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Gestion de versions : la référence absolue en matière de gestion documentaire
Avez-vous déjà travaillé sur un document et utilisé ses informations pour prendre des décisions avant de vous apercevoir qu’il était obsolète et d’avoir à tout recommencer ? La gestion de versions, également appelée contrôle de versions, est essentielle pour éviter qu’une telle situation ne se produise.
C’est l’une des tâches les plus importantes de la gestion documentaire. Textes Web, contrats, etc. : toutes sortes de documents passent par plusieurs mains au cours de la phase de création, et de nouvelles versions sont constamment créées.
On peut facilement s’y perdre. La solution ? Mettre en place un système adapté de gestion de versions. Nous vous expliquons comment cela fonctionne, ce que la gestion de versions recouvre réellement et comment mettre en œuvre le contrôle de versions avec ou sans système de gestion de versions.
Qu’est-ce que la gestion de versions et le contrôle de versions ?
La gestion de versions désigne le processus de saisie et de suivi des modifications apportées à un document. Son objectif principal est de s’assurer que chacun travaille toujours avec le bon document et a accès à la bonne information.
Le contrôle de versions est une méthode qui permet de garder une trace de chaque modification apportée à un document.
La fréquence des erreurs diminue en conséquence. Il n’est plus nécessaire de chercher la dernière version avant de pouvoir commencer à travailler. Et toutes les parties prenantes à la gestion documentaire pouvant toujours en suivre l’évolution, la collaboration au sein de l’équipe s’en trouve améliorée. Disposer d’innombrables versions sauvegardées n’est certainement pas la solution. On s’en rend rapidement compte lorsque plusieurs personnes travaillent parallèlement sur le même fichier.
Les systèmes de gestion électronique des documents (GED) permettent d’éviter que ces situations ne débouchent sur un amas de versions inextricable. Vous ne gérez qu’un seul document et pouvez consulter à tout moment l’historique des versions pour visualiser — et, le cas échéant, rétablir — les versions précédentes.
Le contrôle de versions sans système de gestion de versions
Dis Doxi, comment fonctionne le contrôle de versions sans système de gestion de versions ?
En règle générale, il existe deux options pour le contrôle de versions sans système de gestion de versions :
- Toutes les versions sont gérées de manière centralisée
Les utilisateurs travaillent avec plusieurs fichiers et ajoutent des abréviations telles que « V1 », « V2 », « V3 », etc., au nom du fichier pour identifier ses différentes versions. Dans ce cas, personne en dehors du créateur du document initial ne sait quelle est la version la plus récente.
Cela peut rapidement se transformer en une situation inextricable pour les équipes, chacun étant constamment à la recherche de la bonne version de ses documents. De plus, cette façon de travailler crée rapidement des silos de données.
Par exemple, l’employé A extrait un document de la GED et y apporte des modifications.
L’employée B, qui souhaite également travailler sur ce document, ne voit pas la version actuelle dans la GED en raison de l’absence d’un système de gestion de versions et travaille sur la version périmée.
Ce n’est pas une surprise, car il leur est impossible de savoir qu’il existe une autre version dont, par exemple, le texte a été modifié ou un montant facturé a été actualisé sur l’ordinateur d’une autre collègue.
Puis l’employé C arrive avec ses modifications et charge une autre version du document sur son ordinateur. Il y a maintenant au moins trois versions différentes en circulation.
Les changements ne sont pas transparents pour tous les membres de l’équipe et les collègues finissent par travailler sur différentes versions.
- Les anciennes versions sont sauvegardées et un seul document est géré
Dans ce cas, les éditeurs de documents sauvegardent toujours le fichier original pour le remplacer par sa version la plus récente. La difficulté tient au fait que les versions intermédiaires sont perdues. Il n’est plus possible de se référer à une ancienne version, par exemple pour retrouver une formulation spécifique.
Le contrôle de versions n’est pas aussi efficace sans un système de gestion de versions. Des erreurs se produisent et il est difficile, voire impossible dans certains cas, de suivre les modifications apportées aux documents.
Gestion de versions : les avantages du suivi des modifications
La gestion des versions de vos documents présente de nombreux avantages. Voici les plus importants :
1. Traçabilité complète :
toutes les modifications sont toujours transparentes et traçables. Chaque utilisateur sait exactement qui a modifié quoi et quand, et peut suivre l’évolution des différentes versions. La clarté est essentielle et ne laisse aucune place à la confusion.
Cela signifie également qu’en cas de problème, le contrôle de versions vous donne toujours la possibilité de revenir à un certain moment et à un certain état, et d’accéder à des informations qui auraient été perdues sans gestion des versions. C’est comme avoir une machine à remonter le temps à portée de main.
2. Amélioration de la collaboration :
la traçabilité n’est pas le seul avantage. L’amélioration de la transparence et le fait de savoir que tout le monde travaille toujours avec la version la plus récente facilitent l’usage de la gestion moderne des versions dans votre collaboration numérique à l’aide d’une GED.
La coordination demande moins d’efforts et chacun sait toujours où trouver l’information dont il a besoin sans numéro de version.
3. Renforcement de la sécurité :
le contrôle de versions offre une plus grande transparence sur les modifications, ce qui réduit considérablement le nombre d’erreurs, et même lorsque des erreurs se produisent, il est possible de les corriger plus rapidement qu’en l’absence d’un système de gestion de versions.
Vous ne perdrez plus jamais de données grâce aux journaux de modification qui stockent des informations détaillées sur toutes les modifications par date et par utilisateur.
Le bon logiciel aide les entreprises à moderniser leurs processus et établit de nouvelles références en matière de gestion des versions de documents. Avec un système de gestion documentaire comme Doxis, chacun sait toujours où trouver les derniers documents importants pour son travail.
Vous avez la certitude de travailler avec la version actuelle et des informations à jour, de visualiser les différentes versions de vos documents d’un seul coup d’œil et d’automatiser la saisie des modifications de fichiers.
Les fonctions de contrôle de versions des logiciels jouent un rôle important dans le monde des affaires moderne et sont devenues indispensables dans tous les secteurs d’activité.
Le contrôle de versions moderne permet de suivre un document depuis sa rédaction initiale jusqu’à sa finalisation ; en outre, toutes les personnes impliquées dans ce processus travaillent avec un seul et même document tout au long du processus. Le document est accessible de manière centralisée et personne ne peut enregistrer les modifications d’un collègue par accident.
Guide de la gestion documentaire (GED)
Comment un DMS peut-il améliorer l'efficacité de votre organisation ? Quel est le système qui vous convient le mieux ? Ce guide pratique vous aide à trouver et à mettre en œuvre le SGD qui vous convient. Il comprend des listes de contrôle, des exemples concrets, etc.
Lire maintenantRévolutionnez votre travail quotidien avec la gestion de versions
Le contrôle des versions de documents à l’aide de la gestion de versions transforme le monde de l’entreprise et fait franchir un nouveau cap aux processus dans tous les domaines. Les modifications apportées aux documents sont facilement traçables et le système de contrôle des versions contient toujours les informations les plus récentes. Voyons comment faire avec Doxis....
Imaginez que votre entreprise ait trouvé une candidate qu’elle souhaite embaucher. Les RH sont chargées de rédiger un contrat et accèdent à Doxis pour lancer le flux de travail de préparation du contrat. Quatre étapes sont nécessaires :
- Édition
Les utilisateurs autorisés peuvent créer les documents et travailler dessus.
Le processus commence par la rédaction d’un contrat de travail standard par un employé du service des ressources humaines. Celui-ci ajoute les données relatives à la candidate et le salaire proposé par l’entreprise. La première version est maintenant terminée.
- Vérification
Les utilisateurs autorisés peuvent modifier le statut, réviser et ajouter des commentaires, mais ne peuvent pas modifier le document.
Le responsable des ressources humaines vérifie le contrat nouvellement créé et constate que les horaires de travail hebdomadaires doivent être modifiés. Le réviseur ou l’employé met à jour les horaires. Le système de contrôle des versions consigne les modifications et les enregistre en tant que version 2.
- Validation
Le document est verrouillé contre toute modification.
Avant que les RH n’envoient le contrat à la nouvelle salariée, l’éditeur verrouille le document pour empêcher toute autre modification à ce stade. La candidate reçoit le document par courrier électronique au format PDF et peut le lire à son rythme. Toutefois, n’étant pas satisfaite du salaire proposé, elle négocie une augmentation.
Les RH mettent alors à jour le contrat en tenant compte du salaire convenu. L’éditeur doit alors modifier le statut du fichier pour autoriser son édition, créant ainsi la troisième version.
Le responsable des ressources humaines vérifie une nouvelle fois le contrat et le renvoie à la candidate qui y appose sa signature numérique.
- Archivage
Le document ne peut plus être modifié ni supprimé ; toutes les versions sont archivées.
Les RH sont responsables de l’archivage à valeur probante du contrat. Cela signifie que le contrat, accompagné du certificat de signature numérique, est classé dans le dossier RH de la nouvelle employée, conformément aux exigences réglementaires, où il est à l’abri de toute modification, falsification ou manipulation.
Des flux de travail efficaces et des données fiables
Une gestion de versions moderne à l’aide d’une GED est incontournable pour garantir le bon fonctionnement des processus de l’entreprise et une bonne collaboration au sein de votre équipe. Donnez à vos collaborateurs les moyens de gérer, suivre et travailler méthodiquement et en toute sécurité avec des documents et des informations fiables.
La gestion de versions en continu rend toutes les modifications et les mises à jour entièrement traçables tout en empêchant les pertes de données et la constitution de silos de données. Bien au contraire, puisque vous bénéficiez d’une efficacité et d’une qualité accrues à tous les stades de vos flux de travail.
