Ganz nach dem Motto „never change a running system“ setzen viele Unternehmen auch heute noch auf ihre Legacy-Systeme. Laut einer aktuellen Studie sind in 44 Prozent der Unternehmen mindestens die Hälfte der geschäftskritischen Bestandssysteme schon lange in Betrieb. In 54 Prozent der Unternehmen kommen dabei noch immer Großrechner, sogenannte Mainframes, zum Einsatz.

Das Festhalten an Legacy-Anwendungen kann in Zeiten der Digitalisierung jedoch verheerend sein. So sehen sich insbesondere auch Banken und Finanzdienstleister durch den wachsenden Markt von FinTechs und digitalen Banken enorm unter Druck: Es wird Zeit, sich von sperrigen Mainframes zu verabschieden, die veralteten Legacy-Systeme abzulösen und in die Cloud umzuziehen.

Lesen Sie hier, warum es sich auch für Sie lohnen kann, Ihre laufenden Systeme zu ändern.

„Legacy“ bedeutet übersetzt „Vermächtnis“ oder „Erbe“. In diesem Sinne sind Legacy-Systeme Anwendungen, die geschäftskritisch für das Unternehmen sind, sich über die Jahre etabliert haben und über einen langen Zeitraum betrieben werden.

Legacy-Systeme zeichnen sich meist durch eine monolithische Architektur aus. Das heißt, sie sind in sich geschlossene und unabhängige Standalone-Systeme, zum Beispiel eigens entwickelte Kundenmanagement-Systeme oder komplexe Archivsysteme.

Sie erfüllen zuverlässig ihren Zweck, auch wenn sie nach dem heutigen Stand veraltet sind. Eine solche historisch gewachsene, in der IT-Infrastruktur fest verankerte Legacy Software oder Hardware – oft handelt es sich dabei tatsächlich um eine Kombination aus beidem – bezeichnet man daher auch als Altsystem.

Probleme von Legacy-Systemen

Nicht immer ist ein Vermächtnis eine gute Sache – ein Altsystem kann mit der Zeit auch zu einer „Altlast“ werden. Folgende Probleme bringen Legacy-Systeme mit sich:

• Sie bremsen das Wachstum. Altsysteme verlangsamen die digitale Transformation. Das wirkt sich auf die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens aus.
• Sie sind mit hohem Aufwand und hohen Kosten verbunden. Komplexe, großrechnerbasierte Individuallösungen sind sehr ressourcenaufwendig. Die Wartung und Pflege sind mit hohen Kosten verbunden, teilweise gibt es keinen Herstellersupport mehr und es braucht spezielles Fachwissen, um die veralteten Systeme weiter zu betreiben.
• Sie lassen sich nur schwer modernisieren. Legacy-Systeme lassen sich kaum oder nur unter sehr hohem Aufwand an neue Gesetze und Anforderungen anpassen. Oft entwickeln Unternehmen, die trotzdem weiterhin an ihren Legacy-Systemen festhalten, vielfältige Workarounds. Diese beeinträchtigen jedoch die Produktivität und verkomplizieren das System zusätzlich. Durch fehlende Sicherheitsupdates entstehen zudem nicht zu vernachlässigende Sicherheitslücken.
• Sie sind wenig resilient. Legacy-Systeme sind oft sehr anfällig für Ausfälle und Störungen, die zu großen Beeinträchtigungen im Geschäftsbetrieb führen können.
• Sie lassen sich nicht mit neuer Technologie kombinieren. Legacy-Systeme sind meist nicht holistisch gedacht. Es gibt keine Möglichkeit, andere Systeme anzuschließen und Technologien zu kombinieren.
• Sie ermöglichen keine Cloudmigration. Die Daten und Funktionen sind nur über einen zentralen Standort erreichbar, es gibt keinen mobilen Zugriff. Eine Cloudmigration ist meist nicht möglich.

Altsystem ablösen – das sind die Vorteile

Der Fortschritt der Technologie sowie geänderte Marktanforderungen setzen jedes Unternehmen früher oder später vor die Entscheidung, ob eine Investition in die Altsysteme weiterhin sinnvoll ist. In den meisten Fällen ist eine Ablösung die bessere Lösung. Diese bringt viele Vorteile:

Erhöhte Datensicherheit und Datenschutz

Die Implementierung von modernen Systemen, die nicht nur auf dem aktuellen Stand der Technik sind, sondern auch alle geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllen, hilft Ihnen dabei, die Sicherheit zu erhöhen und Ihre Compliance-Vorgaben einzuhalten. Das betrifft zum Beispiel den Datenschutz und die revisionssichere Archivierung.

Mehr Flexibilität

Mit der Ablösung von Legacy-Systemen gewinnen Sie an Flexibilität, auch was die Anpassung an neue gesetzliche Regelungen angeht. Moderne Systeme wachsen mit Ihnen und Ihren Anforderungen.

Einsparpotenziale

Indem Sie kostenintensive Mainframes und wartungsaufwendige Altsysteme ablösen, sparen Sie langfristig viele Kosten.

Gesteigerte Effizienz

Mit Systemen, die auf dem neuesten Stand sind und den aktuellen Anforderungen entsprechen, können Sie Ihre Effizienz und Produktivität steigern.

Vielfältige Integrationsmöglichkeiten

Viele moderne Systeme verfügen standardmäßig über vielfältige Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten. So können Sie eine ganzheitliche IT-Architektur aufbauen, flexibel mit verschiedenen Systemen arbeiten und Informationen austauschen. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Systeme für Enterprise Content Management (ECM) und Enterprise Resource Planning (ERP) verbinden, erhalten Sie eine starke Lösung, um Ihre Unternehmensprozesse zu steuern.

Automatisierungsmöglichkeiten

Wenn Sie Ihre Altsysteme ablösen, sind Sie nicht mehr länger auf eine (veraltete) Technologie beschränkt, sondern können alle Möglichkeiten ausschöpfen. Nutzen Sie zum Beispiel künstliche Intelligenz, um Prozesse zu automatisieren.

Skalierbarkeit

Neue Systeme sind besser skalierbar, was zum Beispiel notwendig ist, wenn Sie neue Standorte eröffnen, sich die Belegschaft vergrößert oder Sie neue Geschäftsfelder erschließen. Durch die Ablösung von Legacy-Systemen können Sie Ihrem Unternehmenswachstum den entscheidenden Boost verschaffen.

Mobile Cloud-Lösungen

Viele moderne Systeme bieten Ihnen eine einfache Cloudmigration. So stehen Ihnen alle Daten und Funktionen jederzeit und von überall in der Cloud zur Verfügung. Dadurch heben Sie Datensilos auf und verbessern die Kollaboration. Ihre Mitarbeiter* können so beispielsweise auch völlig remote mit Ihren Anwendungen arbeiten.

Hey Doxi, nenne mir bitte den Ablauf einer Migration!

Insbesondere bei veralteten Systemen für das Dokumentenmanagement und die Archivierung ist es sinnvoll, diese durch moderne Enterprise-Content-Management-Lösungen wie Doxis zu ersetzen. Damit gewinnen Sie zum einen mehr Rechtssicherheit, zum anderen auch an Transparenz, Flexibilität und Effizienz. Unsere ECM-Plattform wird zudem kontinuierlich weiterentwickelt – so bleibt Ihr Unternehmen zukunftsfähig.

1. Datenaufbereitung und -bereinigung

Für eine saubere Migration in das neue System steht im ersten Schritt eine Datenaufbereitung an. Das Ziel ist, die Daten so vorzubereiten, dass Sie sie in den neuen Anwendungen optimal nutzen können. Dazu müssen sie unter anderem strukturiert, bereinigt, transformiert und bei Bedarf aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.

Mit unserem 4-Stufen-Migrationskonzept stellen wir sicher, dass Ihre Dokumentenbestände bei der Umstellung zu Doxis vollständig und korrekt übernommen werden, sodass Sie im neuen System mit einem hochwertigen Datenbestand durchstarten können.

2. Sukzessive Ablösung durch Fast Starters

Für eine sukzessive Ablösung stellen wir Ihnen die Doxis Fast Starters zur Verfügung. Das heißt, Ihr IT-Team kann schon vom ersten Tag an damit beginnen, Standardworkflows zu implementieren und diese mit Key Usern zu testen. Die Implementierung der individuellen Geschäftsprozesse läuft währenddessen im Hintergrund.

Dank der intuitiv bedienbaren Oberfläche und der unkomplizierten No-Code-Anpassungen der Fast Starters können Sie Ihre Digitalisierungsprojekte schnell und einfach realisieren – auch ohne tiefes technisches Know-how. So ist eine reibungslose Migration ganz ohne Ausfallzeiten im laufenden Betrieb möglich.

3. Neue und einheitliche Workflows

Mit Doxis können Sie Ihre Prozesse rundum neu strukturieren, individuell anpassen und vereinheitlichen. Dabei haben Sie dank unserer KI-gestützten Lösungen viele Automatisierungsmöglichkeiten.

4. Anbindung an bestehende IT-Systemlandschaft

Eine große Stärke von Doxis ist, dass sich das System einerseits unkompliziert in Ihre bestehende Systemlandschaft einbinden lässt. Auf der anderen Seite kann es aber auch als führendes System fungieren und bietet dabei viele hilfreiche Schnittstellen, zum Beispiel zu SAP.

So können Sie problemlos mehrere Legacy-Ablösungen kombinieren. Wenn Sie beispielsweise auf die Cloud-Lösung von SAP umsteigen, können Sie durch ein modernes ECM-System gleichzeitig auch Ihr Archiv modernisieren und Ihre dokumentenbezogenen Prozesse optimieren.

5. Unternehmensweiter Roll-out

Die Daten sind migriert, die Workflows definiert und die Integrationen vorbereitet – dann steht dem unternehmensweiten Roll-out Ihres neuen Systems nichts mehr im Wege. Vergessen Sie nicht, all Ihre Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, bieten Sie Schulungen und Workshops an, damit alle das neue IT-System optimal nutzen. Gerne stehen wir Ihnen vor, während und auch nach der Umstellung mit unserem umfassenden Support zur Seite.

Aus Alt mach Neu: Warum sich die Ablösung von Legacy-Systemen lohnt

Auf den ersten Blick wirkt die Ablösung etablierter Altsysteme wie eine aufwendige und kostenintensive Mammutaufgabe, denen viele Unternehmen verständlicherweise lange aus dem Weg gehen. Denn warum sollten sie etwas ändern, das so viele Jahre funktioniert hat? Die Antwort: Weil es meist gar nicht so reibungslos funktioniert, wie es auf den ersten Blick scheint, und weil es bei neuen Anforderungen schnell an seine Grenzen kommt.

Die Umstellung auf moderne Systeme ist eine Investition in die Zukunft, die unmittelbar Ergebnisse zeigt. Die SEW-Eurodrive erzielte laut der Forrester TEI-Studie einen ROI von 336%.

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Dafür braucht es auch durchdachte Migrationsstrategien: Wir von SER unterstützen Sie bei der Ablösung Ihrer alten Dokumentenmanagement- und Archivsysteme und der Umstellung auf unsere moderne Enterprise-Content-Management-Lösung Doxis. 

* Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist