Der Beschaffungsprozess ist in vielen Unternehmen sehr kleinschrittig und komplex. Mit den richtigen Strategien und Werkzeugen erhalten Sie volle Kontrolle über alle Schritte und können die Beschaffung von Gütern beschleunigen sowie Ihre Kosten senken. Wie genau das geht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Dafür wollen wir uns zunächst im Detail anschauen, woraus der Beschaffungsprozess genau besteht.

Definition: Beschaffungsprozess kurz erklärt

Der Beschaffungsprozess, oder Procure-to-Pay-Prozess, beschreibt alle Prozesse, die sich mit der strategischen Planung sowie mit dem Einkauf von Gütern befassen. Das Ziel ist, das Unternehmen lang- und kurzfristig mit allen benötigten Waren und Dienstleistungen zu versorgen und diesen Prozess dabei so effizient und kostengünstig wie möglich zu gestalten.

Ein optimaler Beschaffungsprozess sorgt kurz gesagt dafür, dass die richtige Ware (das Beschaffungsobjekt) zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort ist – und zwar in der richtigen Menge, der richtigen Qualität und zum richtigen Preis.

Hey Doxi, nenne mir bitte die Arten von Beschaffungsprozessen!

Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung

Die Begriffe Einkauf und Beschaffung werden oft im gleichen Sinne verwendet, jedoch beziehen sie sich auf unterschiedliche Phasen und Ausrichtungen im Beschaffungsprozess. So ist der Einkauf (Purchase) der operative Teilbereich der strategisch ausgerichteten Beschaffung (Procurement). Man unterscheidet auch zwischen der operativen und der strategischen Beschaffung.

Strategische Beschaffung

Die strategische Beschaffung beschäftigt sich mit der langfristigen Beschaffungsplanung und Optimierung des Beschaffungsprozesses. Sie ist ein unternehmensweites Verfahren, das auf das Unternehmensziel ausgerichtet ist und sich in erster Linie auf Daten und Analysen stützt.

Der strategische Teil des Beschaffungsprozesses befasst sich zum Beispiel mit der Frage, welche Waren überhaupt benötigt werden, welche Güter den Bedarf decken, welche Lieferanten* infrage kommen und welcher Preis der Beste ist.

Man spricht hier auch von einem vorgelagerten Beschaffungsprozess: Damit gemeint sind alle Phasen und Entscheidungen, die bis zur eigentlichen Bestellung getroffen werden.

Tipp: Ein wichtiger Teilbereich der strategischen Beschaffung ist die Auswahl und die Verwaltung von Lieferanten sowie die Optimierung der Lieferantenbeziehungen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Lieferantenmanagement.

Operative Beschaffung

Die operative Beschaffung beschreibt nun den tatsächlichen Bestellprozess (Purchase-to-Pay). Dieser liegt hauptsächlich im Aufgabenbereich des Einkaufs und besteht vor allem aus transaktionalen Aufgaben, die sich wiederholen. Kurz gesagt geht es hier um das normale Tagesgeschäft rund um den Erwerb von Gütern.

Die einzelnen Phasen des Beschaffungsprozesses

Im Folgenden möchten wir näher auf die fünf wichtigsten Phasen des Beschaffungsprozesses eingehen. In der Praxis lässt sich das Beschaffungsverfahren noch kleinteiliger in mehr Schritten aufschlüsseln – und variiert zudem von Unternehmen zu Unternehmen.

1. Bedarfsermittlung

Jeder Beschaffungsprozess beginnt mit der Bestellanforderung (BANF). Damit ist gemeint, dass Sie einen Bedarf in Ihrem Unternehmen identifizieren und den Einkauf damit beauftragen, den Bedarf mit der Beschaffung der benötigten Güter zu decken.

Die Bestellanforderung umfasst in der Regel folgende Schritte:

Bedarfsermittlung

Am Anfang steht die Frage: Welcher Bedarf besteht eigentlich? Wie wir anhand der unterschiedlichen Beschaffungsarten gesehen haben, entsteht ein Bedarf zum Beispiel, wenn ein konkreter Auftrag eingeht oder wenn der Vorrat wieder aufgefüllt werden soll.

Es lassen sich drei Bedarfsarten unterscheiden:

• Primärbedarf: Damit sind alle verkäuflichen Waren und Erzeugnisse (Endprodukte) gemeint, die Sie an Ihre Kunden veräußern.
• Sekundärbedarf: Der Sekundärbedarf umfasst alle Materialien, Rohstoffe, Einzelteile oder Baugruppen, die Sie zur Herstellung des Verkaufsprodukts benötigen.
• Tertiärbedarf: Zum Tertiärbedarf zählen unter anderem Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Verschleißwerkzeuge, die ebenso für die Produktion anfallen, aber nicht direkt in das Endprodukt einfließen.

Teil der Bedarfsermittlung ist darüber hinaus die Bestandskontrolle. Indem Sie beständig den Sollwert und den Istbestand prüfen, erhalten Sie wichtige Erkenntnisse über Ihren Bedarf, zum Beispiel über den Durchschnittsverbrauch oder den benötigten Mindestbestand.

Beschaffungsantrag

Wenn Sie einen Bedarf ermittelt haben, stellen Sie einen Beschaffungsantrag an den Einkauf. Dafür gibt es in Ihrem Unternehmen meist entsprechende Formulare, in denen Sie alle erforderlichen Angaben machen, unter anderem zur Art des Beschaffungsgegenstands, zur Menge oder auch zum Bedarfsgrund. Anschließend prüft der Einkauf den Antrag.

Freigabe

Hat der Einkauf an der geplanten Bestellung nichts auszusetzen, erfolgt die Bestellfreigabe. Zusätzlich muss natürlich auch das Budget freigegeben werden, dafür ist in der Regel das Controlling zuständig.

Bestellung abgeben

Nach der Freigabe kann die eigentliche Bestellung beginnen. Diesen Schritt schauen wir uns in Phase drei genauer an.

2. Lieferantenauswahl und Angebote

Ein entscheidender Aspekt in der Beschaffung ist, bei wem Sie Ihre benötigten Waren und Dienstleistungen überhaupt beschaffen. Die Auswahl geeigneter Lieferanten sollte idealerweise schon vor dem eigentlichen Beschaffungsprozess im Rahmen eines strategischen Lieferantenmanagements erfolgen.

Von den ausgewählten Zulieferern holen Sie sich dann unverbindlich Angebote ein – entweder als allgemeine Anfrage oder für Ihren konkreten Bedarf. Durch einen Vergleich der Angebote, zum Beispiel hinsichtlich Qualität, Lieferzeiten, Preis und Zahlungsbedingungen, können Sie schließlich das beste Angebot auswählen.

Anschließend geht es in die Vertragsverhandlung, bevor Sie einen Kaufvertrag oder auch einen Werkvertrag abschließen.

3. Bestellung und Auftragsbestätigung

Wenn Sie ein passendes Angebot gefunden haben, geben Sie Ihre Bestellung auf. Sobald Sie die Auftragsbestätigung erhalten haben, sollten Sie diese gründlich prüfen und mit den Bestelldaten abgleichen. Zudem gilt es, die Bestellung zu überwachen und die Bestellhistorie zu dokumentieren. Achten Sie zum Beispiel darauf, ob auch wirklich die richtigen Artikel in der richtigen Menge geliefert und die vereinbarten Lieferfristen eingehalten werden.

4. Wareneingang

Kommt die bestellte Ware an, ist dies auf jeden Fall zu dokumentieren und die Lieferung sorgfältig zu überprüfen. Die wichtigsten Fragen sind dabei:

• Entspricht die Lieferung der Bestellung?
• Stimmt die Lieferung mit den Angaben auf dem Lieferschein überein?
• Sind Transportschäden festzustellen?
• Passt die Qualität der Produkte oder gibt es Mängel?

Die Lieferung muss anschließend von der Buchhaltung erfasst und nicht zuletzt an den richtigen Ort weitergeleitet werden, zum Beispiel in die Produktion.

5. Zahlungsabwicklung

Am Ende geht es an die Bezahlung. Je nachdem, was Sie vertraglich vereinbart haben, war schon vor der Lieferung eine Vorauszahlung beziehungsweise Anzahlung fällig oder Sie haben sich auf eine Zahlung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder eine Ratenzahlung geeinigt.

In jedem Fall muss die Buchhaltung die Rechnung erfassen und prüfen, bevor sie sie bucht und schließlich eine Zahlungsermächtigung erstellt. Mit der Zahlung ist der Beschaffungsprozess offiziell abgeschlossen.

Weitere Schritte

Wir möchten noch auf zwei weitere Aspekte eingehen, die auch nach dem Bezahlvorgang für den Beschaffungsprozess noch relevant sind.

Lieferantenbewertung

Für ein transparentes Lieferantenmanagement und um den Beschaffungsprozess stetig zu optimieren, sollten Sie idealerweise jedes Mal die Lieferantenleistung bewerten. Wichtige Kriterien sind dabei beispielsweise die Produktqualität, die Termintreue, die Preisentwicklung, die Kommunikation, der Service und die Innovationskraft des Zulieferers.

Archivierung

Ein weiterer nicht zu vernachlässigender Schritt ist die Archivierung. Alle im Beschaffungsprozess angefallenen Dokumente müssen revisionssicher archiviert und entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden.

Beschaffungsprozess optimieren mit E-Procurement

Der Beschaffungsprozess besteht, wie wir gesehen haben, aus vielen kleinen Schritten. So gibt es eine Reihe von internen Genehmigungs- und Freigabeprozessen mit unterschiedlichen Beteiligten und es fallen eine Reihe von Dokumenten an, darunter:

• Beschaffungsanträge
• Angebote der Lieferanten
• Bestellungen
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen

Um hier den Überblick zu behalten sowie die Prozesse möglichst effizient zu gestalten, sollten Sie Ihr Beschaffungsverfahren digitalisieren und automatisieren. Die elektronische Beschaffung (E-Procurement) bringt Ihnen viele Vorteile: Sie schaffen unternehmensweit standardisierte Workflows, beschleunigen Routinearbeiten, fördern die interaktive Zusammenarbeit und vermeiden Medienbrüche.

Beispiel: Order Confirmation mit Doxis + SAP

Große Industrieunternehmen erhalten jeden Monat im Durchschnitt 4000 und mehr Auftragsbestätigungen per Mail. Diese müssen die zuständigen Mitarbeiter nach Erhalt schnellstmöglich prüfen und mit der SAP-Bestellung abgleichen.

Das Problem: Nicht jede Auftragsbestätigung sieht gleich aus und es dauert seine Zeit, bis die Mitarbeiter die wichtigsten Angaben wie Bestellnummer, Lieferdatum, Zahlungskonditionen, Mengen und Preise manuell erfasst und geprüft haben. Gibt es Unstimmigkeiten, müssen die Mitarbeiter das umständlich mit allen Beteiligten klären.

Die Lösung: Mit Doxis, unserer Enterprise-Content-Management-Lösung mit Schnittstelle zu SAP, geht die Bearbeitung viel einfacher und schneller:

• Über die KI-gestützte Lösungssuite Doxis Intelligent Order Confirmation Automation haben Sie eine transparente Übersicht über all Ihre Auftragsbestätigungen. Auf einen Blick sehen Sie den Status, welcher Mitarbeiter aktuell für die Bearbeitung zuständig ist und ob es Abweichungen zur Bestellung gibt.
• Doxis übernimmt die Daten aus der Auftragsbestätigung automatisiert und stößt darauf basierend passende Workflows an. Wenn Sie die Auftragsbestätigung im System öffnen, wird Ihnen direkt Ihre aktuelle Aufgabe angezeigt, zum Beispiel dass Sie die Daten validieren müssen.
• Über die direkte Dokumentenansicht können Sie die erfassten Daten einfach Seite an Seite prüfen.
• Zudem gleicht die Software die Daten der Auftragsbestätigung mit den Bestelldaten aus Ihrem ERP-System ab und zeigt Ihnen die Abweichungen an. Sie können vorab selbst festlegen, welche Abweichungen für Ihr Unternehmen kritisch sind und welche akzeptabel.
• Über einen Button geben Sie die Auftragsbestätigung nach der Prüfung frei, buchen sie, lehnen sie ab oder stellen Nachfragen. Zusätzlich können Sie individuelle Notizen anhängen.
• Nach der Bearbeitung wird die Auftragsbestätigung revisionssicher im Doxis-Archiv abgelegt.
• Alle Informationen werden über die Schnittstelle mit SAP synchronisiert, sodass Sie von dort direkt auf alle Dokumente und angehängten Workflows zugreifen können.

Der große Vorteil: Dank der Unterstützung durch die KI benötigen Sie für die Order Confirmation viel weniger Zeit. Auftragsbestätigungen, bei denen keine Abweichungen festzustellen sind, lassen sich vollständig automatisieren. Das bringt Ihnen erhebliche Kosteneinsparungen und beschleunigt insgesamt den Beschaffungsprozess – was Ihrem Produktionsprozess und Ihrer Time-to-Market zugutekommt.

Häufig gestellte Fragen zum Beschaffungsprozess

* Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.