Wie funktioniert modernes Lieferantenmanagement?

Das Lieferantenmanagement ist ein wichtiger Prozess für jedes Unternehmen, das sich auf die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen stützt. Wir geben Ihnen in diesem Artikel einen Überblick über die wichtigsten Ziele und Aufgaben des Lieferantenmanagements und zeigen Ihnen, wie Sie mit der richtigen Software für mehr Transparenz und Effizienz sorgen.

Lieferantenmanagement, auch Supplier Relationship Management (SRM) genannt, befasst mit den Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Lieferanten*. Es geht darum, eine Schnittstelle zu den Lieferanten aufzubauen und die Beziehungen systematisch zu steuern und zu entwickeln.

Das übergreifende Ziel ist, die Wertschöpfungskette des Unternehmens zu optimieren und das Lieferantennetzwerk ideal zu nutzen, um die eigenen Standards in der Lieferkette zu gewährleisten. Voraussetzung dafür ist eine transparente Lieferantenbasis, die einen Vergleich und eine strategische Planung möglich macht.

Übrigens: Das seit dem 01.01.2023 in Deutschland geltende Lieferkettengesetz erhöht die Komplexität in Bezug auf die Compliance für Unternehmen. Ein modernes Lieferantenmanagement schafft bereits im Onboarding automatisierte Workflows und optimiert Überprüfungsprozesse im Laufe der Partnerschaft.

Lieferantenmanagement und Supply Chain Management arbeiten in der Praxis eng zusammen. Jedoch haben beide unterschiedliche Schwerpunkte. Während beim Lieferantenmanagement die Lieferantenbeziehung im Fokus steht, befasst sich Supply Chain Management mit allen logistischen Prozessen entlang der gesamten Lieferkette (Supply Chain). Neben der Verwaltung des Warenflusses geht es hier unter anderem auch darum, den Informations- und Geldfluss zu optimieren.

Zu den wichtigsten Aufgaben des Lieferantenmanagements gehören:

• Lieferanten auswählen und freigeben
• Lieferanten bewerten und vergleichen
• Lieferanten entwickeln und optimieren
• Einhaltung von allgemeinen und firmeneigenen Qualitätsstandards prüfen
• Lieferprozesse kontrollieren (z. B. in Bezug auf Lieferzeiten, Transportkosten, Vollständigkeit)
• Lieferantenaudits durchführen

Um das Lieferantenmanagement erfolgreich umzusetzen, braucht es:

• Einen klaren und konsequenten Lieferantenmanagement-Prozess
• Die richtigen Methoden und Werkzeuge (Software, Dokumentation etc.)
• Ein intelligentes Informationsmanagement (Lieferanteninformationen erfassen, analysieren und sicher teilen)

Lieferanten spielen insbesondere in Industrieunternehmen eine wichtige Rolle. Sie sind eng in die Wertschöpfungskette des Unternehmens eingebunden – ihre Qualität hat somit einen großen Einfluss auf den eigenen Unternehmenserfolg.

Mit einem sorgfältigen Lieferantenmanagement behalten Sie einen Überblick über Ihr globales Lieferantennetzwerk und profitieren von vielen Vorteilen:

• Sie stellen sicher, dass Sie immer mit den richtigen Partnern zusammenarbeiten.
• Sie sorgen für stabile Lieferketten.
• Sie minimieren Versorgungsrisiken.
• Sie reduzieren Kosten.
• Sie steigern Ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Darüber hinaus hilft Ihnen Lieferantenmanagement dabei, Ihre unternehmerischen Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettengesetz zu erfüllen. Das Lieferkettengesetz ist seit dem Januar 2023 in Kraft und sorgt dafür, dass in globalen Lieferketten die grundlegenden Menschenrechtsstandards eingehalten werden.

Hey Doxi, was ist ein Lieferantenaudit?

Das bestmögliche Ergebnis von gutem Lieferantenmanagement sind zuverlässige Lieferketten, eine hohe Produktqualität, eine hohe Kundenzufriedenheit, ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis sowie maximaler Gewinn. Das erreichen Sie, indem Sie die richtigen Lieferanten für die Zusammenarbeit auswählen und bestehende Lieferantenbeziehungen laufend weiterentwickeln.

Insgesamt verfolgt Lieferantenmanagement sowohl strategische als auch operative Ziele.

Strategisches Lieferantenmanagement

Strategisches Lieferantenmanagement ist mittel- bis langfristig angelegt. Es geht darum, die Lieferantenbasis zu optimieren und eine Wertsteigerung für das Unternehmen zu erreichen.

Wichtige Ziele sind:

• Lieferantenbeziehungen pflegen und eine Vertrauensbasis aufbauen
• Lieferantenqualität erhöhen
• Synergieeffekte nutzen
• Risikoabsicherung, z. B. indem Beziehungen zu mehreren Lieferanten als Backup-Plan aufgebaut werden
• Gemeinsam Ideen und Technologien entwickeln (Co-Innovation)
• Wettbewerbsfähigkeit durch eine hohe Qualität und Innovationskraft der Lieferanten steigern

Operatives Lieferantenmanagement

Operatives Lieferantenmanagement legt das Hauptaugenmerk darauf, die Leistungen der Lieferanten zu steigern sowie die Kosten zu senken. Darunter fallen vor allem eher kurzfristige Ziele und Maßnahmen, zum Beispiel:

• Passende Lieferanten identifizieren
• Einen transparenten Lieferantenstamm aufbauen
• Faire Preise und Konditionen mit den Partnern verhandeln
• Einkaufsvolumen bündeln, um Kosten zu senken

Wie bereits erwähnt, sollten Sie für ein gelungenes Lieferantenmanagement einen klaren Prozess aufsetzen. Dabei gibt es fünf wesentliche Schritte:

1. Lieferantenonboarding

Das Lieferantenonboarding besteht im Grunde aus zwei Prozessen:

Lieferantenidentifikation

Sie sammeln relevante Informationen von potenziellen Lieferanten und legen eine eigene Datenbank an. Sortieren und filtern Sie die Kandidaten in diesem Schritt nach den wichtigsten Kriterien, die Ihre Partner für eine Zusammenarbeit mitbringen müssen.

Lieferantenqualifizierung

Anschließend nehmen Sie die Lieferanten, die infrage kommen, genau unter die Lupe. Setzen Sie dabei die Angaben der Lieferanten zu ihren Leistungen und Konditionen auf den Prüfstand und bewerten Sie die Prozesse. Achten Sie zum Beispiel darauf, ob Zertifizierungen vorliegen, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung die Kandidaten durchführen und wie sie Dokumentationen handhaben. Vergleichen Sie die Kandidaten miteinander und wählen Sie die besten für Ihre Anforderungen aus. Am Ende sollten Sie eine hochwertige Lieferantenbasis haben.

Tipps für das Lieferantenonboarding

• Legen Sie die Auswahlkriterien und -prozesse einheitlich für das gesamte Unternehmen fest, sodass alle Standorte eine gemeinsame Linie verfolgen.
• Betreiben Sie ein sorgfältiges Stammdatenmanagement, sodass Sie stets auf vollständige, korrekte und validierte Lieferanteninformationen zugreifen können.
• Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und verwalten Sie Angebote, Verträge, Rechnungen und weitere Unterlagen Ihrer Lieferanten über ein Dokumentenmanagement-System.
• Automatisieren Sie Prozesse, zum Beispiel den Informationsaustausch. Über eine geeignete Softwarelösung können die Lieferanten dann beispielsweise selbstständig digitale Produktkataloge hochladen. Eissmann Group Automotive hat für die Lieferantenmanagement-Lösung mit Doxis eine Auszeichnung erhalten. Jetzt Best Practice lesen >>

2. Lieferantenintegration

Im nächsten Schritt geht es darum, die Lieferbetriebe in die Unternehmensabläufe und -strukturen einzubinden. Je mehr die Prozesse synchronisiert sind, desto besser können Sie Ihre Ressourcen und Fähigkeiten bündeln und von Synergieeffekten profitieren. Gleichzeitig erhöhen Sie Ihre Effizienz und senken die Kosten.

Eine Möglichkeit der Lieferantenintegration ist die Nutzung von gemeinsamen Systemen und IT-Anwendungen für die Zusammenarbeit.

3. Lieferantenbewertung

Eine genaue Lieferantenbewertung ist einerseits immer dann wichtig, wenn Sie neue Anbieter auswählen. Aber auch Ihre bestehende Lieferantenbasis sollten Sie regelmäßig bewerten, um die Zusammenarbeit zu optimieren und weiterzuentwickeln.

Das Ziel ist, die Leistungsfähigkeit zu beurteilen. Dafür ziehen Sie einheitliche Kriterien wie zum Beispiel den Preis, die Lieferbereitschaft und die angebotenen Leistungen heran.

Grundsätzlich sind vier Hauptkriterien wichtig:

Einkauf: Bei den Einkaufskriterien geht es vor allem um die Preise und Kostenstruktur.

Qualität: Die Qualität eines Lieferanten lässt sich unter anderem anhand von Zertifizierungen beurteilen.

Logistik: Hier bewerten Sie den Bestell- und Liefervorgang, zum Beispiel wie zuverlässig und termintreu die Waren geliefert werden.

Entwicklung: Ein wichtiges Kriterium ist zudem die Entwicklungs- und Innovationsfähigkeit der Zulieferer. Entscheidend sind hier beispielsweise Forschungsinvestitionen oder Maßnahmen zur Prozessoptimierung.

4. Lieferantenentwicklung

Mithilfe des Lieferantenmanagements erarbeiten Sie Verbesserungspotenziale und planen konkrete Maßnahmen, um die Lieferanten weiterzuentwickeln. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:

Aktive Lieferantenentwicklung: Sie entwickeln aktiv Optimierungsmaßnahmen und führen diese gemeinsam mit dem Lieferanten durch. Das lohnt sich, wenn der Partner eine hohe Bedeutung für Ihr Unternehmen hat.

Passive Lieferantenentwicklung: Sie geben den Zulieferern konkrete Ziele vor, die diese selbstständig umsetzen. Sie nehmen lediglich eine Kontrollinstanz ein.

Ziel der Lieferantenentwicklung ist es, die Lieferanten auf zukünftige Aufgaben und Herausforderungen vorzubereiten.

5. Lieferantencontrolling

Lieferantencontrolling befasst sich nun damit, die Lieferantenentwicklung zu beobachten sowie die Ergebnisse aus der Lieferantenbewertung auszuwerten. Kurz gesagt geht es darum, dass Sie die vereinbarten Ziele kontrollieren und frühzeitig erkennen, falls sich die Leistungsfähigkeit Ihrer Lieferantenbasis verändert.

Nur so können Sie rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergreifen und beispielsweise die Zusammenarbeit kündigen, sich nach neuen Partnern umschauen oder Prozesse optimieren.

Für ein modernes und übersichtliches Lieferantenmanagement sollten Sie auf digitale Tools setzen. Eine Lieferantenmanagement-Software hilft Ihnen unter anderem bei folgenden Aufgaben:

• Lieferantenstammdaten einheitlich und vollständig pflegen
• Informationen für alle Beteiligten einfach zugänglich machen und Datensilos aufbrechen
• Prozesse automatisieren, z. B. Qualifizierung, Onboarding
• Effiziente Zusammenarbeit mit Lieferanten, z. B. können diese selbstständig Informationen einpflegen und Dokumente hochladen
• Fundierte Entscheidungen auf Basis zuverlässiger Informationen treffen

Nutzen Sie zum Beispiel eine Plattform für Enterprise Content Management (ECM), um alle Dokumente und Informationen zu Ihren Lieferanten digital zu verwalten und zu strukturieren. Unsere ECM-Lösung Doxis ordnet alle Verträge, Bestellungen, Rechnungen und mehr automatisch der richtigen elektronischen Lieferantenakte zu. Dank der vielen Integrationsmöglichkeiten, zum Beispiel zu SAP, ERP- und CRM-Systemen, haben Sie immer einen geordneten und umfassenden Blick über alle relevanten Informationen.

Zudem können Sie über Doxis den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess automatisieren und abteilungsübergreifend Aufgaben managen.

Gemeinsam mit unserem Kunden Eissmann Group Automotive haben wir eine webbasierte Collaboration-Lösung, den Doxis® iRoom®, konzipiert, mit der Sie noch schneller und effizienter mit Ihren internationalen Lieferanten zusammenarbeiten.

Der geschützte virtuelle Projektraum ist eine Erweiterung der digitalen Lieferantenakte und erleichtert Ihnen zum Beispiel den Austausch von Dokumenten und Bildmaterial: Anstatt E-Mail-Anhänge zu verschicken, laden Sie und Ihre Lieferanten relevante Dokumente einfach hoch. Das geht schneller und ist besser nachvollziehbar.

Zudem können Sie Deadlines und Prozesse automatisch managen und so eine bessere Termintreue gewährleisten. Läuft beispielsweise ein Zertifikat eines Lieferanten ab, wird dieser über das Portal rechtzeitig darüber informiert und kann das neue Zertifikat direkt digital zur Verfügung stellen. Sie sparen sich Erinnerungsmails und Deadlines bleiben immer im Blick.

Darüber hinaus können Sie Lieferantenbewertungen zum Lesen freigeben und erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Lieferant Ihre Bewertung zur Kenntnis genommen hat. So sind alle Absprachen und Prozesse transparent dokumentiert.

Übrigens: SER ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert. Das heißt, Sie können sich bei uns auf qualitätsgesicherte Entwicklungsprozesse verlassen – ohne zusätzliche Audits.

Häufig gestellte Fragen zum Lieferantenmanagement

* Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.