Best Practice Stadtwerke Bielefeld

Temat	Elektroniczne akta budowlane.
Branża	Zaopatrzenie w energię i wodę
Współpracownik	2200
Obroty	740 mln
Siedziba przedsiębiorstwa	Bielefeld
Intergracja	SAP PM (konserwacja), FelixX (rozliczenia)
Okoliczności projektu	Stadtwerke Bielefeld – administracja

Elektroniczne akta budowy umożliwiają szybką i kompleksową kontrolę statusu projektu budowlanego, znacząco przyczyniając się do przyspieszenia przebiegu realizacji procesu.

Jörg Borgstädt, dział IT Stadtwerke Bielefeld

Wyznanie

Niejednolita archiwizacja dokumentów w działach
Brak kontroli nad całością procesu: „Gdzie jest dokument? Gdzie są akta?“
Brak zbioru wszystkich dokumentów istotnych dla procesu
Problemy z interfejsami pomiędzy systemem SAP a FelixX

Cele

Jednolite i spójne przetwarzanie akt we wszystkich jednostkach organizacyjnych
Szybki i swobodny dostęp do akt w dowolnym czasie
Niezawodne nadzorowanie terminów dla dokumentów i akt
Możliwość jednoczesnego dostępu do dokumentów dla wszystkich uczestników procesu

Rozwiązania

EBA – elektroniczne akta budowlane
Integracja z SAP PM i FelixX (program do kalkulacji i aplikacja AVA do obsługi prac związanych z konserwacją i budową sieci)

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

Realizacja projektów budowlanych w Stadtwerke Bielefeld to złożony proces posiadający wielu uczestników oraz generujący dużą ilość dokumentów. Począwszy od zgłoszenia usterki (lub też w przypadku zleceń klientów lub zleceń konserwacji), poprzez utworzenie zlecenia w SAP, aż do jego realizacji i rozliczenia generowana była duża liczba dokumentów, dla której brakowało jednolitego i ustrukturyzowanego systemu archiwizacji funkcjonującego w zaangażowanych obszarach. W celu zapewnienia podstawy dla jednolitej i ustrukturyzowanej archiwizacji dokumentów, jednoczesnego dostępu oraz pożądanego udoskonalenia procesów podjęto decyzję o wprowadzeniu elektronicznych akt budowy (EBA) ściśle zintegrowanych z SAP PM (konserwacja) i FelixX (rozliczenia).

Przyczyny wybrania firmy SER

Elastyczność przy uwzględnianiu specjalnych wymagań Stadtwerke Bielefeld
Łatwość integracji z SAP PM i FelixX
Budowa rozwiązania dostosowanego do potrzeb klienta na jednolitej platformie Doxis4 iECM

Rozwiązanie

Elektroniczne akta budowlane (EBA) bazujące na oprogramowaniu Doxis4 z funkcją elektronicznej archiwizacji zawartych w nich danych i dokumentów

Integracja

SAP PM, FelixX

Ilość dokumentów

Obecnie 4000 akt/40 000 dokumentów

Użytkownicy

Ok. 100 osób

Realizacja

Przebieg projektu budowlanego: W przypadku zgłoszenia usterki, np. uszkodzenia przyłącza domowego, system SAP PM generuje zlecenie kontroli dla montera. Jeżeli konieczne jest przeprowadzenie naprawy, wówczas następuje zaplanowanie działania, zlecenie jego wykonania firmie zewnętrznej oraz utworzenie projektu wraz z numerem zlecenia w systemie SAP. Jednocześnie w Doxis4 utworzone zostają elektroniczne akta budowlane. W aktach tych są stale gromadzone dane zamówień z SAP, istotne dla rozliczeń informacje z systemu FelixX oraz wszystkie przynależne dokumenty (również z firm zewnętrznych i działów specjalistycznych). Dzięki ścisłej integracji systemów możliwy jest wzajemny dostęp z poziomu SAP, FelixX i Doxis4. Zmiany wprowadzone w systemie SAP i FelixX są automatycznie przekazywane do akt budowy, jak np. utworzenie numeru projektu budowlanego wraz z numerem zlecenia w SAP lub utworzenie numeru FelixX.

Korzyści

Zmniejszenie obciążenia monotonnym wyszukiwaniem i archiwizowaniem dokumentów
Dostęp do akt możliwy w każdym czasie i z każdego miejsca
Łatwe opracowywanie i wysyłanie dokumentów (brak wersji papierowych)
Wsparcie realizacji procesu dzięki nadzorowaniu terminów oraz ponownemu składaniu dokumentów i akt