Digitaler Frachtbrief: Der Workflow rund um den CMR-Frachtbrief

Der CMR-Frachtbrief ist seit 1956 eine einheitliche Lösung für die Dokumentierung internationaler Warenbeförderungen, die neben Haftungsfragen auch weitere Rechte und Pflichten aller Beteiligten klärt. Welche das sind und welche Bedeutung die CMR-Regelungen heute für das Transportwesen haben, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Der Frachtbrief ist ein Warenbegleitpapier, das wichtige Informationen zum Absender (Auftraggeber), Empfänger, Frachtführer und den beförderten Gütern enthält. Er dient als Nachweis über den Frachtvertrag, die Übernahme und Ablieferung der Güter.

Frachtbriefe kommen bei verschiedenen Transportmitteln im Frachtverkehr zum Einsatz: im Straßengüterverkehr per Lkw, im Eisenbahnfrachtverkehr per Güterzug, im Luftfrachtverkehr per Flugzeug sowie in der Binnen- und Seeschifffahrt.

Beim CMR-Frachtbrief handelt es sich um ein standardisiertes Beförderungsdokument, das beim internationalen Transport von Gütern im Straßenverkehr auszustellen und mitzuführen ist. Er basiert auf dem CMR-Abkommen – die Abkürzung CMR steht für „Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route“, was frei übersetzt „Übereinkommen über den Beförderungsvertrag im internationalen Straßengüterverkehr" bedeutet.

Das Ziel des Abkommens ist, einheitliche Bedingungen und Regelungen für den internationalen Straßengüterverkehr zu schaffen und den grenzüberschreitenden Transport von Gütern zu erleichtern.

Das CMR-Abkommen wurde 1956 unterzeichnet, in Deutschland ist der CMR-Frachtbrief seit 1962 verpflichtend. Mittlerweile haben 56 Länder die Vereinbarung unterschrieben, darunter alle EU-Staaten, Großbritannien, Russland, Marokko, Tunesien, Iran, die Schweiz, Türkei, Ukraine und viele mehr.

Was unterscheidet einen CMR-Frachtbrief von anderen Frachtbriefen?

Der CMR-Frachtbrief ist eine besondere Form des Frachtbriefs, der für den internationalen Straßengüterverkehr gilt. Das CMR-Abkommen findet immer dann Anwendung, sobald Güter über Landesgrenzen hinweg transportiert werden und eines der beiden Länder (Absende- oder Bestimmungsort) Mitglied des Abkommens ist.

Der Frachtbrief ist ein rechtlich bindendes Dokument, das den Beförderungsauftrag nachweist. Zudem definiert und dokumentiert er die Rechte und Pflichten der beteiligten Parteien, legt Beförderungsbedingungen fest und klärt Haftungsfragen.

Bedeutung der internationalen Einheitlichkeit im Frachtverkehr

Die internationale Einheitlichkeit im Frachtverkehr erleichtert die Beförderung von Waren über Landesgrenzen hinweg und somit den Handel zwischen den Ländern. Durch den standardisierten CMR-Frachtbrief laufen der internationale Transport und die Zollabfertigung wesentlich reibungsloser und effizienter ab, wodurch sich der Aufwand und die Kosten reduzieren.

Zudem sorgt die Einhaltung von internationalen Standards und Vorschriften für mehr Sicherheit. Es wird sichergestellt, dass die Güter ordnungsgemäß verpackt, gekennzeichnet und transportiert werden.

Rechtliche Hintergründe und Regulierungen

Die gesetzliche Grundlage für Frachtbriefe findet sich in erster Linie in den Vorschriften des jeweiligen Landes. In Deutschland sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die ADSp (Allgemeine Deutsche Spediteurbedingungen) entscheidend.

Bei internationalen Transporten greift das CMR-Abkommen über die nationalen Regelungen – sobald eines der beteiligten Länder Mitglied ist. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie von Deutschland aus in ein anderes Land versenden oder aus dem Ausland Waren nach Deutschland transportieren. Falls sich die CMR-Regelungen im Einzelfall nicht anwenden lassen, gelten wieder die nationalen Gesetze.

Das Mitführen des CMR-Frachtbriefs ist in der Regel verpflichtend – anders als im nationalen Güterverkehr. So reichen laut dem Transportrechtsreformgesetz von 1998 im innerdeutschen Transportverkehr auch Begleitdokumente wie Lieferscheine und Lieferlisten aus. Jedoch steht es dem Frachtführer frei, weiterhin die Ausstellung eines Frachtbriefs zu verlangen (§ 408 HGB).

Haftungen im Zusammenhang mit dem Frachtbrief

Grundsätzlich sind Frachtspediteure und Fahrer dazu verpflichtet, die Waren sicher und unbeschädigt an den Bestimmungsort zu überführen. Während der Beförderung sind zudem alle geltenden Vorschriften zu Ladungssicherung, Straßenverkehrsordnung und dergleichen einzuhalten.

Der CMR-Frachtbrief klärt zudem Haftungsfragen, Reklamations- und Verjährungsfristen und regelt die Risiken und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Warentransports, darunter:

• Der Absender ist verantwortlich dafür, dass der CMR-Frachtbrief korrekt und vollständig ausgefüllt ist. Er haftet für die Angaben.
• Der Frachtführer haftet verschuldensunabhängig für alle Verluste und Schäden, die während der Beförderung zwischen Warenübernahme und Ablieferung entstehen, sowie für Verspätungen. Haftungsbegrenzungen sind in Artikel 23 Ziffer 3 CMR geregelt.
• Der Empfänger ist verpflichtet, den Empfang der Ware zu bestätigen. Liegen Schäden oder Verluste vor, sind diese sofort zu melden.

In der Regel stellt der Absender den CMR-Frachtbrief aus. Dieser muss in französischer oder englischer Sprache vorliegen. Weitere Vorgaben zur Form gibt es nicht, die CMR-Regelungen schreiben lediglich den Inhalt vor. So finden Sie online und auf dem Markt unterschiedliche Vordrucke, die Sie nutzen können. Wichtig ist, dass Sie das Frachtpapier wahrheitsgetreu, eindeutig verständlich, in gut lesbarer Schrift und absolut korrekt ausfüllen.

Der Frachtbrief ist in mindestens dreifacher Ausführung auszustellen, die alle vom Absender und dem Frachtführer zu unterschreiben sind. Eine Ausfertigung behält der Absender, eine weitere ist für den Frachtführer bestimmt, das dritte Exemplar begleitet die Ware bis zum Empfänger.

Wie genau Sie den CMR-Frachtbrief ausfüllen und welche Informationen zu den Pflichtangaben gehören, erklärt Ihnen das Video Schritt für Schritt.

2008 wurde die CMR-Vereinbarung um ein Zusatzprotokoll zum e-CMR ergänzt. Das heißt, der CMR-Frachtbrief ist nun auch in elektronischer Form möglich. Aktuell haben laut der International Road Transport Union (IRU) 34 Länder das Zusatzprotokoll unterschrieben und die Mitführung von digitalen Frachtbriefen im nationalen Recht geregelt. Das heißt, der digitale Frachtbrief ist auch nur in diesen Ländern gültig.

In Deutschland ermöglicht seit 2021 das Vertragsgesetz „betreffend den elektronischen Frachtbrief“ die Nutzung von CMR-Frachtbriefen in elektronischer Form.

Vorteile der Digitalisierung im Transportwesen

Die Digitalisierung der CMR-Frachtbriefe hat viele Vorteile:

• Frachtführer und Fahrer müssen keine Frachtbriefe in Papierform mehr mitführen, die leicht verloren gehen, handschriftlich ausgefüllt und teilweise nicht gut lesbar sind. Stattdessen ist der e-CMR jederzeit über den Bordcomputer, Smartphone, Tablet oder ein anderes Endgerät griffbereit.
• Klassische Frachtbriefe in Papierform sind sehr fehleranfällig. Digitale Prozesse helfen dabei, die Papiere fehlerfrei und vollständig auszufüllen.
• Der e-CMR ermöglicht eine digitale Dokumentation der Fracht in Echtzeit. Der Status der Lieferung ist stets nachvollziehbar, der Liefernachweis sofort verfügbar. Der CMR wird digital unterschrieben und kann direkt mit allen Beteiligten geteilt werden.
• Es kommt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung im Transportwesen. Aufträge werden schneller bearbeitet und alle beteiligten Parteien arbeiten reibungslos digital zusammen.
• Durch den verringerten Verwaltungsaufwand sparen Sie Kosten.
• Die Digitalisierung schont die Papierressourcen und trägt zu mehr Nachhaltigkeit bei.

So funktionieren digitale Frachtbriefe

1. Der Absender erstellt den digitalen Frachtbrief und signiert ihn elektronisch.
2. Der digitale Frachtbrief wird automatisch an die e-CMR-Plattform übermittelt.
3. Die e-CMR-Plattform stellt den signierten Frachtbrief allen beteiligten Parteien in der Lieferkette zur Verfügung.
4. Der Fahrer erhält den digitalen Frachtbrief auf seinem Smartphone oder Tablet und hat während der Beförderung mobilen Zugriff auf alle Informationen.
5. Den Status der Lieferung aktualisiert der Fahrer in Echtzeit.
6. Der Empfänger öffnet den digitalen Frachtbrief auf seinem Gerät und kann die Lieferungsinformationen einsehen.
7. Bei der Ablieferung quittiert der Empfänger den Empfang digital.

Tipp: Mehr zur elektronischen Signatur, den verschiedenen Arten, Vorteilen und wie sie funktionieren, erfahren Sie in unserem Glossar.

Digitale Frachtbriefe im ECM verwalten

Die Voraussetzung für eine reibungslose Verarbeitung und Verwaltung von digitalen Frachtbriefen ist eine geeignete Software. Mit einem Enterprise Content Management System (ECM) bringen Sie Ordnung in Ihre Frachtdokumente und bauen automatische Workflows rund um Ihre Frachtbriefe auf:

• Als umfassendes Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt Sie das ECM dabei, große Mengen an Dokumenten zu verwalten, zu verschlagworten und in den richtigen elektronischen Akten abzulegen. So sind die Informationen immer leicht auffindbar.
• Sie bilden alle Dokumente zu speziellen Prozessen, Kunden und Aufträgen zentral über eine Plattform ab. Über geeignete Schnittstellen zu Drittsystemen wie CRM und ERP führen Sie alle relevanten Informationen zusammen, was Ihnen beispielsweise auch beim Ausfüllen des CMR-Frachtbriefs hilft.
• Mit dem ECM automatisieren Sie Ihre Workflows und verknüpfen bestimmte Ereignisse mit Aufgaben und Folgeprozessen. Zum Beispiel erhält der zuständige Mitarbeiter automatisch eine Nachricht, wenn der Frachtbrief unterzeichnet ist oder das Lieferdatum wird automatisch im ERP-System hinterlegt. Die Workflows lassen sich individuell nach Bedarf konfigurieren.
• Mobile ECM-Versionen ermöglichen es Frachtfahrern, Echtzeitinformationen bereitzustellen, Frachtbriefe digital zu unterschreiben und zu quittieren sowie unkompliziert mit anderen Beteiligten in der Lieferkette zu kommunizieren.
• Für Frachtbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Im ECM-System können Sie Ihre Frachtpapiere rechtssicher digital archivieren.

Das CMR-Abkommen und die digitale Transformation erleichtern das internationale Transportwesen enorm. Die einheitlichen Regelungen, digitalisierten Prozesse und Automatisierungsmöglichkeiten machen den Handel zwischen den Ländern und die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten der Lieferkette wesentlich effizienter, schneller und kostengünstiger.

Die Europäische Union unterstützt diese Entwicklung und plant, den digitalen CMR-Frachtbrief ab 2026 EU-weit verbindlich zu machen. Dann profitieren Sie europaweit von den Vorteilen elektronischer Frachtpapiere.