FrançaisSER Blog Customer Stories & Use Cases
Dématérialiser l’approbation des factures en toute simplicité
L’approbation des factures prend souvent beaucoup de temps. Il faut d’abord trouver, puis contacter la bonne personne, car elle seule peut valider la facture. Si elle est absente du bureau pour congé ou maladie, la procédure s’en trouve retardée.
Sa dématérialisation change la donne : elle l’accélère en allégeant la charge de travail manuel et en définissant clairement les règles de délégation et de remplacement. Dans cet article, nous vous expliquons comment un logiciel d’approbation des factures peut alléger la charge de travail qui pèse sur la comptabilité et améliorer le circuit de traitement des factures du début à la fin.
Pourquoi dématérialiser l’approbation des factures ?
L’approbation des factures est la dernière étape du processus de traitement des factures avant leur comptabilisation pour règlement. Cette phase permet d’en vérifier les faits et le contenu.
Procédure de contrôle, elle sert un objectif très spécifique : vérifier si les prix, les quantités et d’autres informations sont correctement indiqués. Les factures ne sont validées pour être réglées que lorsque toutes les données sont présentes et correctes.
La procédure dématérialisée d’approbation des factures
Hé, Doxi ! À quoi ressemble la procédure électronique d’approbation des factures ?
1. Saisir toutes les informations de la facture
Dans les procédures dématérialisées de traitement des factures, les données pertinentes de la facture ont déjà été saisies électroniquement et stockées dans un format structuré au moment de l’approbation. Idéalement, le logiciel de gestion de factures effectue également le contrôle factuel de la facture. Il détermine si toutes les données nécessaires sont disponibles, telles que le fournisseur, le numéro de facture et la TVA.
2. Identifier le centre de coûts et l’agent de traitement
Dans l’étape suivante, le logiciel identifie la bonne personne qui validera la facture en fonction du centre de coûts ou du service enregistré. Les documents tels que la demande d’achat ou la confirmation de commande contiennent des informations supplémentaires sur la facture, qui permettent de l’affecter correctement.
3. Envoyer la facture à l’agent de traitement
La procédure d’approbation des factures commence par l’envoi de la facture à l’agent de traitement identifié. Si cette personne est en vacances, malade ou indisponible pour toute autre raison, la règle de délégation et de remplacement prédéfinie est appliquée. Elle identifie toujours la bonne personne à contacter, accélérant ainsi les procédures de traitement des factures.
4. Vérifier et valider le contenu de la facture
Dans le cadre de la vérification du contenu, l’agent de traitement compare la facture avec les marchandises commandées et livrées :
- Les marchandises livrées correspondent-elles aux marchandises commandées ?
- Le montant de la facture correspond-il à celui des marchandises livrées ?
- Les conditions négociées ont-elles été prises en compte et les remises éventuelles sont-elles correctement indiquées ?
En option, la validation fondée sur le principe du double contrôle est également prise en charge pour offrir un niveau de sécurité supplémentaire, en particulier pour les factures d’un montant élevé. Une fois que l’agent de traitement a donné son accord, il transmet la facture dans le système à un autre employé, qui vérifie à nouveau le contenu de la facture et l’approuve.
5. Comptabiliser la facture
Le service comptable reçoit la facture, une fois que tous les agents de traitement l’ont approuvée. Il comptabilise alors les factures entrantes dans les délais de paiement fixés pour éviter ainsi les pénalités de retard. Lorsque la facture est comptabilisée, la procédure de traitement est terminée.
6. Archivage à valeur probante
Après la comptabilisation, archivez la facture et tous les documents liés à la transaction de manière à ce qu’ils constituent une preuve légale en cas de contrôle. La réglementation définit des normes d’archivage de documents comme les factures.
De l’approbation dématérialisée à l’approbation intelligente des factures
La dématérialisation de la procédure d’approbation des factures permet d’optimiser l’utilisation de vos ressources existantes. Des règles de délégation et de remplacement prédéfinies minimisent les perturbations dans le déroulement de la procédure, tandis que les transferts et contrôles logiciels simplifient les flux de travail et déchargent les employés des tâches routinières. La procédure d’approbation des factures est ainsi beaucoup plus rapide et moins stressante.
Flux de traitement de factures dans le cadre d’un ECM
Intégrés dans un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM), les flux de traitement de factures sont presque toujours automatisés. Par rapport à un système de gestion documentaire (GED), un ECM peut cartographier l’intégralité de processus P2P, si nécessaire. Le traitement des factures est encore plus rapide grâce aux fonctions supplémentaires de l’ECM en matière de traitement électronique :
-
Les informations relatives au centre de coûts, au service et à l’employé responsable du traitement de la facture sont déjà disponibles au moment de la réception de la facture.
-
Les employés n’achètent qu’auprès de fournisseurs homologués et, au minimum, conformes aux dispositions de la loi sur les chaînes d’approvisionnement.
-
Le stockage des factures dans le système s’effectue à partir du bon de commande.
-
Tous les documents terminés sont archivés dans le système d’archivage approprié selon les principes de l’archivage à valeur probante, parallèlement au flux de traitement des factures.
Tous les processus sont ensuite interconnectés. Par exemple, les informations provenant de la planification des besoins et de la demande d’achat sont stockées dans le facturier, ce qui évite d’avoir à les saisir manuellement et de rechercher les centres de coûts et les agents de traitement.
Il en va de même pour les données relatives aux fournisseurs dans le cadre de la demande d’achat : les conditions négociées, ainsi que l’affichage des seuls fournisseurs homologués, facilitent les achats des employés et la vérification par la comptabilité.
Automatisation du traitement des factures
Si les données sont toujours disponibles sous forme électronique, vous pouvez utiliser Doxis pour automatiser le traitement des factures, de leur réception à leur archivage. C’est ce que l’on désigne par le terme anglais d’AP automation ou automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Dans Doxis, ce traitement électronique est constitué des étapes suivantes :
-
Doxis enregistre les factures dans le facturier, quel que soit le canal de réception.
-
Le service d’extraction, associé à l’apprentissage automatique, extrait les données des factures et les stocke dans le système en les structurant pour une meilleure vue d’ensemble.
-
Les saisies manuelles deviennent inutiles grâce au recoupement automatique des données des factures avec celles des bons de commande provenant de l’ERP.
-
Si toutes les données sont correctement stockées dans le système, Doxis exécute la procédure d’approbation des factures.
-
Après leur validation, Doxis les transmet à la comptabilité.
-
Les factures approuvées sont immédiatement archivées selon les principes de l’archivage à valeur probante.
Avantages de l’approbation électronique des factures
La mise en place d’un système automatique et électronique d’approbation des factures permet d’optimiser les procédures de bout en bout. Le passage de procédures papier à des normes dématérialisées permet de réaliser des économies potentielles bien plus importantes qu’une simple réduction des coûts liés au papier.
La numérisation et l’automatisation des systèmes accélèrent les délais de traitement tout en offrant une meilleure vue d’ensemble et une plus grande maîtrise de tous les processus :
-
Transparence et traçabilité des opérations
-
Amélioration de la planification des liquidités et de la prise de décisions financières
-
Présentation claire des factures attendues, en cours et déjà réglées
-
Réduction des malentendus dans le processus
-
Réduction des erreurs dans les procédures d’approbation
bofrost* : Automatisation du traitement des factures entrantes avec la gestion de contenu d’entreprise et SAP
Découvrez comment bofrost* automatise le traitement de ses factures avec Doxis pour gagner du temps et réaliser des économies tout au long du processus
Lire maintenantMesurer le succès et l’optimisation
Les ECM intelligents vous aident à mesurer vos progrès. Par exemple, Doxis vous fournit des rapports et des graphiques clairs, y compris les derniers indicateurs clés de performance.
Vous pouvez adapter vos procédures d’approbation de factures en fonction du retour d’information et de l’évaluation des indicateurs clés de performance.
Dans le domaine de la comptabilité, ces indicateurs peuvent comprendre les éléments suivants :
-
Coûts par facture : montant dépensé par une entreprise pour une facture.
-
Délai de règlement des comptes fournisseurs : temps écoulé entre la réception d’une facture et son paiement effectif.
-
Taux de factures traitées automatiquement : pourcentage de factures entièrement automatisées par rapport au nombre total de factures traitées.
-
Taux de correspondance la première fois : nombre d’interventions manuelles dans le processus de paiement rapporté aux retards qui en résultent.
Des processus sécurisés et plus rapides grâce à la dématérialisation de l’approbation des factures
L’ECM transfère les tâches nécessaires à l’approbation des factures vers un système électronique en les intégrant dans le contexte global des processus P2P de l’entreprise. L’avantage ? Les flux de traitement des factures sont instantanément transparents et traçables. La procédure d’approbation s’en trouve alors grandement simplifiée.
Le traitement est moins sujet aux erreurs grâce à la cohérence de la procédure. En outre, il minimise les besoins en ressources en recourant à l’intelligence artificielle et à l’automatisation des opérations, notamment l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
En optimisant la validation des factures, Doxis apporte une solution pérenne et évolutive en fonction des besoins.
