący wersje papierowe i niewymagający konwersji nośników
Kultura współpracy, w której pracownicy dzielą się informacjami, a nie traktują ich jako ukrytej wiedzy dla wybranych
Wsparcie zasady zerowej tolerancji błędów zgodnie z metodą Poka-Yoke

Rozwiązania

Strategiczna platforma ECM działająca na skalę całego przedsiębiorstwa
Automatyczne przetwarzanie faktur przychodzących
Sprawdzanie faktur sterowane przepływem prac
Elektroniczne zarządzanie aktami, m.in. aktami dostawców, aktami personalnymi, aktami umów itd.
Pełna integracja SAP

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

Tradycja i innowacje są głównym filarem niemal pięćdziesięcioletniej historii sukcesu Eissmann Group Automotive, dostawcy części samochodowych ze Szwabii. Sednem strategii ECM przyjętej przez firmę Eissmann jest umożliwienie całemu koncernowi wydajnego i zinformatyzowanego sposobu pracy, a przy tym udostępnienie wszystkich informacji w całym procesie biznesowym z uwzględnieniem opłacalności. W tym celu firma poszukiwała takiego producenta oprogramowania ECM, który spełniałby wyznaczone cele, a oprócz znajomości systemów DMS i archiwizacji dysponowałby również pakietem ECM-Suite nadającym się do pełnej integracji. Ponowne wprowadzenie systemu SAP und ECM miało odbywać się jednocześnie w celu stworzenia symbiotycznie powiązanego systemu zarządzania informacjami.

Przyczyny wybrania firmy SER

W ramach całościowej oceny dokumentacji przetargowej rozwiązania Doxis4 i SER osiągnęły najwyższą pozycję wśród wszystkich aplikacji i dostawców biorących udział w przetargu
Oprogramowanie Doxis4 spełniało wszystkie określone w specyfikacji zamówienia cele, a w szczególności wymogi o charakterze międzynarodowym, jak np. obsługa wielu języków
Skalowalny pakiet iECM-Suite z możliwością pełnej integracji z SAP

Rozwiązanie

Pakiet Doxis4 iECM-Suite, m.in. moduły do archiwizacji, DMS, przepływów prac, zarządzania fakturami oraz różne akta elektroniczne

Integracja

SAP (SD, MM, WM, PP, PS, PM, QM, FI, CO oraz FI Treasury)

Ilość dokumentów

Obecnie ok. 1,2 mln zarchiwizowanych dokumentów. Przyrost liczby dokumentów/rekordów w archiwum ok. 700–800 dokumentów dziennie

Użytkownicy

Obecnie 1300, docelowo 3000

Realizacja

2012: Budowa infrastruktury ECM dla repozytorium treści Doxis4 służącego do zarządzania dokumentami i zgodnej z wymogami kontrolnymi archiwizacji o charakterze globalnego, centralnego centrum komputerowego
Trwa realizacja projektu związanego z aktami dostawców. Przygotowywane są kolejne rodzaje akt elektronicznych, jak np. akta personalne, akta klientów, akta projektów, akta umów
Początek: w celu zapewnienia jakości dane maszyn z procesu produkcyjnego są poddawane archiwizacji
Od 2013 r. odbywa się jednoczesne wdrażanie SAP i Doxis4 InvoiceMaster Read / SAP Control S. Sukcesywne międzynarodowe wdrożenie obydwu rozwiązań
2014: stała rozbudowa rozwiązań Doxis4, dalszy rozwój strategii ECM

Korzyści

Dostępność wszystkich informacji w całym procesie biznesowym
Oszczędność ponad 100 godzin pracy związanej z wyszukiwaniem dokumentów na pracownika rocznie
Obniżenie poziomu błędów dzięki automatycznej rejestracji faktur i przekazywaniu danych do systemu SAP