Dématérialisation des Notes de Frais : Guide Complet pour Optimiser leur Gestion

Les notes de frais font partie de la vie courante des entreprises. Qu’elles couvrent un déjeuner d’affaire au restaurant, les frais liés à un voyage d’affaire ou toute autre dépense d’un collaborateur en lien avec son activité professionnelle, elles doivent faire l’objet d’une gestion rigoureuse.

Avec cet article, nous vous expliquons comment optimiser leur gestion, souvent fastidieuse et sujette aux erreurs humaines, grâce à une dématérialisation bien pensée

Une note de frais est un document justificatif utilisé par un salarié ou un dirigeant pour obtenir le remboursement d’une dépense professionnelle qu’il a avancée. Elle doit contenir des informations précises :

• La date et le montant de la dépense
• L’objet de la dépense (repas, transport, hébergement, achat de fournitures, etc.)
• Le nom du fournisseur et son adresse
• Le justificatif de paiement (facture, ticket de caisse, reçu)

Les notes de frais concernent toutes les entreprises, quel que soit leur secteur, et font partie intégrante de la gestion comptable et fiscale.

La gestion des notes de frais poursuit plusieurs objectifs.

Rembourser les employés

Un salarié ou un dirigeant peut avancer des frais pour des besoins professionnels (déplacement, repas avec un client, achat de matériel). Ces dépenses doivent logiquement être remboursées par l’entreprise.

Contrôler et justifier les dépenses.

Une entreprise doit s’assurer que chaque note de frais est conforme à sa politique interne et respecte les règles fiscales en vigueur. Cette question du contrôle et de la justification des dépenses est particulièrement importante, que l’on peut illustrer par le biais de deux situations.

Le contrôle et la justification des dépenses liées aux notes de frais sont essentiels pour garantir la transparence financière et la conformité légale des entreprises, notamment lorsqu’elles répondent à des appels d’offres publics ou mènent des actions de lobbying.

Dans le cadre des marchés publics, une entreprise doit prouver que ses dépenses sont justifiées et conformes aux exigences de l’appel d’offres, sous peine d’être disqualifiée ou de faire l’objet d’un contrôle fiscal. La rigueur dans la gestion des notes de frais renforce également la crédibilité et l’intégrité de l’entreprise.

Pour les actions de lobbying, la loi impose souvent une traçabilité stricte des dépenses engagées (repas, déplacements, événements) afin d’éviter tout soupçon de corruption ou de conflit d'intérêt. Une gestion rigoureuse et dématérialisée des notes de frais permet ainsi d’assurer la conformité réglementaire et d’éviter des sanctions financières ou réputationnelles.

Établir une comptabilité rigoureuse.

La gestion des notes de frais permet d’avoir une vision claire des charges d’exploitation et d’anticiper les coûts récurrents. Elle participe à la bonne gestion comptable des finances de l’entreprise, ce qui est un gage de crédibilité à la fois pour ses clients, ses partenaires mais aussi les banques auprès desquelles l’entreprise peut être amenée à emprunter pour financer sa croissance.

Optimiser la gestion de la TVA

Certaines dépenses peuvent faire l’objet d’une récupération de TVA, à condition de respecter les exigences fiscales (factures avec mentions légales, respect des plafonds).

Obligations comptables
Les entreprises doivent intégrer les notes de frais dans leur comptabilité. Elles sont considérées comme des charges d’exploitation et doivent être correctement enregistrées pour assurer une traçabilité et éviter des redressements fiscaux.

Obligations fiscales

Pour que les notes de frais soient déductibles fiscalement, elles doivent répondre à plusieurs critères :

• La dépense doit être nécessaire à l’activité de l’entreprise.
• Le justificatif doit être complet et conforme (facture avec TVA, nom de l’entreprise).
• Certains types de dépenses sont plafonnés (ex. indemnités kilométriques, repas d’affaires).

Les entreprises doivent conserver les justificatifs de notes de frais pendant 10 ans, conformément aux règles de l’administration fiscale et du Code du commerce.

Les erreurs fréquentes dans la gestion des notes de frais

• Oublier un justificatif : Sans preuve d’achat, la dépense ne peut être remboursée.
• Dépasser les plafonds autorisés : Les repas ou frais kilométriques doivent respecter les limites fiscales.
• Ne pas différencier TVA récupérable et non récupérable : Certaines dépenses (ex. transport, logement) ne permettent pas toujours une récupération de la TVA.

Passer à la dématérialisation permet un gain de temps considérable et une réduction des coûts de gestion !

Comme le comparatif ci-dessus l’illustre, la dématérialisation de la gestion des notes de frais présente de nombreux avantages.

1. Une saisie simplifiée

Il devient possible pour le collaborateur de scanner ses justificatifs avec un smartphone . Ainsi, il est possible d’éliminer l’obligation de stocker des piles de tickets, avec le risque de les égarer ou de les endommager, ce qui rend leur lecture fastidieuse voire impossible lors d’un contrôle ou d’un audit.

Ces justificatifs scannés et envoyés électroniquement peuvent faire l’objet d’une reconnaissance OCR (Optical Character Recognition) en vue de l’extraction automatique des informations recherchées.

Enfin, les formulaires pré-remplis génèrent moins d’erreurs, moins de perte de temps.

2. Un traitement automatisé et sécurisé

Au sein de l’entreprise, la dématérialisation permet la mise en place d’un workflow de validation. Les justificatifs sont automatiquement transmis aux managers et à la comptabilité.

Le workflow permet aussi l’automatisation de détection d’anomalies et des contrôles, notamment la vérification des plafonds ou la conformité fiscale des notes de frais. Il autorise aussi l’intégration avec les logiciels de comptabilité, d’où une synchronisation des données en temps réel.

3. Un archivage numérique conforme et sécurisé

La question de l’archivage des notes de frais est loin d’être anecdotique. En France, la
législation impose un délai de conservation de 6 ans pour les documents et pièces justificatives comptables.

Ces documents et pièces justificatives - ce qui inclut donc les notes de frais - doivent de plus être stockés dans des conditions de sécurité et de gestion d’accès compatibles avec les normes en vigueur pour les archives sécurisées et auditables.

L’archivage des notes de frais au sein d’un système informatique conforme aux obligations légales permet aussi les recherches via des filtres avancés ( Date, montant, fournisseur) et des remontées rapides, voire instantanées de résultats pertinents.

4. Un encadrement légal spécifique.

Il est à noter que depuis l’arrêté du 23 mai 2019, les entreprises qui ont opté pour une gestion dématérialisée de leurs notes de frais n’ont plus l’obligation légale de conserver les justificatifs au format papier. Leur conservation sous une forme électronique probante est acceptée. Cela suppose :

• Une version numérique des justificatifs conforme à l’original, donc sans perte d’informations;
• Une numérisation au format PDF ou PDF/A-3 pour assurer la pérennité dans le temps des données;
• Une signature électronique qui accompagne le justificatif pour garantir son authenticité ;
• La conservation dans une archive probante d’une copie numérique de chaque justificatif.

La dématérialisation et la gestion électronique des notes de frais peut, bien sûr, être réalisée par l’intermédiaire de logiciels spécialisés voire d’applications “notes de frais”. Cependant, ce travail peut aussi être pris en charge par un système de gestion du contenu d’entreprise (ECM) comme Doxis. Cette solution présente de nombreux avantages.

Doxis est capable d’automatiser tous les processus de reconnaissance, de classification, de traitement puis de stockage de documents entrants tels qu’un justificatif de note de frais et de pré-remplir le formulaire de note de frais qui lui correspondra.

La gestion documentaire intelligente qu’offre Doxis autorise un contrôle complet sur les documents d’entreprise. Ainsi, les notes de frais et les justificatifs qui y sont attachés peuvent faire l’objet de processus automatisés de contrôle de leur conformité avec les règles internes de l’entreprise (respect des normes de présentation, de plafond etc) ainsi qu’avec les obligations légales qui s’appliquent à tout document comptable.

Les fonctions avancées de Doxis permettent aussi d’automatiser le rattachement des notes de frais à un client ou un projet spécifique, ce qui autorise une gestion fine des dépenses projet par projet.

Doxis offre aussi un archivage conforme, auditable et sécurisé des archives électroniques d’une entreprise. Ses fonctions avancées de gestion d’accès des documents et d’historique d’accès dans des métadonnées spécifiques à chaque document mais gérées de manière indépendante renforce la confiance dans l’intégrité de ces archives dans le temps.  

La dématérialisation des notes de frais est devenue une nécessité pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion administrative, réduire les erreurs et gagner du temps.

Avec l’évolution des technologies, notamment l’intelligence artificielle et la blockchain, il est désormais possible de mettre en place une gestion dématérialisée et automatisée des notes de frais  où elles  seront automatiquement validées et comptabilisées en temps réel grâce à l’IA. L'utilisation des technologies de blockchain garantira une traçabilité totale et infalsifiable des justificatifs. Enfin, les paiements professionnels seront directement intégrés dans les systèmes comptables, supprimant totalement la notion de “remboursement” pour les salariés.

Dématérialiser la gestion des notes de frais n’est qu’une première étape vers une automatisation complète et fluide des processus financiers en entreprise.

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