Wie IT-Verantwortliche die Migration auf SAP S/4HANA vorbereiten können

SAP stellt SAP ECC zugunsten von SAP S/4HANA ein, hauptsächlich, um mit den neuen technologischen und geschäftlichen Anforderungen Schritt zu halten. Es handelt sich um einen grundlegenden Wandel in der ERP-Architektur, bei dem es in erster Linie um die Modernisierung der Prozesse geht. Auch wenn ECC nach wie vor robust läuft, basiert es auf einer älteren Datenbanktechnologie als S/4HANA, das mit der schnellen In-Memory-Datenbank SAP HANA arbeitet. Die Vorteile sind Echtzeit-Analysen, eine schnellere Datenverarbeitung und eine nahtlose Integration mit neuen Technologien wie KI und maschinellem Lernen.

Nach 2030 erhalten Unternehmen keine kritischen Updates und auch keine Sicherheitspatches mehr. Wer trotzdem dabeibleiben will, muss mit potenziell höheren Betriebsrisiken rechnen und tiefer in die Tasche greifen, da die Wartung nur noch über Drittanbieter erfolgen kann. Durch die Migration auf SAP S/4HANA erhalten Unternehmen Zugang zu über 600 neuen Funktionen, verbesserten Analysen und einem insgesamt agileren, skalierbaren System, das die digitale Transformation der einzelnen Branchen unterstützt.

Die zentralen Funktionen von SAP S/4HANA:

• Umbau der Systemarchitektur
  Mit der Einführung eines vereinfachten Datenmodells und einer neu gestalteten Benutzeroberfläche läutet SAP S/4HANA einen grundlegenden Wandel der Systemarchitektur ein. Mit der Migration wird die Grundstruktur Ihres ERP-Systems also ordentlich umgekrempelt, was es notwendig macht, Ihre bestehenden Anpassungen und Integrationen sorgfältig zu überdenken.
  
  
• Verbesserte Datenverarbeitung und höherer Durchsatz
  Eine Besonderheit von SAP S/4HANA ist die neue In-Memory-Datenverarbeitung, die eine Abkehr von der festplattenbasierten Verarbeitung der Vorgängerlösung darstellt. Diese Weiterentwicklung reduziert das Datenvolumen erheblich und beschleunigt die Datenverarbeitung, was Echtzeit-Analysen und -Einblicke erleichtert.
  
  
• Migrationspfad und Optionen
  Die Migration auf SAP S/4HANA ist mit komplexen Entscheidungen verbunden. IT-Verantwortliche müssen die Vor- und Nachteile eines kompletten Neuanfangs (Greenfield-Ansatz) oder einer Aktualisierung bestehender Systeme (Brownfield-Ansatz) sorgfältig abwägen. Jede Strategie hat unterschiedliche Auswirkungen auf die Datenmigration, die Schulung von Mitarbeitenden und mögliche Ausfallzeiten.
  
  
• Integration in Cloud- und Hybrid-Umgebungen
  SAP S/4HANA spiegelt die Vielseitigkeit moderner IT-Umgebungen wider und unterstützt verschiedene Bereitstellungsmodelle, einschließlich On-Premise-, Cloud- und Hybrid-Optionen. Dank dieser Flexibilität können IT-Verantwortliche die Systembereitstellung individuell auf die strategischen IT-Roadmaps und Cloud-Richtlinien ihres Unternehmens abstimmen.

Wenn Sie möglichst früh auf SAP S/4HANA migrieren, können Sie Ihre Systeme zu Ihren eigenen Bedingungen optimieren. Durch die frühzeitige Einführung kann Ihr Team potenziellen Engpässen und Komplexitäten zuvorkommen und gleichzeitig von den erweiterten Funktionen von SAP S/4HANA in Bereichen wie Cloud-Integration und Data Warehousing profitieren. Wer jetzt migriert, hat mehr Kontrolle über den Zeitplan, die Ressourcen und nötige Anpassungen. Dadurch ist es einfacher, die allgemeinen Unternehmensziele von Anfang an mitzuberücksichtigen, anstatt erst später auf externe Einflüsse zu reagieren.  

Durch eine frühzeitige Migration profitieren Sie schneller von folgenden Vorteilen:

• Verbesserte geschäftliche Agilität
  Eine frühzeitige Migration auf SAP S/4HANA ermöglicht Ihrem Unternehmen die Umstellung auf ein agileres Betriebsmodell. Durch schnellere Entscheidungen und schlankere Prozesse können Sie effektiver auf Marktschwankungen, Kundenanforderungen und interne Geschäftsveränderungen reagieren. Außerdem haben Ihre Teams dadurch mehr Zeit, sich an das System anzupassen und ihre Abläufe zu optimieren, was langfristig für einen reibungsloseren Übergang sorgt.
  
  
• Ein zukunftssicherer Betrieb
  Auch wenn SAP ECC offiziell noch bis 2030 unterstützt wird, entwickelt sich die Technologielandschaft ungebremst weiter. Wenn Sie bereits jetzt migrieren, profitieren Sie von neuen Updates, Innovationen und Technologien, sobald diese auf den Markt kommen, und müssen nicht später im Hauruck-Verfahren reagieren. Eine proaktive Migration verringert zudem das Risiko, hinter Konkurrenten zurückzufallen, die bereits auf eine zukunftssichere Plattform umgestiegen sind.
  
  
• Finanzielle Überlegungen
  Eine frühzeitige Migration bringt oft Kostenvorteile mit sich. Je näher die Frist 2030 rückt, desto teurer und schwieriger werden Ressourcen wie Berater, Migrationsspezialisten und technischer Support zu beschaffen sein. Wenn Sie dieser steigenden Nachfrage zuvorkommen, vermeiden Sie unnötige Preissteigerungen, sichern sich Zugang zu kompetenten Fachleuten und minimieren kostspielige Ausfallzeiten, die mit einer späten Migration kommen können.
  
  
• Betriebliche Resilienz
  Eine frühzeitige Migration bedeutet, die betriebliche Resilienz in die langfristige Strategie Ihres Unternehmens einzubeziehen. Die fortschrittliche Architektur von SAP S/4HANA sorgt für eine höhere Systemstabilität mit weniger Unterbrechungen im Tagesgeschäft. Das wiederum heißt weniger Probleme mit Systemausfällen oder Verzögerungen beim Datenabruf, was die nötigen Voraussetzungen für langfristige Ausfallsicherheit und Zuverlässigkeit schafft.

Bevor Sie sich an die Vorbereitungen für die Migration auf SAP S/4HANA machen, empfehlen wir dringend die Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM). Auf die allgemein bekannten Vorteile eines ECM-Systems für die Endbenutzer, insbesondere zur Vereinfachung der Arbeitsabläufe nach der Migration, gehen wir später näher ein. Fakt ist aber, dass die Rolle des ECM-Systems bei der Sicherung und Erleichterung der Prozesse vor der Migration oft unterschätzt wird.

Wichtig ist, dass es sich beim ECM nicht um ein Migrationstool handelt. Es führt keine Datenreplikation in Echtzeit durch, es standardisiert keine Migrationsprozesse und seine Anbieter leisten keine Migrationsberatung.

Stattdessen dient ein ECM-System als stabiles Rückgrat für die Datenintegrität und -hygiene vor einer Migration. Es sorgt dafür, dass alle Dokumente, egal ob sie zirkulieren oder sich im Ruhezustand befinden, sorgfältig katalogisiert und sicher verwaltet werden. Dabei geht es im Wesentlichen darum, dass keine redundanten, obsoleten oder trivialen (ROT) Daten übertragen werden.

Mit einem ECM-System stellen Sie sicher, dass Ihre Daten gut strukturiert und kategorisiert sind, bevor Sie mit der Migration auf SAP S/4HANA beginnen. Betrachten Sie es als eine Erweiterung für SAP: Nach der Integration in SAP ECC organisiert das ECM-System Dokumente, reichert sie mit Metadaten an und speichert sie in strukturierten Dateien wie Kunden- und Lieferantendatensätzen. Dadurch sind Ihre Daten sauber, zugänglich und optimiert – und das ohne manuellen Aufwand.

Wie ECM die Datenhygiene vor der Migration unterstützt

• Organisierte und strukturiere Daten:
  Dokumente werden systematisch kategorisiert und Metadaten werden extrahiert, um vor der Migration klare Verhältnisse zu schaffen.
  
  
• Unterbrechungsfreier Betrieb in SAP ECC:
  Während der Konfigurationsphase von SAP S/4HANA können die Mitarbeitenden ohne Unterbrechungen in SAP ECC weiterarbeiten.
  
  
• Nahtloser Übergang nach Fertigstellung von SAP S/4HANA:
  Sobald Ihr neues System eingerichtet ist, kann das ECM-System problemlos weitergenutzt werden – vergleichbar damit, einfach den Stecker von ECC abzuziehen und bei S/4HANA wieder einzustecken.

Die Umstellung auf SAP S/4 HANA ist ein bedeutender Systemwechsel. Durch die Implementierung eines ECM-Systems vor der Migration können Sie dabei aber mehrere kritische Risiken im Zusammenhang mit dem Datenmanagement erheblich verringern. Im Folgenden gehen wir auf die spezifischen Risiken ein, die mit der Migration der gesamten Datenbank auf SAP S/4 HANA und der Beibehaltung der Altdaten in ECC verbunden sind. Außerdem zeigen wir, wie ein ECM-System diese Herausforderungen effektiv bewältigen kann.

• Erhöhte Systemlast:
  Eine vollständige Datenbankübertragung kann die Leistung zunächst verlangsamen, da die Systemlast insgesamt steigt. Ein ECM-System kann hier helfen, indem es die Datenmengen vor der Migration organisiert und reduziert und so sicherstellt, dass nur relevante Daten übertragen werden.
  
• Komplexität und Kosten der Migration:
  Eine vollständige Datenbankmigration ist von Natur aus komplex und mit hohen Kosten verbunden. Durch den Einsatz eines ECM-Systems können Unternehmen ihre Daten im Voraus organisieren und bereinigen, wodurch das Datenvolumen sinkt und der Migrationsprozess einfacher wird.
  
• Ineffizienz bei Datenberichten und Analysen:
  Die Migration großer Mengen nicht klassifizierter oder redundanter Daten kann dazu führen, dass Berichtsprozesse langsamer ablaufen und wertvolle Erkenntnisse unentdeckt bleiben. Ein ECM-System kann relevante Daten identifizieren, klassifizieren und optimieren, sodass schnellere und genauere Analysen in S/4 HANA möglich sind.

Viele Unternehmen kämpfen gegen Informationssilos und wollen ihre arbeitsintensiven manuellen Prozesse loswerden. IT-Verantwortliche sind längst nicht mehr nur die unsichtbaren Tüftler im Hintergrund, sondern sind die entscheidenden Akteure, um diese langsamen und viel zu teuren Arbeitsabläufe schlanker und effizienter zu machen.

Genau hier kommt das ECM-System ins Spiel, mit dem Ineffizienzen beseitigt und Mitarbeitende von arbeitsintensiven Prozessen (wie z. B. der manuellen Recherche von Dokumenten) befreit werden können.  

Sehen wir uns nun an, wie sich diese Veränderung auf den durchschnittlichen Benutzer und das Unternehmen insgesamt auswirkt:

Wenn es darum geht, den richtigen Anbieter für Ihr Enterprise Content Management zu wählen, muss die Entscheidung nicht kompliziert sein. Doxis Intelligent Content Automation, die führende KI-gestützte ECM-Plattform von SER, wird von Analysten und zahlreichen Kunden immer wieder als erste Wahl genannt.

Das Know-how von SER beschränkt sich jedoch nicht auf das Content Management. Die Plattform ist für SAP S/4HANA zertifiziert, was bedeutet, dass sich Doxis nahtlos in die SAP-Umgebung Ihres Unternehmens einfügt. Ganz gleich, ob Sie auf SAP S/4HANA migrieren oder Ihre Abläufe nach der Migration optimieren möchten: Doxis bietet Ihnen die nötige Zuverlässigkeit, Sicherheit und Compliance, um eine effiziente Verwaltung Ihrer Dokumente zu gewährleisten.

Vermeiden Sie Experimente und entscheiden Sie jetzt für den Namen, dem weltweit führende Unternehmen ihr Enterprise Content Management anvertrauen. Kontaktieren Sie uns jetzt.