CMIS-Schnittstelle

CMIS steht für „Content Management Interoperability Services“. Gemeint ist ein anbieterneutraler Standard, der vornehmlich als Schnittstelle zu verschiedenen Content-Management-Systemen (CMS) dient. Solche CMS sind beispielsweise ein DMS, ein ERP-System oder ECM-System. Alternativ lassen sich auch Content Repositories an die CMIS-Schnittstelle anbinden. Bei einem Content Repository handelt es sich um ein Archiv oder Verzeichnis, das Daten verwaltet.

Entwickelt wurde die Anbindung von der Organisation OASIS, kurz für „Organization for the Advancement of Structured Information Standards“. Die Version 1.0 kam 2010 auf den Markt, die Version 1.1 folgte 2013. Führende Softwarehersteller wie IBM, Microsoft, Adobe, SAP oder Accenture entwickelten den Standard mit.

Heute ist die CMIS-Schnittstelle als Framework zu verstehen, das es möglich macht, plattformübergreifend auf Inhalte zuzugreifen, sie zu bearbeiten und zu verwalten. Der Zugriff erfolgt über einen CMIS-Client. Inhalte sind beispielsweise Ordner, Dokumente oder Metadaten. Sie können also über einen CMIS-Client in allen angebundenen Plattformen gleichzeitig nach Informationen suchen, diese erstellen, bearbeiten, aktualisieren oder löschen.

Protokolle vereinheitlichen die Sprache

Damit verschiedene Plattformen überhaupt miteinander über die CMIS-Schnittstelle kommunizieren können, vereinheitlicht CMIS die Sprache. So basiert ein CMIS auf Protokollen beziehungsweise Bindings:

• SOAP: ein auf XML basierendes Protokoll

• REST: ein XML- und webbasiertes Protokoll, das auf HTTP aufbaut

• JSON: ein auf JSON basierendes Protokoll, dass zu RESTful-Webdiensten passt

Über diese API-Technologien kommunizieren Plattformen herstellerunabhängig in einem standardisierten Format.

Vier Objekttypen von CMIS

Der über die API-Technologie stattfindende Dokumentenaustausch funktioniert auf Basis eines einfachen Datenmodells. Das Datenmodell definiert vier Objekt-Basis-Typen:

• Dokumente: Inhalte innerhalb eines CMS

• Ordner: Organisationsstrukturen von Dokumenten und Ordnern im CMS

• Beziehungen: Assoziationen zwischen Objekten

• Policies: Anzuwendende Richtlinien

Zusätzlich gibt es sogenannte Zugriffssteuerlisten, kurz ACLs (Access Control Lists). Sie regeln, auf welche Inhalte wer zugreifen darf.

Alle oben genannten Objekt-Basis-Typen stehen in Beziehung miteinander. Bedeutet: Die Objekte kennen einander und können miteinander kommunizieren. Ein in Microsoft SharePoint erstelltes Dokument könnten Sie so über die CMIS-Schnittstelle nahtlos in Doxis übertragen.

Die Vorteile einer CMIS-Schnittstelle ergeben sich aus den Funktionen:

Sichert Interoperabilität durch Standardisierung

Indem die CMIS-Schnittstelle die Sprache verschiedener Software vereinheitlicht, können unterschiedliche CMS miteinander kommunizieren und somit interagieren. Gewissermaßen ist die CMIS-Schnittstelle eine Abstraktionsschicht zwischen mehreren Systemen. Diese Form der Standardisierung sichert die Interoperabilität im Datenaustausch.

Steigert die Effizienz von Geschäftsabläufen

Genau diese Interoperabilität beschleunigt unternehmensweite Geschäftsabläufe. Denn eine CMIS-Schnittstelle zentralisiert die gesamte IT-Infrastruktur von Content-Management-Systemen. So lösen sie im Unternehmen Datensilos auf, was wiederum die Effizienz ganzer Prozesse steigert.

Flexibel in der Nutzung

Hinzu kommt, dass sich neue Systeme über die CMIS-Schnittstelle nahtlos an die bestehende IT-Infrastruktur anbinden. Der einheitliche Standard erleichtert somit die Integration. Das wiederum senkt Implementierungs- und Entwicklungskosten.

Plus: Anstatt bei der Auswahl von Software auf Integrationsmöglichkeiten zu achten, können Sie sich bei Plattformen rein auf den Mehrwert – also ihre Funktionen – konzentrieren.

Unternehmen nutzen den CMIS-Standard also mit dem Ziel, Inhalte über Plattformen hinweg zu verwalten und gleichzeitig den Zugriff zu zentralisieren.

Das sind Anwendungsbereiche:

Integration mehrerer CMS

Unternehmen verwenden in der Regel mehrere CMS. Selbst Abteilungen arbeiten jeweils in einem separaten CMS. Im Zuge von Fusionen, Restrukturierungen oder einer Veränderung der IT-Infrastruktur möchten Unternehmen die Inhalte der verschiedenen CMS zusammenführen.

Ohne CMIS müssten Unternehmen für jedes System eine spezielle Schnittstelle entwickeln. Mit der CMIS-Schnittstelle integrieren sie alle Systeme problemlos miteinander.

Integration von Drittsystemen im CMS

Unternehmen nutzen die CMIS-Schnittstelle zudem, um Drittsysteme in ein CMS zu integrieren. Drittsysteme können Repositories, aber auch Kollaborationstools oder sonstige Dokumentenverarbeitungsdienste sein, die beispielsweise speziell dem Vertragsmanagement oder Rechnungsmanagement dienen.

Migration und Modernisierung

Zuletzt nutzen Unternehmen die CMIS-Schnittstelle, wenn sie ihre IT-Infrastruktur modernisieren möchten. Wollen Sie zum Beispiel Ihr altes CMS in ein neues migrieren, funktioniert die CMIS-Schnittstelle als Brücke. Die Inhalte liegen nämlich auf dem CMIS-Server ab.

So ist ein schrittweises Migrieren der Softwarelandschaft möglich. Das ist auch gleichzeitig die Voraussetzung, um im laufenden Geschäftsbetrieb den Umzug umzusetzen. Denn die CMIS-Schnittstelle ermöglicht den parallelen Betrieb beider Systeme. Selbiges System funktioniert, wenn Sie das bestehende System um neue Inhalte modernisieren oder Funktionen erweitern möchten.

Hersteller informieren darüber, ob ihre Lösungen über CMIS-Schnittstellen verfügen. Bekannte Softwareprogramme, die eine Integration mit dem Standard ermöglichen, sind zum Beispiel:

• IBM Content Manager

• IBM LotusLive Files

• Microsoft SharePoint Server

• SAP HANA Cloud Document Service

Auch Doxis liefert eine CMIS-Schnittstelle. Doxis können Sie demnach per CMIS-Schnittstelle mit kompatibler Software unabhängig vom Anbieter verknüpfen. Eine Anbindung von Doxis an den Microsoft SharePoint Server oder an den SAP HANA Cloud Document Service ist entsprechend problemlos möglich.

Zusammengefasst standardisieren CMIS-Schnittstellen den Zugriff auf unterschiedliche Content-Management-Systeme wie ein DMS. Doxis schließen Sie also beispielsweise per CMIS-Schnittstelle an SAP an. Das sorgt für einen nahtlosen Informationsfluss – im Unternehmen, zwischen Abteilungen, zwischen Plattformen. Ergo: CMIS-Schnittstellen fördern unternehmensweit eine verbesserte Zusammenarbeit und senken Kosten einzig und allein durch die verbesserte Datenverfügbarkeit.