La boîte de réception électronique en 3 étapes

Doxi, pourquoi une boîte de réception électronique doit-elle s’inscrire dans le cadre d’une stratégie de numérisation ?

Dans l’idéal, votre entreprise ne recevra plus que du courrier électronique à partir de là. La première étape pour mettre en place une boîte de réception électronique doit donc consister à réduire le nombre de canaux de réception de courrier.

Demander à ses fournisseurs et partenaires de n’échanger que par voie électronique

Commencez par demander à tous vos fournisseurs et partenaires de ne vous envoyer du courrier que par voie électronique.
Canaux possibles :

• Boîtes aux lettres électroniques
• Espaces de travail partagés pour le transfert de documents externes
• Portails tels que Peppol, qui est plébiscité dans le secteur public

Cela simplifie également les itinéraires de livraison pour vos partenaires et fournisseurs. Cet aspect deviendra particulièrement important après l’entrée en vigueur des différentes obligations de facturation électronique dans les États membres de l’UE concernés, ce qui facilitera l’adoption de la facturation électronique. Une boîte de réception électronique permet de consolider tous les anciens canaux de réception de documents en un canal électronique unique et de simplifier les traitements des deux côtés.

Numériser ses processus de traitement des échanges avec les clients

Pour permettre à vos clients de vous envoyer des documents électroniques, des points d’accès sont nécessaires. Une application en libre-service est une possibilité qui leur permet de télécharger directement des pièces justificatives, des reçus ou d’autres fichiers. Le secteur de l’assurance, en particulier, utilise déjà ce type de solution aujourd’hui. En cas de sinistre, par exemple, les assurés peuvent télécharger tous leurs documents à l’aide de l’application en libre-service. C’est une excellente solution pour les clients et pour votre entreprise, afin de gagner du temps et d’économiser des frais d’affranchissement.

Quel que soit le nombre de personnes et d’organisations auxquelles vous demandez de ne correspondre que par courrier électronique, vous recevrez probablement encore des lettres de temps en temps. Mais aujourd’hui, il est possible de convertir le courrier papier entrant au format électronique grâce à la numérisation de remplacement, la version numérisée devenant ainsi le nouvel original. Ensuite, le courrier papier peut être détruit.
En matière de numérisation de remplacement, deux options s’offrent à vous :

• Option 1 (externe) : vous confiez la numérisation à un prestataire de services, qui numérise tous les courriers entrants dans le respect du RGPD.
• Option 2 (interne) : vous numérisez vous-même le courrier entrant à l’aide d’un scanner de grande capacité. Vous pouvez ainsi trier les lettres entrantes par code-barres, par exemple.

Vous stockez les documents numérisés dans une GED comme Doxis, où vous pouvez les modifier et les archiver pendant toute leur durée de traitement et de conservation. Pour optimiser leur traitement, il faut d’abord classer et extraire leurs données.

Classer les documents

Le classement repose sur le contenu textuel. La technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) permet de convertir les images et les fichiers PDF en texte lisible par l’ordinateur. La GED assistée par IA affecte ensuite le document à une classe sur la base de certains mots-clés. Par exemple, l’application reconnaît une facture sur la base de mots-clés comme le numéro de la facture, les coordonnées du fournisseur, le montant, les différents postes et le numéro de TVA. Elle lui affecte ensuite le type de document « facture ».

Extraire les données et stocker les documents de manière structurée

L’extraction des données se déroule, pour ainsi dire, en parallèle. Le logiciel extrait toutes les informations pertinentes et en structure le stockage, c’est-à-dire le numéro de la facture, les coordonnées du fournisseur, le montant, les différents postes et le numéro de TVA.
Les services d’IA et d’apprentissage automatique accélèrent le processus pour vous. Au lieu de configurer le service d’extraction dans les moindres détails, vous utilisez une intelligence artificielle qui comprend le contenu des documents et les classe avec précision.

Si toutes les informations contenues dans le document sont correctement saisies, le traitement se poursuit : en fonction de la classe et du contenu du document, le logiciel place les documents dans le bon dossier électronique.

Lorsque le logiciel réceptionne la facture d’un fournisseur, il la place directement dans le dossier fournisseur correspondant. Il exécute alors un traitement qui crée une tâche et l’affecte à une personne chargée de l’accomplir, les envois étant placés dans la bonne boîte aux lettres électronique.

Deux opérations se déroulent simultanément :

1. Le logiciel transfère la facture dans le facturier.
2. Il informe l’employé concerné que la facture est prête à être validée.

Définir les règles de délégation et de remplacement

Cette solution de gestion de boîtes aux lettres n’entraîne pas de retard de traitement. Si la personne chargée du traitement est absente pour cause de maladie ou de congés, la règle de délégation et de remplacement est mise en œuvre. Le logiciel transfère l’e-mail de la boîte de réception électronique de l’employé absent vers celle de son remplaçant.

Gérer des flux de travail entiers grâce à l’IA

Ici aussi, l’IA optimise le processus. Elle comprend le contexte du document et suggère activement les étapes suivantes. Par exemple, elle indique le dossier numérique d’appartenance du document, ce qui permet de distribuer le courrier entrant dans l’ensemble de l’entreprise.

De plus, l’intelligence artificielle intégrée à la GED prend en charge l’ensemble du processus de gestion documentaire, y compris l’archivage. En choisissant Doxis comme GED, vous optez pour une solution documentaire avec archivage qui répond à toutes les exigences de la sécurité d’audit. Vous pouvez ainsi optimiser vos processus documentaires, de la réception des documents dans votre boîte de réception électronique à leur suppression sans être obligé de changer de support.

Les boîtes de réception électroniques optimisent le traitement des documents entrants. L’automatisation, la disponibilité de l’information 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et les interfaces avec d’autres canaux d’entrée, tels que le courrier électronique et d’autres plateformes, garantissent un traitement du courrier entrant optimal. Si votre entreprise met en place une boîte de réception électronique, vous pouvez centraliser la distribution du courrier à vos différents établissements et services.

Grâce à la digitalisation de votre boîte de réception, l’information est accessible de n’importe où. Le courrier peut être distribué encore plus rapidement grâce à l’intelligence artificielle, qui classe et extrait les données des documents et exécute des traitements directement dans le logiciel. Les lettres parviennent à la bonne personne au sein de l’entreprise en temps réel et sans retard de traitement. Solution de GED, Doxis gère les documents à votre place : du traitement des messages entrants à leur archivage.

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FAQ sur les boîtes de réception électroniques