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Factur-X : le format hybride pour la facturation électronique obligatoire
L’obligation de la numérisation des factures arrive à grand pas. Ce processus de facturation électronique s’accompagne de la création de formats de fichiers capables d’être utilisés à la fois par les entreprises qui ont déjà franchi le pas et celles qui ne savent encore traiter que la facturation papier. Factur-X est un standard de facture électronique hybride déjà utilisé par les entreprises françaises et allemandes pour envoyer des factures, notamment à l’administration fiscale. C’est pourquoi les ERP et les logiciels de facturation les plus répandus le prennent en charge. Cette situation facilite le passage du traitement manuel au traitement électronique des factures. Voyons comment.
Factur-X expliqué simplement
Une coopération franco-allemande pour une directive européenne.
Factur-X est un format de facture électronique créé en collaboration par trois organismes. L’un est allemand, le FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), organe qui regroupe autorités publiques et acteurs privés travaillant ensemble pour promouvoir la facturation électronique.
Les deux autres sont français: l’AIFE et le FNFE-MPE. La première, une agence sous la tutelle du Ministère de l’Economie et des Finances gère la plate-forme publique Chorus-Pro qui guère les processus de facturation entre les administrations et les entreprises qui travaillent pour elles. Le second regroupe - tout comme le FeRD allemand - acteurs publics et privés pour lui aussi promouvoir le passage aux factures électroniques.
Cette collaboration franco-allemand, initiée dès 2014, a produit le format Factur-X basé sur un format développé en Allemagne, ZUGFeRD. L’objectif était de mettre ne place un format commun aux deux pays, format qui respecterait les exigences de la directive européenne 2014/55/UE.
Factur-X a été créé grâce à une collaboration franco-allemande entre plusieurs organismes. En France, l’initiative a été menée par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État), qui gère notamment la plateforme Chorus Pro, et en Allemagne par , un forum national pour la promotion de la facturation électronique.
Cette collaboration s’inscrit dans une démarche de normalisation européenne. Factur-X est en réalité basé sur le standard ZUGFeRD (un format de facture électronique développé en Allemagne). Factur-X est la version adaptée de ce standard aux besoins du marché français et européen, tout en restant compatible avec les exigences du cadre réglementaire de la directive européenne sur la facturation électronique (Directive 2014/55/UE).
Le plus grand avantage est le caractère hybride de Factur-X : ce format permet à la fois le traitement de factures électroniques et non électroniques. Factur-X correspond à la norme européenne EN 16931.
Fonctionnement de Factur-X
Une facture électronique au format Factur-X est constituée de deux éléments :
- Un document PDF (PDF/A-3)
- Des données de facturation intégrées au format XML
Le document PDF constitue la partievisuelle de la facture électronique, lisible par l’homme. Invisibles pour des yeux humains, toutes les données de la facture répliquées au format XML sont incluses dans le fichier PDF. Lorsque vous envoyez une facture au format Factur-X, vous envoyez automatiquement les données XML structurées qui sont lisibles par une machine. Si le destinataire dispose des logiciels adéquats, ces derniers peuvent prendre en charge informatiquement le traitement de la facture électronique.
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Lire maintenantFormats approuvés pour les factures électroniques
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devrez satisfaire à toutes les exigences en matière de facturation électronique d’ici le 1er septembre 2027 au plus tard. En effet, pour les grandes entreprises ainsi que les entreprises de taille moyenne, l’adoption obligatoire de la facturation électronique devra se faire le 1er Septembre 2026, dernier délai . Vous ne pourrez alors envoyer et recevoir des factures que dans un format approuvé.
Factur-X est considéré comme un format autorisé et est donc conforme aux exigences obligatoires en matière de facturation électronique.
Factur-X peut-il être également utilisé au niveau international ?
Au sein de l’Union Européenne
En Allemagne et en France, Factur-X est un format de facture pertinent au niveau national, car les entreprises peuvent l’utiliser pour répondre aux nouvelles exigences de la facturation électronique. Outre les règles commerciales nationales, Factur-X est également conforme aux normes Cross Industry Invoice (CII) de l’organisme de normalisation européen CEN. Factur-X est donc un format de facture que vous pouvez utiliser au niveau national et européen.
D’ailleurs, la loi sur la facturation électronique n’est pas la seule à modifier les modalités de traitement des factures par les entreprises en Europe. Outre les processus de facturation électronique, l’UE envisage également d’harmoniser le système européen de TVA. En conséquence, le paquet de mesures ViDA (ou TVA à l’ère numérique) imposera de nouvelles exigences aux systèmes de facturation des entreprises. Au plus tard lors de l’entrée en vigueur de la ViDA, un format de facture européen uniforme sera obligatoire. Factur-X répond à ces exigences.
En dehors de l’Union Européenne.
Factur-X est basé sur des standards largement employés de par le monde. Son utilisation en dehors des pays de l’Union Européenne ne poserait donc pas de problème majeur. Cependant, d’autres pays comme les USA, le Mexique ou le Brésil poussent, eux aussi, leurs entreprises à basculer vers une facturation électronique. Ils ont développé de leur côté leurs propres standards, comme CFDI au Mexique.
Il n’y a donc pas d’obligation à utiliser Factur-X dans les relations commerciales de votre entreprise à l’international.
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Lire maintenantLe processus de facturation numérique avec Factur-X
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Processus de facturation électronique pour les destinataires
Les factures au format Factur-X sont réceptionnées par les systèmes informatiques de manière entièrement automatique. Factur-X fournissant les données des factures directement au format XML, aucune technologie d’OCR (reconnaissance optique de caractères) n’est nécessaire. Il n’est pas non plus nécessaire d’extraire et de classer les données. Celles-ci étant déjà disponibles sous forme de données structurées, le logiciel peut les importer directement.
Cependant, votre solution doit prendre en charge le format Factur-X. Dans Doxis, le traitement des factures comprend les étapes suivantes :
Étape 1 : Doxis accepte la facture électronique entrante directement pour traitement.
Étape 2 : il enregistre automatiquement la facture dans le dossier électronique contextuel.
Étape 3 : il vérifie si la facture entrante est correcte d’un point de vue formel et factuel.
Étape 4 : il exécute le processus d’approbation des factures.
Étape 5 : il comptabilise automatiquement les factures avec la référence du bon de commande (automatisation de la comptabilité fournisseurs).
Étape 6 : il archive la facture en respectant les principes de l’archivage à valeur probante.
Processus de facturation électronique pour les expéditeurs
Pour envoyer des factures Factur-X, vous devez connecter votre ERP à un logiciel de création de factures au format Factur-X. Dans ce cas, vous générez vos factures dans votre ERP. Ces factures sont ensuite transférées automatiquement au format Factur-X, puis envoyées.
Si vous envoyez des factures à des services publics, sachez qu’ils travaillent souvent avec un portail de facturation comme Peppol. La connexion correspondante est donc nécessaire. D’autre part, votre système de facturation requiert idéalement une connexion Peppol pour collecter les factures. Vous pouvez alors recevoir, traiter et transmettre des factures au format Factur-X de manière entièrement automatique.
En résumé : recevoir et traiter des factures électroniques avec Factur-X
Les entreprises françaises doivent se préparer à recevoir et à traiter des factures électroniques à partir de septembre 2026. Pour être prêtes, il leur faut une solution de facturation qui prend en charge des formats de données approuvés tels que Factur-X pour les factures électroniques. Avec la solution Doxis, vous pouvez mettre en place des processus électroniques cohérents et gérer le traitement et l’archivage de vos factures conformément à la loi.
