Tragende Compliance-Säule

Vertrauen ist in Finanzierungsfragen entscheidend: Investoren müssen Gewissheit über die Compliance ihrer Geschäftspartner haben. Die Raffinerie Heide hat mit Doxis dafür ein sicheres Berichtswesen geschaffen. Mit automatisierten und durchgehend dokumentierten Prozessen erfüllt sie Obligationen fristgerecht und weist Compliance-Anforderungen, die sich aus Vertragsverpflichtungen im Finanzbereich ergeben, beispielhaft nach. Das schafft Sicherheit auf allen Seiten: Finanzpartner finden eine verlässliche Anlage und die Raffinerie Heide erhält eine langfristige Finanzierung.

4,5 Millionen Tonnen Rohöl und über 2 Milliarden Euro Umsatz im Jahr 2017 — die Raffinerie Heide ist der nördlichste Rohölverarbeiter Deutschlands. Das eigenständige Unternehmen der Konzerngeschäftssparte Öl der Klesch Group setzt bei seiner Finanzierung auf die Zusammenarbeit mit großen Bankhäusern: Sowohl die Investitionen in einem jährlichen zweistelligen Millionenbetrag als auch der laufende Betrieb mit größtenteils börsengehandelten Materialien und Stoffen erfordern hohe Finanzkraft. Diese sichert das Unternehmen mithilfe seiner starken Finanzpartner ab, vor allem in den Bereichen Working Capital-Finanzierung, Factoring und Darlehen. Mit den Finanzierungsverträgen sind jedoch Obligationen verbunden: Sicherer Nachweis gegenüber Finanzpartnern Tragende Compliance-Säule 265 Auflagen muss die Raffinerie Heide derzeit erfüllen und gegenüber ihren Finanzpartnern nachweisen. Dazu zählt auch ein Bericht über die Finanzierung, den die Finanzpartner jedes Quartal erhalten. Um diese Obligationen fristgerecht und Compliance-konform zu erfüllen, nutzt das Unternehmen Doxis.

Seit 2013 baut die Raffinerie Heide ihre ECM-Plattform unternehmensweit aus: Vom Archiv für technische Zeichnungen und SAP-Daten über digitale Akten bis hin zu verschiedensten digitalen Prozessen. Mit dem Doxis Projektgenehmigungsworkflow steuert die Raffinerie Heide z.B. ihre Projektgenehmigung und -abwicklung automatisiert über alle Instanzen. Das funktioniert schneller und transparenter als auf Papier und steigert zugleich die Qualität und Compliance der Prozesse. Dieser Erfolg inspirierte zu einer weiteren Lösung: Dank des "Low-Code-Prinzips" von Doxis können IT und Fachabteilungen neue ECM-Anwendungen individuell gestalten — ganz ohne aufwändige Programmierung. Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil, wenn es darum geht, Business-Anforderungen schnell umzusetzen. So zum Beispiel beim Thema Compliance: Für den Nachweis der Obligationen gegenüber Finanzpartnern nutzt die Raffinerie Heide seit Anfang 2018 den neu erschaffenen Obligationenworkflow.

Legt ein Mitarbeiter einen neuen Finanzierungsvertrag in einer digitalen Finanzakte an, werden die Auflagen in Doxis Obligationenakten gespeichert und es startet automatisch der Obligationenworkflow: Er erinnert die zuständigen Mitarbeiter rechtzeitig an die zu erstellenden Berichte. Falls ein Mitarbeiter diese Benachrichtigung nicht rechtzeitig bestätig, informiert Doxis einen Kollegen. Damit ist sichergestellt, dass alle Nachweise pünktlich erbracht werden. Für das Erstellen der Berichte greifen die Mitarbeiter auf das verknüpfte Doxis Vertragsmanagement und die Obligationen-Akten zu und haben so alle relevanten Informationen direkt zur Hand. Wenn alle Auflagen in ihrem Bereich erfüllt sind, bestätigen sie schließlich die Compliance durch den Confirmation-Workflow. Doxis dokumentiert den gesamten Ablauf: „Wir verfügen damit über ein täglich sicher funktionierendes Berichtswesen, bei dem alle Schritte nachweisbar archiviert werden“, so Rainer Hass, Teamlead Accounting bei der Raffinerie Heide.

Den insgesamt 60 beteiligten Mitarbeitern aus Produktion, Finance und Technik erleichtert der Workflow das Einhalten der Compliance enorm. Die automatisierten Benachrichtigungen und das Fristenmanagement geben ihnen die Sicherheit, dass sie alle notwendigen Schritte rechtzeitig erledigen. Die Informationen, die Doxis ihnen mitliefert, vereinfachen und verkürzen zudem das Berichtswesen. Rainer Hass sieht noch einen weiteren Vorteil: „Durch die Einsicht in Verträge und Obligationen haben jetzt auch Mitarbeiter außerhalb des Finance-Bereichs ein viel besseres Verständnis für Compliance-Fragen. Sie identifizieren sich mit dem Thema und haben eine viel höhere Motivation, die Anforderungen einzuhalten.“ So hat die Raffinerie Heide die Gewissheit, dass sie alle Auflagen nachweisbar erfüllen und Ihren Finanzpartnern eine sichere Rendite ermöglichen kann — eine unverzichtbare Grundlage für die Finanzierung.

„Durch die Einsicht in Verträge und Obligationen haben jetzt auch Mitarbeiter außerhalb des Finance-Bereichs ein viel besseres Verständnis für Compliance-Fragen. Sie identifizieren sich mit dem Thema und haben eine viel höhere Motivation, die Anforderungen einzuhalten.“

Rainer Hass, Teamlead Accounting, Raffinerie Heide