ZUGFeRD 2.0 – (K)eine Frage des Formats

Erst XRechnung dann ZUGFeRD 2.0: Neue Formate für elektronische Rechnungen sprießen in letzter Zeit wie Pilze aus dem Boden – nicht nur in Deutschland. Viele Unternehmen sind unsicher, welche Formate Sie jetzt nutzen sollen. Dabei gibt es eine viel wichtigere Frage: Wie sehen Ihre Prozesse vor und nach der Rechnung aus?

Im März erhielt Deutschland eine erweiterte und überarbeitete Version des Rechnungsformats ZUGFeRD – jetzt vollständig im Einklang mit der europäischen Norm EN 16931 und mit der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. „Je weiter der Digitalisierungsgrad der Unternehmen voranschreitet, desto stärker identifizieren sich die Unternehmen mit der elektronischen Rechnung und führen diese verbindlich in ihren Unternehmen ein,“ so Ivo Moszynski, Leiter des AWV-Arbeitskreises „Forum elektronische Rechnung Deutschland“. Mit der aktualisierten Format-Version will das Forum Unternehmen das EU-konforme E-Invoicing im B2G-Bereich (Business to Government) ermöglichen. Und mit diesem Wunsch ist es nicht allein.

Viele Länder haben bereits EU-konforme Standard-Formate für eRechnungen oder planen sie gerade: die XRechnung gilt seit 2018 für öffentliche Verwaltungen in Deutschland, in Österreich nutzt man ebInterface, in Italien gilt Fattura PA, PEPPOL in Norwegen und bald auch in Schweden und Polen. Nur in der Schweiz haben Lieferanten der Bundes­verwaltung zwar eRechnungspflicht, dürfen aber ihr Format (noch) frei wählen. Der EU-weite Standard fördert die Verbreitung der eRechnung – aber auch die Format-Diversität. 

Über diese Vielfalt können sich Unternehmen, vor allem mit internationalen Geschäftsbeziehungen, ärgern. Oder sie nutzen den Schwung der eRechnung für Ihre Digitalisierung. Denn neben dem Erfüllen von Compliance birgt die eRechnung ein enormes Potenzial: Das elektronische Format ist prädestiniert für automatisierte Rechnungsprozesse. Und die sind Ihr Schlüssel für mehr Wirtschaftlichkeit:

• Digital erledigen Sie mehr Arbeit in gleicher Zeit und mit weniger Ressourcen
• Sie vermeiden Fehler und daraus resultierende Doppelarbeit oder gar Strafen
• Skontofristen halten Sie digital leichter ein und sichern sich damit Preisnachlässe
• Mit digitalen Rechnungsprozessen beschleunigen und verbessern Sie Service-Leistungen

Bei der Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung sollten Sie auf eine Lösung setzen, die den gesamten Prozess abbildet: von der Eingangsverarbeitung über Prüfung und Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung. So sparen Sie sich unnötige Medien- und Systembrüche oder die Integration verschiedener Anwendungen. Wir empfehlen Ihnen hierfür den zertifizierten Doxis InvoiceMaster, der Prozessautomation und Intelligenz vereint, und damit einen erheblichen Vorteil gegenüber herkömmlichen Systemen zur Rechnungsverarbeitung bietet: Mit künstlicher Intelligenz in der Extraktion und Klassifizierung von Rechnungen automatisieren Sie den gesamten Rechnungsprozess inklusive der Zuordnung in den richtigen Geschäftskontext. Wer einmal digitale Prozesse im Rechnungsumfeld beherrscht, überträgt sie zudem leicht auf weitere Bereiche: Posteingang, abteilungsübergreifende Freigabeprozesse, Dokumentablage, -zuordnung und ‑archivierung sowie Aufbewahrungsmanagement sind nur einige Beispiele, bei denen sich (automatisierte) Prozesse lohnen.

Setzen Sie für Ihre Digitalisierungsstrategie auf eine umfassende Lösung, die Ihnen in weiteren Bereichen Ihres Unternehmens zugutekommt. Die Doxis ECM-Plattform bietet dafür flexibel kombinierbare Services für unterschiedlichste Prozesse und Anforderungen. Das ist die Basis für unternehmensweite, durchgehend digitale Geschäftsprozesse. Der große Vorteil der Plattform: Sie schaffen vielfältigste Lösungen für Ihr Informations- und Prozessmanagement, die Sie jederzeit nach Ihrem Bedarf erweitern – und dabei zentrale Services z.B. für Customizing und Roll-out, Sicherheit und Berechtigungsmanagement oder Reporting und Monitoring für alle Anwendungen nutzen. So schaffen Sie Transparenz über alle Informationen und Vorgänge und verhindern gleichzeitig Sicherheits- und Prozesslücken – die Voraussetzung für noch mehr Qualität und Effizienz in Ihren gesamten Geschäftsprozessen.