Best Practice Westfalen Gruppe

Temat	Archiwizacja, zarządzanie dokumentami (DMS) oraz automatyczne przetwarzanie faktur przychodzących.
Branża	Zaopatrzenie w energię
Współpracownik	1 345
Obroty	1,9 mld (2013)
Siedziba przedsiębiorstwa	Münster
Intergracja	SAP, Intrexx-Portal
Okoliczności projektu	Zasięg międzynarodowy

Dzięki systemowi DMS firmy osiągamy wyjątkową wydajność – zarówno gdy chodzi o klientów, jak i dostawców!

Ingo Köster, zarządzanie aplikacjami IT, Westfalen AG

Wyznanie

Centralny wpływ faktur z decentralnym procesem zatwierdzania
Maksymalne obciążenie podczas przetwarzania kart płatniczych
Brak bezpośredniego przypisania dokumentów do transakcji SAP
Częste zapytania klientów dotyczące dokumentów poświęconych produktom
Elektroniczna organizacja dokumentów personalnych

Cele

Obniżenie czasu oczekiwania i przestojów podczas zatwierdzania faktur
Szybkie i bezbłędne pozyskiwanie danych z kart płatniczych
Wyświetlanie dokumentów dotyczących danej transakcji z poziomu SAP
Dostęp online dla klientów do informacji o produktach
Dostęp do dokumentów personalnych zgodnie z koncepcją uprawnień

Rozwiązania

Automatyczne ekstrahowanie danych z faktur, kart płatniczych i dokumentów inwentaryzacyjnych
Integracja archiwum dla wszystkich modułów SAP
Zarządzanie placówkami dla stacji paliw i działek pod SAP + Doxis4
System SAP/Doxis4 do zarządzania zbiornikami gazu i wyposażeniem technicznym
Integracja portalu klientów z archiwum
Archiwum akt personalnych

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

Utworzenie centralnego systemu obsługi faktur przychodzących pociągnęło za sobą wzmożone „wędrówki” dokumentów papierowych, gdyż zatwierdzanie faktur odbywało się decentralnie w poszczególnych lokalizacjach Westfalen Gruppe. W celu przyspieszenia procesu zatwierdzania oraz wyeliminowania czasu potrzebnego na wysyłkę drogą pocztową, zdigitalizowane faktury miały być przetrzymywane centralnie w sposób zgodny z prawem i udostępniane na potrzeby kontroli.

Przyczyny wybrania firmy SER

Niezależny, stabilny system ECM ze standardowymi interfejsami
Możliwość integracji z różnymi systemami ERP, jak np. SAP
Wiarygodny dostawca niemiecki, dostępny bezpośrednio
Wszystko od jednego dostawcy: produkcja oprogramowania, implementacja i wsparcie

Rozwiązanie

Automatyczna obsługa (odczyt i kontrola) faktur papierowych lub elektronicznych w systemie InvoiceMaster Read, bazujący na SAP przepływ prac kontroli faktur, Doxis4 eMail Importer
Automatyczne ekstrahowanie danych z kart płatniczych i dokumentów inwentaryzacyjnych
Integracja archiwum Doxis4 dla wszystkich modułów SAP z interfejsem ArchiveLink
Archiwum akt personalnych z wielodostępnym systemem Doxis4

Integracja

SAP, m.in. moduły MM, FI, HR, PP, PM, SD

Ilość dokumentów

Od 1998 r. poddano archiwizacji 27,7 mln dokumentów, roczny wzrost liczby: 2,5 mln dokumentów.

Użytkownicy

500 osób w Westfalen Gruppe. Do 100 000 dostępów klientów finalnych za pośrednictwem portalu

Realizacja

Start w 1998 r.: Stworzenie archiwum faktur SER zintegrowanego z systemem SAP
Wdrożenie automatycznego systemu odczytu i kontroli faktur w 2010 r.
Przetwarzanie kart płatniczych (rozliczanie wynagrodzeń) z funkcją ekstrahowania danych i zgłoszeniem do SAP
Funkcje wyszukiwania, np. dla dokumentów klientów, takich jak rozliczenia, zamówienia, dostawy, przegląd dokumentów dla ok. 50 000 zbiorników gazu, których dokumentacja kontrolna musi być przechowywana przez czas cyklu życia wynoszący do 30 lat
Przegląd dokumentów personalnych z integracją z SAP HR
Dostęp z portalu dla klientów do kart charakterystyk i kart produktu

Korzyści

Oszczędność czasu dzięki automatycznemu przetwarzaniu faktur, kart płatniczych i dokumentów inwentaryzacyjnych oraz eliminacja błędów dzięki automatycznemu ekstrahowaniu danych
Niezależna od miejsca dostępność zarchiwizowanych dokumentów
Bezpośrednia dostępność informacji w obrębie procesów biznesowych