PolskiBest Practice Miasto Getynga
| Temat | Elektroniczne zarządzanie reklamacjami i zarządzanie dokumentami w oparciu o akta elektroniczne. |
| Branża | Administracja publiczna |
| Współpracownik | 1 200 |
| Intergracja | Procedury administracyjne: OPEN/PROSOZ, INFOMA |
| Okoliczności projektu | Urząd Miasta Getyngi |
Akta elektroniczne redukują ilość monotonnych czynności związanych z wyszukiwaniem i archiwizacją oraz optymalizują przebiegi prac. Dostęp do akt jest możliwy w dowolnym czasie i niezależnie od miejsca, umożliwiając tym samym np. naprzemienną pracę zdalną.
Wyznanie
- Wybór wydajnego systemu ECM
- Ustrukturyzowane zarządzanie projektami
- „Zjednanie” pracowników dzięki dobremu zarządzaniu zmianami
Cele
- Elektroniczne opracowywanie akt we wszystkich jednostkach organizacyjnych
- Standardowe przetwarzanie transakcji
- Możliwość pracy zdalnej dzięki dostępowi niezależnemu od czasu i miejsca
Rozwiązania
- Ogólne zarządzanie dokumentami (ASV) z funkcją akt elektronicznych
- Integracja komunalnych procedur administracyjnych
- Przetwarzanie transakcji sterowane przepływem prac
- Elektroniczne zarządzanie reklamacjami
Na temat projektu
Sytuacja wyjściowa
Władze miasta Getyngi od kilku lat zajmują się kwestiami związanymi z administracją elektroniczną („eGovernment”). Przejście na system elektroniczny ma odbywać się sukcesywnie. Ustalono, że proces ten ma bazować na aktach elektronicznych. Po zdobyciu zasobów ludzkich i finansowych oraz stworzeniu warunków organizacyjnych dla uporządkowanego i skoordynowanego wdrożenia akt elektronicznych zamówiono wydajny system bazujący na oprogramowaniu DOxis4. Wybór rozwiązania bazował na wieloletnim doświadczeniu administracyjnym i praktycznym w pracy ze starym systemem.
Przyczyny wybrania firmy SER
- Duża liczba funkcji dostępnych w standardzie
- Skalowalność rozwiązania
- Elastyczne podejście przy uwzględnianiu określonych wymagań miasta Getynga
Rozwiązanie
- Integracja z procedurą administracyjną OPEN/PROSOZ
- Ogólne zarządzanie dokumentami (ASV) z funkcją akt elektronicznych
- Elektroniczne zarządzanie reklamacjami
- Przepływy prac wspomagające przetwarzanie transakcji
Integracja
Procedury administracyjne OPEN/PROSOZ
Ilość dokumentów
Obecnie ok. 6350 akt i 14 150 dokumentów
Użytkownicy
Obecnie 92, docelowo 1200
Realizacja
W Wydziale ds. Socjalnych rozpoczęto integrację Doxis4 w ramach procedury administracyjnej OPEN/PROSOZ. Jego 40 pracowników odnosi korzyści z powiązania tej procedury administracyjnej z elektronicznymi aktami Doxis4, w których odbywa się zarządzanie dokumentami OPEN/PROSOZ. Nastąpi jeszcze integracja kolejnych miejskich procedur administracyjnych, jak np. INFOMA – podatki, INFOMA – kasa i pmOWI. System ogólnego zarządzania dokumentami (ASV) wdrożono najpierw w graniczących ze sobą obszarach: referacie nadburmistrza, referacie prawnym oraz w części wydziału ds. personalnych i organizacji, w których z akt elektronicznych korzysta jak dotąd 46 pracowników. Jako kolejne integracji z ASV zostaną poddane Wydziały ds. Finansów, Spraw Socjalnych i Młodzieży
Korzyści
- Zmniejszenie obciążenia monotonnym wyszukiwaniem i archiwizowaniem dokumentów; dostęp do akt możliwy w każdym czasie i z każdego miejsca
- Większa przejrzystość procesów dzięki wysokiemu poziomowi cyfryzacji
- Możliwość pracy zdalnej zwiększa atrakcyjność miasta jako pracodawcy
- Akta elektroniczne wspomagają dalszą realizację zadań oraz świadczenie usług niezależnie od zmian demograficznych