Gestion de flottes de véhicules avec Doxis : digitalisée, automatisée, évolutive et traçable

Le parc de véhicules d’une entreprise englobe tous les moyens de transport dont elle dispose : des voitures aux vélos électriques en passant par les camions, les tracteurs, voire les avions. Par exemple, les entreprises agricoles dépendent des tracteurs et des moissonneuses, les logisticiens font appel à des camions pour transporter les marchandises et les sociétés de conseil mettent des véhicules à la disposition de leurs équipes. Bien qu’un parc automobile puisse se composer d’un seul véhicule, la plupart des entreprises en gèrent plusieurs pour assurer le bon déroulement de leurs activités.
L’utilisation des véhicules peut varier au sein d’une flotte de véhicules. Par exemple, lorsqu’une entreprise dispose d’un parc automobile, il peut s’agir de :

• Véhicules de société : un véhicule est attribué à une seule personne.
• Véhicules communs : plusieurs personnes utilisent le même véhicule l’une après l’autre.

La gestion d’une flotte de véhicules, également appelée gestion des voitures de fonction, gestion de parc automobile ou gestion de véhicules, désigne tous les processus liés aux véhicules d’une entreprise, de leur achat à leur revente en passant par leur entretien. Correctement mise en œuvre, la gestion de flotte garantit une transparence totale des processus et des coûts. Il est alors possible de visualiser instantanément les véhicules de la flotte d’entreprise, quel conducteur utilise actuellement un véhicule et si un véhicule est affecté au transport de personnes ou de marchandises.

Du niveau macro au niveau micro

Une vue d’ensemble au niveau macro facilite le suivi des informations de détail au niveau micro. La gestion des véhicules comprend de nombreux petits éléments qui peuvent rapidement devenir confus en l’absence de processus transparents et conçus stratégiquement. Quand faut-il vérifier la pression des pneus ? Quel véhicule n’est pas actuellement dans le parc et depuis combien de temps ? Quels employés sont réellement des conducteurs ? Les gestionnaires de flotte veillent à ce que les réponses à ces questions soient disponibles à tout moment.

Au niveau de l’entreprise, la prise de décision par la direction s’en trouve facilitée. À partir des données relatives à la flotte, la direction peut évaluer avec précision sa rentabilité et optimiser des éléments mineurs afin d’améliorer considérablement le parc en termes de création de valeur et de gains d’efficacité.

Vue d’ensemble des activités spécifiques de la gestion de flotte de véhicules :

• Gérer la planification : qui utilise le véhicule et pour quelle durée ?
• Surveiller les échéances : quelle est la date d’expiration du contrat de location ?
• Respecter la législation : les contrôles des permis de conduire sont-ils bien mis en œuvre ?
• Traiter les infractions administratives : toutes les contraventions pour excès de vitesse ont-elles été payées ?
• Gérer les réparations : quel est l’état de la réparation du sinistre actuel ?
• Entretenir et réparer les véhicules : quand un véhicule doit-il être inspecté ?
• Créer des rapports : comment les indicateurs ont-ils évolué entre la période 1 et la période 2 ?
• Maîtriser les coûts : les objectifs en matière de coûts sont-ils atteints ?

Les gestionnaires de véhicules s’occupent également des canaux de communication. Par exemple, en cas de sinistre, ils écrivent aux carrossiers, négocient les contrats et les conditions avec les sociétés de crédit-bail et gèrent les canaux d’assurance. Cette approche centralisée permet de suivre toutes vos communications.

Plus le nombre de véhicules d’une flotte est important, plus sa gestion est complexe. En particulier, les entreprises de transport, comme les services de livraison, disposent de parcs de plusieurs centaines de véhicules. Le nombre de documents qu’ils doivent gérer est encore plus important. La saisie manuelle de ces données est source d’erreurs et réclame beaucoup de temps.

Les erreurs peuvent être encore plus nombreuses lorsque les processus ne sont pas interconnectés, par exemple lorsque les dates de service figurent dans un tableur Excel, que les employés remplissent toujours les plans de réservation par écrit et que les systèmes informatiques n’enregistrent pas automatiquement les déclarations. Dans ce cas, l’interruption du flux de données engendre un manque de transparence de l’information et peut entraîner une absence d’informations ou des incohérences.

Si un accident se produit, par exemple, il se peut que l’on ne sache pas qui en est l’auteur parce que le conducteur X ne figure pas sur la liste. Votre entreprise supporte alors des coûts que, dans le pire des cas, vous ne pouvez même pas imputer et donc pas optimiser.

La solution pour mettre de la transparence dans la gestion de votre parc automobile ? Déployer un logiciel de gestion de flotte.

Les solutions numériques de gestion de flottes recueillent les données relatives aux processus, et elles varient dans leurs fonctionnalités. Les logiciels les plus performants sont spécialisés dans des fonctions spécifiques telles que la gestion des sinistres ou des échéances. Par ailleurs, les logiciels tout-en-un couvrent l’ensemble des processus de gestion de flotte pour chaque utilisateur.
Lorsque vos employés réservent un véhicule de votre parc, ils peuvent consulter toutes les données pertinentes sous forme numérique :

• les véhicules disponibles
• les détails du véhicule sélectionné
• les dates de restitution et les plans d’affectation

Les solutions logicielles rationalisent la gestion des flottes de véhicules. Les conducteurs peuvent tenir un carnet de bord numérique directement dans le logiciel, qui enregistre automatiquement le kilométrage et leur permet même de télécharger leur permis de conduire. Ces outils allègent considérablement la charge des gestionnaires de flotte en digitalisant l’ensemble du flux de travail et du système de gestion des tâches, notamment la gestion des échéances, le traitement des sinistres, le suivi des véhicules par GPS et bien d’autres choses encore, ce qui fluidifie et optimise la gestion du parc automobile.
Notre partenaire Gold HK Consulting, par exemple, propose ce type de logiciel. Il regroupe une multitude de processus au sein d’une solution numérique de bout en bout basée sur Doxis.

Doxis vous permet de gérer en toute transparence toutes les tâches documentaires de votre flotte de véhicules tout au long du cycle de vie des documents : de leur création et de leur édition à leur gestion et leur archivage. Mais Doxis est plus qu’un simple système de gestion documentaire (GED). Doté de solides fonctions d’intégration, il se connecte facilement à des applications tierces par le biais d’une interface conviviale.
Et il ne se contente pas de simplifier les opérations du processus ; il les automatise, offrant ainsi une vue globale à 360° de toutes les activités de gestion de véhicules. Cette supervision complète rationalise les opérations, rendant la gestion du parc automobile plus efficace et moins chronophage.

Aperçu de ses avantages :

• Centralise toutes les données relatives aux véhicules.
• Maximise la sécurité routière grâce au stockage de la politique de gestion des véhicules.
• Affiche les dates et échéances dans Doxis.
• Rappelle automatiquement les dates et les échéances à venir.
• Exécute directement les flux de travail de gestion de flotte.
• Dématérialise la gestion de toutes les tâches liées aux véhicules.
• Classe automatiquement les documents dans le bon dossier électronique.
• Automatise les tâches de routine telles que l’acquisition de documents.
• Gère les kilométrages directement sur la plateforme.

Ainsi, Doxis offre une vue d’ensemble claire de vos documents et favorise la transparence des processus.

Doxi, à quoi ressemble un processus de gestion de parc automobile dans Doxis ?

Toute entreprise disposant d’une flotte de véhicules a besoin d’optimiser la gestion de son parc en l’internalisant ou en l’externalisant. Les solutions numériques telles que Doxis sont compatibles avec ces deux approches en digitalisant intégralement cette gestion. Vos employés peuvent alors tout gérer : des demandes de réservation de véhicule à leur restitution. Les gestionnaires de flotte, eux, sont en mesure de gérer l’ensemble du cycle de vie de chaque véhicule, de leur achat à leur revente. Avec Doxis, tous les processus de gestion de flotte sont entièrement traçables et enregistrables sous la forme de données. Ce suivi détaillé facilite le ciblage des améliorations et garantit une rentabilité maximale pour votre entreprise.

Prêt(e) à voir Doxis à l’œuvre ? Contactez-nous ! Nos experts seront heureux de vous aider.

FAQ sur la gestion des flottes de véhicules