Vorlagenmanagement: Wie Sie individuelle Dokumente durch Textbausteine erstellen

Mit Vorlagen erstellen Sie Dokumente wie Angebote, Verträge oder Serienbriefe schneller: Ihr standardisierter Aufbau erleichtert das Dokumentenmanagement im gesamten Workflow. Verändert sich zum Beispiel das Unternehmenslogo, müssen Sie nicht jedes Dokument erneut anfassen, sondern nur den Platzhalter in der Vorlage aktualisieren. So schafft das Vorlagenmanagement einheitliche, zuverlässige und sichere Prozesse im Output Management.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über das Vorlagenmanagement und zeigen Ihnen, wie Sie Vorlagen und Textbausteine erstellen und einsetzen.

Was ist das Vorlagenmanagement?

Per Definition meint das Vorlagenmanagement alle Arbeitsschritte, um standardisierte Vorlagen für Dokumente innerhalb eines Unternehmens zu organisieren – also Vorlagen erstellen, bearbeiten und ausrollen.

So gibt es zum Beispiel eine Vorlage für Rechnungen an Lieferanten*, eine Vorlage für Angebote an Firmenkunden oder eine Vorlage, um Briefingtermine mit neuen Kunden zu vereinbaren.

Wie funktionieren Vorlagen?

Vorlagen (englisch Templates) sind standardisiert nach gleichem Muster aufgebaut. Dafür beinhalten sie Felder, auch Textbausteine genannt, die sich automatisch mit organisationsspezifischen Daten füllen. Dazu zählen zum Beispiel das Firmenlogo, Kontaktdaten, eine Bankverbindung oder Geschäftsadresse.

Felder wie diese funktionieren als Platzhalter im Dokument. Wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung für den Lieferanten X erstellen möchten, wählen Sie die Vorlage für Lieferantenrechnungen aus. Die im System hinterlegte Datenbank oder Abfragemaske füllt die Rechnung dann mit den Daten von Lieferant X aus.

Übrigens: Wenn sich die Daten einmal ändern, ist das kein Problem. Sie aktualisieren lediglich den Platzhalter, nicht jedes Dokument einzeln. Veraltete Versionen eines Dokuments gibt es durch die standardisierten Textbausteine nicht mehr.

Vorteile von Vorlagenmanagement

Unternehmen erstellen und versenden täglich eine Vielzahl von Dokumenten. Ohne automatisierte Prozesse sind die Dokumenteninhalte fehleranfällig. Genau hier greifen Vorlagenmanagement und Output Management ineinander. Den Output managen Sie, indem Sie Dokumente automatisiert erstellen und versenden. Dabei unterstützt das Vorlagenmanagement.

Automatisierte Dokumentenerstellung

Vorlagen sind die Basis, um Dokumente einfach und schnell zu erstellen. Sie beinhalten Platzhalter, die sich automatisch mit den richtigen standardisierten Inhalten befüllen. Adressfelder sind zum Beispiel immer nach dem gleichen Muster aufgebaut: erst Firmenname, dann Straße und Hausnummer, dann Postleitzahl und Ort. Innerhalb dieses Musters füllt sich das Dokument mit den Daten der jeweiligen Firma. Die Daten haben Sie im Vorfeld im System angelegt. Wenn Sie die Vorlage nutzen, wählen Sie nur noch den Namen des Unternehmens aus.

Standardisierte Vorlagen unabhängig vom Nutzer

Mithilfe von standardisierten Vorlagen erstellen Sie und Ihre Mitarbeiter professionelle Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Verträge mit nur wenigen Klicks. In der Vorlage sind Formulierungen zu Preisen, Zahlungszielen oder Produktbeschreibungen einheitlich festgelegt. Das sorgt für mehr Konsistenz: Egal, von welchem Berater, die Kunden erhalten immer exakt das gleiche Angebot zum selben Fall.

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Minimierte Risiken im Output Management

Um Dokumente zu erstellen, ist dank der Vorlagen keine Schulung mehr nötig. Jeder kann direkt Dokumente nach standardisiertem Format aufsetzen und versenden. Damit senkt das Vorlagenmanagement die Risiken des Dokumentenmanagements erheblich.

Zum einen reduzieren Vorlagen Fehler: Falsche Dezimalstellen bei Preisen, vergessene Passagen oder inkonsistente Produktbeschreibungen bleiben aus. Zum anderen hat das Legal Team die Vorlagen freigegeben. Das sichert auch die Rechtssicherheit.

Kurzum: Wenn Sie Vorlagen verwenden, reduzieren Sie den Aufwand und erhöhen die Effizienz im Dokumentenmanagement.

Vorlagenmanagement in der Praxis

Vorlagen managen Sie direkt in Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) System mit integriertem DMS. Es stellt sämtliche Vorlagen zentral bereit und macht sie für jeden abrufbar.

In Doxis managen Sie Dokumente auf zwei Weisen: mittels Dokumentvorlagen oder der Verwaltung von Textbausteinen.

Hey Doxi, wie funktioniert das Vorlagenmanagement in Doxis?

1. Dokumententemplates erstellen

Dokumententemplates eignen sich insbesondere für Dokumente, die Unternehmen wiederholt nutzen. Typisch für Dokumententemplates sind Verträge. Sie sind einheitlich aufgebaut. Nur einzelne Informationen verändern sich von Vertrag zu Vertrag.

Solche Dokumententemplates unterscheiden sich je nach Dokumentenart. Im Vertragsmanagement ist es zum Beispiel so, dass Sie Vorlagen für jede Vertragsart anlegen. Das Template eines Mietvertrages unterscheidet sich also von der Vorlage eines Arbeitsvertrages.

So erstellen Sie Dokumententemplates:

Schritt 1: Vertrag vorbereiten und planen. Beginnen Sie damit, für jede Vertragsart die jeweilige Abfragemaske zu erstellen. Sie beinhaltet alle Platzhalter, die in den Vertragsdokumenten auftauchen. Bei einem Arbeitsvertrag sind das zum Beispiel Informationen wie Gehalt, Probezeit und Vertragslaufzeit.
Schritt 2: Vertragstyp und erforderliche Informationen auswählen. Passen Sie nun die Abfragemaske pro Vertragstyp an. Dafür hinterlegen Sie für alle Vertragstypen Standardinformationen wie Kündigungsfristen, Gehaltsangaben, verhandelter Bonus oder die Anzahl an Urlaubstagen.
Schritt 3: Vertragstemplate ausfüllen lassen. Um ein neues Dokument zu erstellen, wählen Sie das passende Template aus. Dadurch beginnt die Datenübertragung: Informationen aus der Abfragemaske ersetzen die Platzhalter im Dokument. Doxis legt das Dokument anschließend in der entsprechenden digitalen Akte an, im Falle des Arbeitsvertrages also in der Mitarbeiterakte des neuen Arbeitnehmers.
Schritt 4: Prüfung und Risikobewertung durchführen. Pro erstelltem Dokument erhält Legal die Aufgabe, zu prüfen, ob die Inhalte rechtlich korrekt, konsistent und vollständig sind. Im zweiten Schritt schätzt Legal die mit dem Dokument verbundenen Risiken anhand festgelegter Kriterien ein. Doxis erstellt automatisch eine Aufgabe für das Legal-Team, sofern eine genaue Risikobewertung erfolgen muss.
Schritt 5: Digitale Unterschriften einholen. Der Unterzeichnungsprozess startet direkt aus Doxis heraus. Dafür erstellt Doxis eine Aufgabe für den Unterzeichner. Wurde das Dokument unterzeichnet, sehen Sie die Signatur in Doxis.

2. Textbausteine verwalten

Dokumententemplates sind ideal für standardisierte Dokumente, die Sie selten aktualisieren müssen. Handelt es sich hingegen um Dokumente, die sich in ihrer Art ständig verändern, ist die Textbausteinverwaltung eine bessere Alternative. Ein klassisches Beispiel für ein solches Dokument ist ein Angebot. Dessen Inhalt variiert von Fall zu Fall – je nachdem, für welche Produkte oder Dienstleistungen das Angebot konfiguriert ist.

So verwenden Sie Textbausteine:

Schritt 1: Textbausteine managen. Legen Sie die nötigen Textbausteine pro Dienstleistung oder Produkt an. Textbausteine für ein Produkt sind zum Beispiel die Produktbeschreibung, der Preis und die AGBs.
Schritt 2: Textbausteine wählen. Wählen Sie nun die Textbausteine aus, die Sie benötigen. So konzipieren Sales-Mitarbeiter jedes Angebot individuell – wählen also nur die Textbausteine aus, die für das Angebot relevant sind.
Schritt 3: Angebot versenden und ablegen. Das erstellte Angebot legt Doxis auch hier wieder automatisch in der richtigen digitalen Akte ab und stößt den passenden Workflow an.

Fazit: Mit Vorlagen das Output Management effizienter gestalten

Vorlagen vereinfachen es, Dokumente zu erstellen, sichern die Datenqualität und beschleunigen Dokumentenprozesse: Statt jedes Dokument einzeln zu erstellen, sorgen Vorlagen in Form von Dokumententemplates oder Textbausteinen für standardisierte Inhalte. Das minimiert Fehler in der Abwicklung. Idealerweise managen Sie Vorlagen direkt aus Ihrer Dokumentenmanagement-Software heraus. In Doxis sind Ihre Vorlagen zentral hinterlegt – ein wichtiger Aspekt für ein effizientes Output Management.

Die häufigsten Fragen zum Vorlagenmanagement:

Was sind Beispiele für Dokumentenvorlagen?

Beispiele für Dokumentenvorlagen von Unternehmen sind Serienbriefe, Rahmenverträge, Angebote, Rechnungen oder Kommunikationsschreiben für spezifische Anlässe.

Was sind Textbausteine im Vorlagenmanagement?

Textbausteine sind Platzhalter, die einen standardisierten Text enthalten. Im Vorlagenmanagement sind das Firmenlogo, die Geschäftsadresse oder Kontaktdaten übliche Textbausteine, die in einer Vielzahl von Dokumenten vorkommen.

Wie funktionieren Vorlagen?

Vorlagen bestehen aus mehreren Platzhaltern. So gibt es zum Beispiel einen Platzhalter für die Anrede, einen für den Kontakt und einen für die Signatur. Solche Platzhalter bestimmen den Inhalt und dessen Darstellung. Die Platzhalter befüllen sich also mit den jeweiligen Informationen in einem standardisierten Format. Verträge sind zum Beispiel gleich aufgebaut, die Inhalte aber auf den Vertragsnehmer angepasst.