Best Practice Związek samorządowy Westfalii-Lippe

Temat	Akta elektroniczne, archiwizacja, kontrola faktur i księga jakości KTQ.
Branża	Związek komunalny
Współpracownik	16 000
Siedziba przedsiębiorstwa	Münster
Okoliczności projektu	Dziewięć klinik LWL w Westfalii

Wreszcie mogliśmy mieć pewność, że nasze dokumenty będą utrzymywane w aktualnym stanie i będzie możliwe ich szybkie wyszukiwanie.

Peter Denninghoff, dział rozwoju przedsiębiorczości, klinika LWL w Dortmundzie

Wyznanie

Brakowało kompletnej księgi jakości, która byłaby centralnie dostępna dla wszystkich pracowników klinik LWL
Czasochłonna obsługa dokumentów systemu jakości
Wysokie nakłady ponoszone na przygotowywanie regularnych recertyfikacji KTQ

Cele

Umożliwienie kompletnego i szybkiego wyszukiwania wszystkich dokumentów systemu jakości oraz pisemnych zasad pracy
Uproszczenie obsługi księgi jakości
Uwzględnienie prezentacji procesów i dokumentów pomocniczych
Skrócenie czasu potrzebnego na przygotowywanie regularnych recertyfikacji KTQ

Rozwiązania

Kliniczna księga jakości wg standardów KTQ bazująca na księdze jakości Doxis4 do dokumentacji procesów zapewnienia jakości
Sterowane przepływem prac generowanie, opracowywanie i sprawdzanie dokumentów systemu jakości aż do etapu udostępniania
Rozwiązanie sieciowe z dostępem dla całej organizacji

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

Zadaniem nowej klinicznej księgi jakości miało być udostępnianie pracownikom klinik LWL możliwie wszystkich pisemnych zasad pracy w wersji elektronicznej w jednej lokalizacji. Dotyczy to nie tylko prezentacji procesów, lecz również innych potrzebnych dokumentów pomocniczych, jak np. formularze, wzory papieru firmowego itd. Dodatkowo rozwiązanie to ma wspierać pełnomocników ds. zarządzania jakością podczas tworzenia, publikowania i obsługi ksiąg jakości. Księga jakości KTQ miała również zmniejszyć nakłady ponoszone na przygotowywanie regularnych recertyfikacji.

Przyczyny wybrania firmy SER

Doświadczenie w realizacji projektów w klinikach i szpitalach
Opracowanie indywidualnego rozwiązania odpowiadającego potrzebom LWL
Niewielka odległość LWL od oddziału SER w Münster

Rozwiązanie

Oprogramowanie dokumentujące procesy zapewnienia jakości, które obejmuje cały cykl życia dokumentów istotnych z punktu widzenia jakości.
Sprawdzony w praktyce i swobodnie modyfikowany system redakcyjny dla autorów dokumentów systemu jakości.
Automatyczne indeksowanie nowych lub zmodyfikowanych dokumentów w momencie ich przejmowania do aktualnej księgi jakości za pośrednictwem haseł zapisywanych we właściwościach dokumentu.
Wszystkie opublikowane dokumenty są automatycznie dostępne w przeglądarce internetowej

Ilość dokumentów

Obecnie: 5500 dokumentów systemu jakości

Użytkownicy

Użytkownicy dokonujący zapisu: 40, użytkownicy dokonujący odczytu: ok. 2500

Realizacja

Prezentacja prototypu trzy tygodnie po spotkaniu inauguracyjnym pomiędzy SER a LWL.
Pierwszy, udany etap realizacji zakończył się w połowie 2010 r. uruchomieniem elektronicznej księgi jakości KTQ w klinikach LWL w Lippstadt/Warstein, Dortmund/Hemer, Münster/Lengerich i Hamm.
Wdrożenie księgi jakości w kolejnych pięciu klinikach LWL.

Korzyści

Kliniczna księga jakości KTQ niesie ze sobą korzyści dla autorów, pracowników i kontrolerów KTQ.
Łatwe w obsłudze narzędzie do zarządzania wiedzą dla wszystkich dokumentów systemu jakości.
Dokumentacja systemu jakości może być wyszukiwania w sposób ustrukturyzowany w jednostce organizacyjnej (klinika, oddział itd.) i w strukturze klinicznej księgi jakości lub w sposób nieustrukturyzowany – za pośrednictwem funkcji pełnotekstowej.
Wyszukiwanie i wydruk istotnych dokumentów „od ręki” były wcześniej kłopotliwe dla pełnomocników ds. zarządzania jakością. Obecnie dokumenty potrzebne do celów recertyfikacji mogą być w wygodny sposób wyszukiwane na żądanie.