SAP-Archivierung: Dokumente revisionssicher ablegen

Unternehmen sind nach GoBD dazu verpflichtet, geschäftsrelevante digitale Dokumente nach einer bestimmten Aufbewahrungsfrist revisionssicher aufzubewahren. Das stellt Unternehmen vor Herausforderungen: SAP bietet kein revisionssicheres Archiv. Gleichzeitig steigt die Menge an zu verwaltenden Daten und Dokumenten kontinuierlich. Das erhöht den Verwaltungsaufwand.

Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie die revisionssichere Ablage in SAP mit der Hilfe von Schnittstellen zu Drittsystemen effizient gelingt.

Datenarchivierung vs. Dokumentenarchivierung: Wo liegen die Unterschiede?

In SAP unterscheiden Sie zwischen der Datenarchivierung und der Dokumentenarchivierung.

Datenarchivierung

Die Datenarchivierung beschreibt die langfristige Aufbewahrung und Speicherung von nicht mehr aktiv genutzten Daten. Unternehmen sind in der Pflicht, solche Daten zum frühestmöglichen Zeitpunkt in geeigneten Systemen revisionssicher zu archivieren.

Bei Bedarf haben Sie weiterhin Zugriff, wobei die Funktionen für die Bearbeitung eingeschränkt sind. Als Archivierungsobjekt sind die Daten nicht mehr veränderbar.

Dokumentenarchivierung

Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte geschäftsrelevante Dokumente für eine gesetzlich definierte Aufbewahrungsfrist revisionssicher zu archivieren, wie Verträge, Rechnungen oder Jahresabschlüsse. Welche Voraussetzungen ein digitales Archiv erfüllen muss, ist in den GoBD festgehalten.

Was ist revisionssichere Archivierung?

Allgemein versteht man unter revisionssicherer Archivierung die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten in einer auffindbaren und nachvollziehbaren Form. Sie müssen unter anderem vor nachträglicher Änderung, Fälschung oder Manipulation geschützt sein. Archivierte Dateien können Sie nachträglich nicht mehr bearbeiten.

Wie genau Archivierungsobjekte vorliegen müssen, um als revisionssicher zu gelten, ist in den GoBD geregelt. In Ablagesystemen verwahren Sie Archivierungsobjekte ordnungsgemäß und vollständig. Eine Versionshistorie macht dabei Änderungen in den Dokumenten sichtbar. So sind sämtliche Geschäftsaktivitäten nachvollziehbar. Erst das gewährleistet die Prüfbarkeit der Dateien – und das zu jedem Zeitpunkt: Die revisionssichere Archivierung schützt Daten und Dokumente vor Verlust.

Lesetipp: Mehr zu den GoBD und zur Revisionssicherheit erfahren Sie in unserem Glossar.

Das Problem bei der Archivierung mit SAP

In SAP sichern Sie Daten und Dokumente auf einem Content Server, also einer separaten Instanz. Die reine Ablage von Dokumenten ist nicht synonym mit der Archivierung zu verstehen. Korrekte Archivierungssysteme berücksichtigen gesetzliche Anforderungen und erfüllen die Grundlagen der digitalen Archivierung.

Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Simple Ablagen wie der Content Server von SAP sind nicht revisionssicher und erfüllen nicht die gesetzlichen Mindestanforderungen. Für eine rechtssichere Archivierung benötigen Sie also Drittsysteme, die über eine Schnittstelle an SAP angebunden sind und ein revisionssicheres Archiv für Dokumente bieten.

Revisionssichere Archivierung mit einem Drittsystem

Externe Archivsysteme wie ein zertifiziertes Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management System (ECM-System) verwahren Informationen revisionssicher. Idealerweise bietet die Software eine Standardschnittstelle zu SAP. Diese gewährleistet den Informationsfluss in beide Richtungen.

Wie sieht das Ganze in der Praxis aus?

· Arbeiten Sie wie gewohnt in SAP und legen Sie beispielsweise einen neuen Lieferanten* an.

· Das löst ein Event in dem DMS aus und erstellt automatisch eine passende Lieferantenakte.

· In der Lieferantenakte wird nun jedes Dokument und jede Datei, die für den Lieferanten relevant ist, abgelegt.

· Über die Schnittstelle können Sie direkt in SAP auf die Dokumente und Dateien im DMS bzw. ECM-System zugreifen.

Revisionssichere Archivierung in einem DMS oder ECM?

Dokumentenmanagement-System

Ein Dokumentenmanagement-System verwaltet alle Dokumente Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort – von der Erstellung bis zur Löschung. Das inkludiert auch die revisionssichere Archivierung von Dokumenten wie Rechnungen, Verträge, Bewerberdaten oder Transaktionsbelege.

Übrigens: Ein DMS verwaltet alle Informationen auch DSGVO-konform. Revisionssicherheit schließt die rechtskonforme Verarbeitung sensibler und persönlicher Daten ein.

Enterprise Content Management System

Ein Enterprise Content Management System kann dagegen noch viel mehr. Das Herzstück bildet meist ein DMS und wird durch unterschiedliche Software ergänzt, um ganze Geschäftsprozesse aufzusetzen und weitestgehend zu automatisieren. Eine Schnittstelle zu SAP erweitert das System zusätzlich um ECM-Funktionalitäten.

Beispielsweise werden durch die OCR-Texterkennung und automatisierte Datenextraktion im DMS Informationen eines eingescannten Dokumentes erfasst und strukturiert. Anschließend überträgt das ECM die Informationen an SAP. Integrieren Sie neben SAP weitere Drittsysteme, wie Microsoft Office, Salesforce oder SAP SuccessFactors, werden fließende Workflows über mehrere Systeme möglich.

Beispiel: SAP SuccessFactors Archivlösung mit einem ECM-System

Anhand des Beispiels von SuccessFactors zeigen wir Ihnen, wie ein ECM-System die Datenarchivierung in SAP revisionssicher gestaltet. SAP SuccessFactors bezeichnet sich selbst als Human Experience Management Suite, die Lösungen für den HR-Bereich vom Recruiting bis zum Learning Management beinhaltet

Hey Doxi, wie funktioniert die Datenarchivierung durch ein ECM-System innerhalb von SAP SuccessFactors?

Vorteile der Archivierung von Dokumenten und Daten aus SAP in einem ECM-System

Aus der Kombination eines ECM-Systems mit SAP ergeben sich vor allem vier Vorteile:

1. Compliance: Dateien und Daten sind revisionssicher archiviert, was in SAP allein nicht möglich ist.
2. Single Source of Truth: Alle Dokumente sind innerhalb einer Software gespeichert.
3. Effiziente Technologien: Durch die Nutzung moderner Technologien im ECM, wie OCR, KI und Machine Learning, können Sie Geschäftsprozesse automatisieren und effizienter gestalten.
4. Vermeidung von Medienbrüchen: ECM-Systeme integrieren die revisionssichere Archivierung nahtlos in SAP ohne umständliche Software-Absprünge.

SAP und das ECM-System tauschen untereinander Informationen aus. Auch die Kommunikation zwischen den Systemen und dem Anwender erfolgt nahtlos. Das bedeutet, dass Sie alle Arbeitsschritte weiterhin in SAP umsetzen. Das ECM-System arbeitet im Hintergrund. Sie müssen SAP weder für die Archivierung noch für die Ansicht von Dokumenten verlassen.

Zusätzliche Vorteile entstehen aus den Technologien, die ein ECM-System bereitstellt. Bestandteil eines ECM-Systems ist beispielsweise die OCR-Technologie in Kombination mit KI. Die daraus gewonnenen Effizienzgewinne in der Anwendung sparen Zeit und Ressourcen. So gestalten Sie Ihr nächstes Archivierungsprojekt noch schneller und automatisierter – natürlich direkt im SAP-System.

Fazit: Datenarchivierung mit SAP revisionssicher gestalten

Zusammengefasst erfüllen Archivdateien in SAP standardmäßig nicht die Anforderungen der Abgabenordnung (AO), GoBD und des HGBs. Gemäß dieser Vorschriften sind Dokumente, Daten und Akten geschützt zu verwahren. Mithilfe eines ECM-Systems oder DMS ist die revisionssichere Archivierung innerhalb von SAP dennoch möglich. Als Bestandteil der Infrastruktur archiviert das ECM-System Dateien und Dokumente vorschriftsmäßig. Der Zugriff und die Verwaltung erfolgen weiterhin im SAP-System. Das vereinfacht Arbeitsabläufe und macht sie effizienter. Die automatisierten Abläufe halten zudem Potenziale für das Datenmanagement bereit: Ressourcen setzen Sie fortan optimiert ein.

Häufig gestellte Fragen zur Archivierung in SAP