Handschrifterkennung: Wie Sie mit OCR-Technologie und KI Handschrift digitalisieren

Von persönlichen Notizen über geschriebene Meetingprotokolle bis hin zu handschriftlichen Altbeständen in Archiven – all diese Unterlagen enthalten Informationen, die in Papierform nur schwer zugänglich und im Zweifel auch schwer lesbar sind. Handschriftliche Unterlagen innerhalb eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) zu digitalisieren, macht da nur Sinn: Informationen sind wieder leicht zugänglich, Daten liegen geschäftsbezogen ab und ganze Dokumente sind sofort auffindbar.

In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie Handschrift schnell und präzise mittels OCR-Technologie und künstlicher Intelligenz (KI) in ein digitales Format umwandeln.

Handgeschriebenes digitalisieren: Warum ist das im Geschäftskontext wichtig?

Stichpunkte zum Meeting, Gesprächsnotizen am Telefon oder kurze Gedankengänge: All das erfassen Mitarbeiter mal eben kurz handschriftlich. Nicht digitalisiert, gehen diese Informationen für immer verloren. Ähnliches gilt für Altbestände im Archiv: Falsch aufbewahrt, verblassen historische Niederschriften mit der Zeit. Doch selbst wenn sie die Ewigkeit überdauern, sind sie in Papierform für operative und strategische Geschäftsprozesse unbrauchbar.

Indem Sie Handgeschriebenes digitalisieren, machen Sie alle wichtigen Informationen in Ihrem Unternehmen leicht nutzbar und wiederauffindbar.

Dokumente zentral im DMS verwalten

Die Digitalisierung von Handschriften gehen Sie am besten innerhalb eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) an. In diesem erstellen, bearbeiten, prüfen und archivieren Sie Dokumente zentral an einem digitalen Ort. So sind alle Geschäfts- und Arbeitsunterlagen für autorisierte Mitarbeiter leicht zugänglich.

Handschriftliche Informationen liegen im DMS immer kontextbezogen ab. Bedeutet konkret: Gedanken zu einem Vertragsdokument liegen dem digitalisierten Vertrag bei. So können Kollegen die eigenen Gedanken sehen, auf diese reagieren oder sie nachverfolgen. Sollten die einst handschriftlichen Notizen nicht mehr aktuell sein, sind sie dennoch wichtig: Sie zeigen auf, warum es zum Zeitpunkt X eine neue Version des Dokuments gab.

Erhöhte Datenqualität

Durch das Digitalisieren von Texten in Handschrift erhöht sich auch die Datenqualität. Daten liegen zum einen kontextbezogen ab, was Dark Data im Unternehmen minimiert. Zum anderen lassen sich die Daten gegebenenfalls erst digitalisiert verwerten – zum Beispiel, wenn aufgrund eines besonderen Schriftbilds oder einer unleserlichen Handschrift der Text für das eigene Auge nicht leserlich ist.

Handschrift digitalisieren mit OCR-Technologie: Wie funktioniert das?

Texte in Handschrift digitalisieren Sie mittels OCR-Technologie. Die Abkürzung OCR steht für „Optical Character Recognition“, also optische Zeichenerkennung. Gemeint ist ein Verfahren, das Wörter und Zahlen auf Papier in maschinenlesbare Daten umwandelt – oder eben Handschrift in Text umwandelt, der ebenfalls digital durchsuchbar ist. Ein Scan digitalisiert Dokumente wie handschriftliche Notizen nämlich nur als Bilddatei. Erst OCR-Technologie macht es möglich, innerhalb der Datei nach bestimmten Wörtern zu filtern.

Was sind Grenzen der OCR-Technologie?

OCR-Schrifterkennung basiert auf der Erkennung von Mustern. Grundsätzlich ist OCR-Technologie also geeignet, auch Handschrift in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. Die Mustererkennung macht es andererseits umso schwerer, mit ihr Handschrift zu digitalisieren. Denn egal, ob Schreibschrift oder Druckschrift: Jeder Mensch auf der Welt hat ein anderes Schriftbild. Entsprechend schwierig ist es hier, ein Muster zu finden. Die Schrift entscheidet, wie das „E“ oder „Z“ geschrieben wird. So ist die Technologie relativ fehleranfällig, wenn es darum geht, Handschriften ins Digitale zu übersetzen.

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Warum ist KI für die Digitalisierung von Handgeschriebenen unverzichtbar?

Künstliche Intelligenz bessert Schwachstellen der OCR-Technologie aus. OCR-Systeme mit integrierter künstlicher Intelligenz sind flexibel genug, Muster auch in unterschiedlichsten Handschriften zu erkennen. Das erhöht die Genauigkeit der umgewandelten Texte deutlich. So lassen sich auch komplexe Handschriften mit ungeraden Buchstaben und Zeichen korrekt digitalisieren.

Gleichzeitig erhöht künstliche Intelligenz die Datenqualität. Gibt es zu der handschriftlichen Unterlage beispielsweise ein Referenzdokument im DMS, gleicht die KI beide Dokumente miteinander ab. So identifiziert sie mögliche Fehler und meldet Abweichungen.

Mit KI-gestützter OCR-Schrifterkennung Handschrift digitalisieren

Hey Doxi, wie funktioniert OCR-Schrifterkennung im DMS?

Doxis DMS setzt auf KI-gestützte OCR-Schrifterkennung, um Ihre Papierdokumente zu digitalisieren.

Schritt 1: Ersetzendes Scannen handgeschriebener Dokumente

Beginnen Sie damit, Ihre handschriftlichen Unterlagen zu digitalisieren. Ersetzendes Scannen gewährleistet, dass Sie nach der Digitalisierung das handschriftliche Dokument vernichten können. Das eingescannte Dokument ersetzt dann die Originalunterlage. Idealerweise digitalisieren Sie sämtliche Dokumente eines Unternehmens ab dem Posteingang.

Im digitalen Posteingang laufen dann alle Dokumente zusammen. Hat ein Geschäftspartner Ihnen zum Beispiel eine handschriftliche Notiz auf einem Post-it zur versandten Unterlage mitgeschickt, ist auch diese von Beginn an mit digitalisiert. Das schafft durchgängige Dokumentenprozesse.

Schritt 2: OCR-Schrifterkennung: Aus Bild Text kreieren

OCR-Schrifterkennung wandelt die eingescannte Bilddatei anschließend in maschinenlesbaren Text um.
Schritt 3: Dokumentendaten extrahieren
Da es sich nicht um einen klassischen Dokumententypen handelt, wie beispielsweise Vertrag oder Rechnung, welches einem einheitlichen Muster folgt, findet auch keine Klassifizierung mit anschließender Datenextraktion statt. Zumindest nicht wie im herkömmlichen Sinne. Stattdessen liest die KI den Inhalt aus und interpretiert diesen.

Schritt 4: Dokumente ablegen, nutzbar machen und archivieren

Wurden beispielsweise in einem Kundentermin Notizen gemacht und die Kundennummer notiert, kann die KI das Schriftstück dem Kunden eindeutig zuordnen. Intelligente Assistenten wie Doxi sind dann in der Lage, das Dokument im richtigen Kontext in der richtigen digitalen Akte abzulegen. In diesem Beispiel also im Ordner Gesprächsprotokolle in der passenden digitalen Kundenakte.

Handschriften digitalisieren und Daten nutzbar machen

Wenn Informationen doch noch mit dem Stift auf Papier festgehalten werden, müssen sie dennoch verfügbar gemacht werden. Die Lösung: KI-gestützte OCR-Technologie. Dank Machine Learning lernt KI immer weiter und kann sogar Handschriften überführen. Mit Doxis digitalisieren Sie sämtliche Dokumente und so auch handschriftlich verfasste Unterlagen ab dem Posteingang.

Häufige Fragen zur Handschrifterkennung

Kann künstliche Intelligenz Handschrift verarbeiten?

Künstliche Intelligenz kann Handschrift in Bilddateien wie PDF-Dateien erkennen. KI-gestützte OCR-Technologie wandelt Handschrift in maschinenlesbaren Text so um, dass die KI die Dokumente anschließend weiterverarbeiten kann – zum Beispiel Workflows startet oder Daten extrahiert.

Wie funktioniert die Handschrifterkennung mit OCR-Technologie?

Die Handschrifterkennung mit OCR-Technologie funktioniert auf Basis von Mustern. OCR-Technologie erkennt also Buchstaben, Zahlen oder Zeichen in einem Dokument und wandelt diese in maschinenlesbaren Text so um, dass die handschriftlichen Inhalte digitalisiert sind.

Was sind Vorteile von digitalisierten handschriftlichen Dokumenten?

Digitalisierte handschriftliche Dokumente sind leicht durchsuchbar, effizient in digitale Workflows integrierbar und speichern Daten wiederauffindbar. So gehen sie nicht mehr verloren, und Sie sparen Lagerplätze.