Wie globale Logistikunternehmen ihr Informationsmanagement optimieren

Welche Ziele haben für die Logistikunternehmen derzeit Priorität? Flexiblere und effizientere Abläufe stehen angesichts der gestiegenen Kundennachfrage und der wachsenden globalen Geschäftstätigkeit an erster Stelle. Unerlässlich für einen reibungslosen Logistikbetrieb ist dabei ein effektives Informationsmanagement.

Auf dem schnelllebigen globalen Markt von heute ist es wichtig, rechtzeitig genaue Daten generieren und analysieren zu können, um entsprechende Entscheidungen zu treffen. Ein gut strukturiertes Informationsmanagementsystem stellt sicher, dass die Daten über die gesamte Lieferkette hinweg zur Verfügung stehen – von der Beschaffung bis hin zum Vertrieb. 

Mit einem modernen ECM-System können Logistikunternehmen:

• Fundierte Entscheidungen treffen
• Transportwege optimieren
• Lagerbestände verwalten
• Schnell auf unvorhergesehene Situationen reagieren
• Betriebliche Effizienz verbessern
• Anpassungsfähigkeit für Erfolg auf den dynamischen Logistikmärkten steiger

Durch die Zentralisierung des Informationsmanagements können sie außerdem:

• Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Akteuren verbessern
• Ein synchronisiertes und reaktionsschnelleres Logistik-Ökosystem fördern
• Den Weg für die Integration von KI- und Automatisierungsfunktionen ins geschäftliche Ökosystem ebnen

Dies gilt besonders für weltweit führende Logistikunternehmen wie DHL, Kombiverkehr, TGW Logistics und Deutsche Bahn, die moderne und intuitive ECM-Systeme zur Optimierung ihrer Abläufe eingeführt haben. Im Folgenden analysieren wir, wie diese Unternehmen ihre Ziele erreichen und als Beispiel für andere vorangehen. 

DHL betreibt derzeit das weltweit größte globale Dokumentenarchiv. Allerdings stand das internationale Kurier- und Logistikunternehmen vor einer großen Herausforderung: Dezentralisierte Systeme führten zu einem uneinheitlichen Zugriff auf elektronische Dokumente, was hohe Betriebskosten und eine eingeschränkte Funktionalität ohne garantierte Antwortzeiten nach sich zog.

Was waren die Ziele von DHL? Die weltweite Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, mehr Flexibilität und ein Echtzeit-Zugriff auf Archivdokumente für rund 32.000 Nutzerinnen und Nutzer – unabhängig von ihrem weltweiten Standort.  

Um diese Ziele zu erreichen, war eine effiziente Lösung für das Dokumentenmanagement erforderlich, die skalierbar und standardisiert sein sollte, damit alle im Unternehmen damit arbeiten können. Die Antwort? Doxis Intelligent Content Automation von SER. Martin Treder, der während der Auswahlphase im Team von DHL Express war, erklärt: „Die Antwort lag die ganze Zeit vor unserer Nase – gleich auf der anderen Rheinseite bei SER.“ 

Die Einführung des Global Imaging Archive (GIA) war für DHL der Beginn einer neuen Ära. Dabei handelte es sich jedoch nicht nur um ein Archiv, sondern um eine hochverfügbare Lebensader für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten. Die Lösung erwies sich als skalierbar für schnell wachsende Dokumentenvolumina, Funktionalitäten, Nutzerinnen und Nutzer – und gewährleistete so globale Zugänglichkeit. 

Mit Doxis hat DHL nicht nur bestehende Herausforderungen gemeistert, sondern auch neue Maßstäbe für das globale Dokumentenmanagement gesetzt.

Lesen Sie die Fallstudie hier.

Die Deutsche Bahn wollte ihr Enterprise Content Management innerhalb der vielfältigen Unternehmensgruppe standardisieren. Mit der neuen Plattform BCM (Bahn Content Management), hat sie dieses Ziel erreicht. Die Plattform ist zum Eckpfeiler der ECM-Strategie geworden und ermöglicht ein nahtloses Dokumentenmanagement im gesamten DB-Konzern. 

Das neue BCM sollte durchgängige und standardisierte Informationsprozesse schaffen, um die Prozessgeschwindigkeit und -qualität zu verbessern sowie die Einhaltung gesetzlicher bzw. aufsichtsrechtlicher Anforderungen sicherzustellen und nachzuweisen. 

Basierend auf den Anforderungen der Deutschen Bahn sollte die neue ECM-Plattform Workflow-Funktionen beinhalten, um Prüfern und Aufsichtsbehörden die Nachverfolgung von Prozessen und Abläufen für archivierte Dokumente zu ermöglichen. Differenzierte Zugriffsrechte sollten einen wirksamen Schutz für kritische und vertrauliche Informationen gewährleisten. 

Die Unternehmen der Deutschen Bahn haben nun schnellen Zugriff auf die neuesten Technologien. Die Geschäftsprozesse und -abläufe werden dadurch effizienter, schlanker und moderner. Mit der steigenden Zahl der Anwendungen im DB-Konzern wächst auch das Know-how, das von einem Bereich zum nächsten weitergegeben werden kann.

Derzeit profitieren rund 60.000 Nutzerinnen und Nutzer von diesem konsolidierten System. In der BCM-Plattform sind bereits 0,8 Milliarden Dokumente archiviert.  

„Mit Doxis ist es uns gelungen, eine einheitliche elektronische ECM-Infrastruktur zu schaffen, die sich als Konzernstandard integrieren lässt“, so Thomas Schnell, Leiter der fachlichen Betriebsführung für die Plattform BCM bei DB Systel.  

Erfahren Sie, wie die Deutsche Bahn ihre Abläufe mit Doxis optimiert.  

Für Kombiverkehr, einen Logistikdienstleister, der sich auf den kombinierten Verkehr Straße-Schiene in Europa spezialisiert hat, stellte die Bearbeitung der komplexen Zolldokumentation eine große Herausforderung dar. Die manuellen Schritte waren zeitaufwändig und die vornehmlich papierbasierten Prozesse führten zu langen Transferzeiten und Transportverzögerungen. Hinzu kam, dass die Vertriebsgebiete keinen Zugriff auf die benötigten Informationen hatten, was den Kundensupport erschwerte.

Mit einer cloudbasierten ECM-Plattform fand das Unternehmen eine zukunftssichere Lösung, um die Zollverfahren zu beschleunigen, den Kundenservice zu verbessern und Risiken zu minimieren. Mit der automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen und der workflowgesteuerten Vorgangsbearbeitung wurden die Auftragsprozesse und das Forderungsmanagement verbessert. E-Akten ermöglichten dem Personal einen 360-Grad-Überblick über Geschäftspartner und Forderungen. Die Archivierungsfunktion sorgt dafür, dass alle Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden.   

Wie funktioniert die automatische Rechnungsbearbeitung bei Kombiverkehr? Erfahren Sie es in unserer Fallstudie.  

Durch diese Umstellung wurden die Arbeitsabläufe optimiert, sodass die Kunden heute schneller und effizienter bedient werden können. Zeitaufwändige manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an und Kombiverkehr profitiert von einer schnellen Zolldokumentation. 

Christian Franz, der kaufmännische Leiter, betont: „Mit Doxis haben wir eine zukunftssichere SaaS-Lösung für das ECM implementiert.“ Diese Umstellung verbessert nicht nur den Kundenservice, sondern verringert auch Risiken und stellt die Geschäftskontinuität sicher. 

TGW Logistics ist auf interne Logistiklösungen spezialisiert. Eine Herausforderung des Unternehmens bestand darin, CAD-Zeichnungen team- und standortübergreifend zu verwalten. Die Teams liefen Gefahr, mit Dateien zu arbeiten, die nicht mehr auf dem letzten Versionsstand waren. Das Unternehmen stellte auf eine moderne ECM-Plattform um und integrierte CAD Manager für die effiziente Verwaltung und Archivierung von Zeichnungen, die in AutoCAD erstellt werden. Dadurch und mit der Ablösung des Altsystems konnte TGW die Versionskontrolle und die globale Verfügbarkeit sicherstellen und Inkonsistenzen in den Datenbeständen beseitigen. 

Dank der Integration von CAD Manager hat TGW Logistics nun einen umfassenden Überblick über seine Projektdaten und kann die internen Prozesse nahtlos optimieren. Die globalen Teams haben jetzt Zugriff auf technische CAD-Zeichnungen, die für Kalkulationen und Kontrollplanungen benötigt werden. Sie arbeiten immer mit den aktuellsten Versionen der Dokumente und Zeichnungen, was Fehler reduziert und den Zeitaufwand für die gemeinsame Erstellung von Anlagenplänen verringert. 

Lesen Sie die Fallstudie von TGW hier.

Zusammenfassend lässt sich sagen: ECM-Lösungen haben sich als leistungsstarke Katalysatoren für Effizienz und Wachstum in der Logistikbranche erwiesen. Durch den Einsatz dieser Technologien können Logistikunternehmen nicht nur informationsbasierte Abläufe optimieren, sondern auch ihre Zukunftssicherheit in einem sich ständig weiterentwickelnden Markt verbessern.