Audit Trail: Warum er für Unternehmen unverzichtbar ist

Ein Audit Trail dokumentiert Aktivitäten innerhalb eines Systems oder Prozesses chronologisch, nachvollziehbar und vollständig. Das ist insbesondere für große Unternehmen essenziell, die in ihrer Geschäftsgestaltung gleich mehreren Gesetzen und Normen unterliegen. Zudem visualisiert ein Audit Trail die eigenen Prozesse und identifiziert Risiken sowie Fehlerquellen frühzeitig.

Lesen Sie in diesem Artikel, warum ein Audit Trail für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist und wie dieser funktioniert.

Was ist ein Audit Trail?

Audit Trail, Aktivitäts-Feed, Revisionsspur und Prüfpfad meinen per se dasselbe: die durchgängige Aufzeichnung von Ereignissen anhand von Pfaden. Ein Pfad, also eine chronologische Abfolge von Handlungen, setzt sich wiederum aus Spuren zusammen. Eine Spur ist zum Beispiel eine Aktion, die ein Nutzer oder System an Dokumenten wie Belegen vornimmt – es zu erstellen, anzusehen, zu öffnen, zu bearbeiten, zu genehmigen oder zu löschen. Jede Spur erfasst der Audit Trail so, dass jedes abgeschlossene Ereignis innerhalb eines Pfades nachvollziehbar, ergo rückverfolgbar ist.

Dabei dokumentiert ein Audit Trail eine Aktion nicht nur. Er schlüsselt in der Prozessdokumentation auch transparent auf, wer die Aktion wann und weshalb ausgeführt hat.

Wie sieht so ein Audit Trail aus?

Konkret zeichnet ein Audit Trail folgende Informationen innerhalb eines Dokumenten-Workflows auf:

Wer: Der Audit Trail zeigt, welcher Benutzer eine Aktion ausgeführt hat.
Was: Der Audit Trail zeigt, um welche Aktion es sich handelt.
Wann: Der Audit Trail zeigt anhand des Zeitstempels, bestehend aus Datum und Uhrzeit, zu welchem Zeitpunkt der Benutzer die spezifische Aktion ausgeführt hat.
Weshalb: Der Audit Trail zeigt den Grund für die Aktion.

Was sind Gründe für einen Audit Trail?

Es gibt vielseitige Gründe für einen Audit Trail. Mit einem Audit Trail überwachen Unternehmen Transaktionen und finanzielle Aktivitäten, weisen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie der GoBD und DSGVO nach oder dokumentieren Prozessschritte im Detail – und das alles idealerweise automatisiert. Vor allem im Qualitätsmanagement und zur Prozessautomatisierung ist der Audit Trail extrem relevant, nicht zuletzt da er transparente Prozesse schafft.

Die vollständigen Informationen liefert dann der Audit Trail beziehungsweise das aus dem Audit Trail entstandene Protokoll.

Automatisierter vs. manueller Audit Trail

Die Dokumentation von Geschäftsprozessen erfolgt automatisiert und manuell:

Automatisiert: Der Audit Trail zeichnet bestimmte Datenpunkte automatisch auf, also zum Beispiel welcher Benutzer (wer), welche Aktion (was) zu welchem Zeitpunkt (wann) ausführt.
Manuell: Zuzüglich zu den bereits automatisiert erfassten Informationen können Sie dem Audit Trail ergänzende Daten liefern. Zum Beispiel fügen Sie einer Aktion eine Notiz hinzu, um das Handeln nachvollziehbar zu machen. Die Notiz erläutert, warum Sie diesen Prozessschritt ausgeführt haben und welches Ergebnis daraus resultiert.

Audit Trails zeichnen übrigens auch automatisierte Prozessschritte in Anwendungen auf. Die künstliche Intelligenz Doxi führt für Sie im Dokumentenmanagement-System (DMS) Doxis zum Beispiel eine Vielzahl an Aktionen von allein aus. Im Audit Trail sehen Sie somit auch Aktionen von Doxi – wenn das System ein Dokument in einer digitalen Akte ablegt oder eine Aufgabe automatisch aufgrund einer vordefinierten Regel an einen Mitarbeiter übergibt.

Gesetzliche Anforderungen an Unternehmen

Für viele Unternehmen sind Audit Trails verpflichtend. Ob Ihr Unternehmen Audit Trails durchführen muss, hängt von mehreren Faktoren ab, unter anderem

den gesetzlichen Anforderungen des Qualitätsmanagements,
der revisionssicheren Archivierung oder
der DSGVO.

Qualitätsmanagement

Audit Trails sind mitunter im Qualitätsmanagement üblich. Verschiedene Normen und ISO-Standards erfordern eine detaillierte Aufzeichnung. Insbesondere in Bereichen wie der Herstellung von Medizinprodukten oder allgemein der Produkthaftung sind Unternehmen verpflichtet, Schritte bis ins kleinste Detail zu dokumentieren.

Revisionssichere Archivierung nach GoBD

Unabhängig von Branchen und Unternehmensbereichen ist jedes Unternehmen verpflichtet, den Grundzügen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) nachzukommen. Sie enthält auch die Pflicht zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. Dafür müssen alle Schritte im Dokumentenmanagement nachvollziehbar dokumentiert sein:

Wann ein Anwender ein Dokument bearbeitet
Wann eine Person die Bearbeitung beendet
Wann ein Dokumenten-Workflow abgeschlossen ist
Wann jemand auf das Dokument zugreift
Wann ein Benutzer eine Änderung vornimmt
Wann ein Dokument inaktiv ist

Genau das zeichnet der Audit Trail in Doxis für Sie auf.

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Audit Trail und die DSGVO

Mit Blick auf die DSGVO ist die Protokollierung innerhalb des Audit Trails teilweise kritisch einzuordnen. Erfasst der Audit Trail personenbezogene Daten wie Benutzername, Zeit und Handlungen, lassen sich daraus Rückschlüsse auf die Aktivitäten und damit die Leistung eines Mitarbeiters ableiten. In Deutschland müssen Unternehmen dann den Betriebsrat involvieren, da die Erhebung solcher Daten der Überwachung oder Kontrolle von Mitarbeitern dienen könnte.

Andererseits schützt der Audit Trail Daten, die personenbezogen sind. Denn er dokumentiert genau, wer in welchem Moment auf personenbezogene Daten wie zum Beispiel Kundendaten zugreift. Die stetige Zugriffs- und Änderungsprotokollierung minimiert entsprechend Risiken des Datenmissbrauchs.

Vorteile des Audit Trails

Hey Doxi, was sind die Vorteile eines Audit Trails?

Collaboration: Verbesserte Zusammenarbeit

Audit Trails zeichnen Aktivitäten in Workflows chronologisch und nachvollziehbar auf. Das ist für das Zusammenarbeiten von Vorteil: Teammitglieder können alle Handlungen anderer Gruppenmitglieder sofort nachvollziehen. Das erleichtert die Kommunikation und Koordination untereinander, aber auch interdisziplinär.

Transparenz: Nachvollziehbare Prozessgestaltung

Audit-Protokolle legen Prozessschritte bis ins kleinste Detail offen. Erst das ermöglicht revisionssichere und nachvollziehbare Prozesse. Plus: Transparente Prozesse stehen für integres Handeln. Stakeholder vertrauen dem eigenen Unternehmen mehr.

Optimierung: Standardisierte Prozessen

Transparente Prozesse ermöglichen effizientere Unternehmensprozesse. Anhand von Audit Trails erkennen Sie ineffiziente Strukturen und Schwachstellen in Workflows. Aus den Auswertungen der Aufzeichnungen leiten sich Verbesserungsmaßnahmen ab, die standardisierte und sichere Prozesse fördern.

Compliance: Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

Entsprechend sind Audit Trails ein Nachweis für integres und rechtskonformes Handeln von Unternehmen. Sie beweisen, dass Ihr Unternehmen Vorschriften und gesetzliche Anforderungen über alle Prozessschritte einhält. Gleichzeitig liegen Datensätze und Informationen in Audit Trails leicht zugänglich vor. Bei einer Prüfung ist das essentiell.

Frühwarnsystem: Identifizierung von Risiken

Zuletzt sind Audit Trails ein Frühwarnsystem für Risiken. Jede einzelne Abfrage ist genauestens dokumentiert. Das beugt Zuwiderhandeln und Datenmissbrauch vor – aber auch Prozessrisiken, die für Ineffizienzen in Abläufen sorgen.

Fazit: Mit einem Audit Trail jede Aktion nachvollziehbar protokollieren

Audit Trails sind Verfahren, die jede kleinste Handlung innerhalb eines Prozesses oder Systems nachvollziehbar dokumentieren. Aus den Aufzeichnungen hervorgehende Daten sind für Ihr Unternehmen von hohem Wert: Sie helfen bei der Datenwiederherstellung, erhöhen die Informationssicherheit, schützen personenbezogene Daten und sorgen für die Aufrechterhaltung einer revisionssicheren Dokumentenarchivierung.

Rechtskonformes Handeln sichert der Audit Trail gleich zweifach ab: Zum einen ist der Audit Trail für viele Unternehmen selbst verpflichtend. Zum anderen protokolliert der Audit Trail Ereignisse nachvollziehbar und schnell auffindbar. Damit schafft der Audit Trail auch gleich den Nachweis für rechtskonformes Handeln. Genau diese Funktion erfüllt der Aktivitäts-Feed in Doxis für Sie: Er zeichnet dokumentenbezogene Prozesse chronologisch und nachvollziehbar auf.

Die häufigsten Fragen zum Audit Trail

Was ist das Ziel eines Audit Trails?

Ziel eines Audit Trails ist es, alle Schritte innerhalb eines Prozesses chronologisch im Detail aufzuzeichnen. Indem er Prozesse nachvollziehbar protokolliert, schützt er prozessbezogene Daten, zeigt Prozessrisiken auf und gestaltet Prozesse transparent.

Was ist eine Audit-Trail-Review?

Im Rahmen des Audit Trails erhobene Daten werten Unternehmen in der sogenannten Audit-Trail-Review aus. In dieser prüfen sie, ob alle Prozessaktivitäten ordnungsgemäß dokumentiert sind oder Abweichungen vom Soll bestehen.

Was ist ein Audit Log?

Audit Log meint ein spezifisches Format, in welchem der Audit Trail Aktivitäten erfasst. Es besteht aus einem Zeitstempel, der Benutzeridentifikation, einer Aktion, der von der Aktion betroffenen Ressource und dem Ergebnis.