5 bonnes raisons d’investir dans une solution de gestion documentaire

Selon une enquête de l’AIIM, 92 % des sondés souhaitent utiliser un logiciel de gestion documentaire moderne. Ce résultat souligne simplement le fait que de nombreuses entreprises ne sont toujours pas équipées de solutions adéquates pour faciliter le travail basé sur le traitement de documents et optimiser leurs processus. Il existe de bonnes raisons d’investir dans une solution de gestion documentaire (GED) ! Nous vous indiquons les cinq plus importantes :

Oui, le déploiement d’une GED nécessite d’investir au départ. Les économies commencent déjà dès votre service courrier. Prenez en compte le coût des salaires de la distribution du courrier en interne et les coûts d’affranchissement liés à son acheminement des autres sites vers le siège. Imaginez maintenant que tous ces coûts disparaissent, car votre GED achemine électroniquement le courrier au bon destinataire. Selon la taille de votre entreprise, cela représente un montant important. Un voyagiste européen de premier plan, DER Touristik, a ainsi pu réduire ses frais d’expédition d’environ 57 % simplement en numérisant les factures. Et ce n’est là qu’un exemple. Lorsque les factures entrantes sont numérisées à leur point d’entrée, leur traitement s’effectue beaucoup plus rapidement, et vous pouvez bénéficier d’escomptes et, au final, réaliser des économies. Autre exemple : selon le pays, les entreprises sont tenues de conserver les documents fiscaux pendant une période prolongée, parfois jusqu’à dix ans. Si, comme le fournisseur de services publics Westfalen, vous traitez 66 000 documents fiscaux par an, vous pouvez imaginer la taille de l’entrepôt nécessaire à leur stockage, ainsi que le temps et la main-d'œuvre nécessaires à la vérification et à l’enregistrement manuels des factures papier. Une GED peut éliminer ces coûts en archivant électroniquement tous vos documents. De plus, elle respecte automatiquement les délais de conservation en vigueur. Vérification et validation des factures, comparaison des données de commande des factures avec une référence de commande, tenue à jour et saisie des données dans l’ERP : vous pouvez facilement automatiser et digitaliser tous ces processus de suivi, voire activer la comptabilisation automatique. 

Nous venons de voir comment une GED permet de réduire les temps d’attente, d’acheminement et de traitement du courrier entrant et des factures. Vous pouvez également réduire le délai d’exécution d’autres processus métier grâce à la numérisation. Vous voulez créer et réviser des contrats ? Avec un système de gestion électronique des documents, vous disposez d’un moyen de création de documents contractuels électroniques simple et systématique : les modèles préconfigurés. Pour faire vérifier vos documents contractuels, vous les transmettez par le biais d’un flux de travail et les récupérez de la même manière, avec une traçabilité totale. Si vous avez besoin d’informations complémentaires, par exemple sur le contractant, vous les trouvez rapidement dans la GED, car les documents connexes, les données issues de l’ERP, du CRM et d’autres applications métier sont associés et clairement regroupés dans des dossiers électroniques. Les dossiers électroniques de contrats contiennent en un lieu central tous les contrats et informations afférentes, ce qui réduit les délais de recherche. En outre, les informations contractuelles sensibles y sont entièrement protégées. Rien ne tombe accidentellement en de mauvaises mains ou n’est supprimé trop tôt ; l’ensemble du processus de création des contrats est transparent et entièrement documenté. Ainsi, votre entreprise est en mesure d’atténuer les risques tels que les violations de la conformité ou le non-respect des délais contractuels. Par ailleurs, elle peut faire des affaires avec des clients encore plus rapidement. Vos salariés peuvent également traiter les commandes de vos clients plus rapidement, car la GED vous facilite la tâche avec ses flux de travail automatisés. Chez Eissmann Group Automotive par exemple, chaque employé s’épargne plus de 100 heures de recherche par an pour les consacrer à d’autres activités, comme, améliorer la qualité des achats. Au sein de la chambre de compensation médicale privée Mosel-Saar en Allemagne, son PDG Michael Penth constate également une hausse significative de l’efficacité des processus grâce à son logiciel de GED : « Je m’attends à une baisse de 30 % des processus de travail inutiles et, simultanément, à une amélioration de la qualité. »

Protéger les données commerciales et personnelles en pouvant en apporter la preuve, archiver les informations fiscales de manière probante : comment cela fonctionne-t-il dans un explorateur de fichiers, voire sur papier ? Malheureusement, pas très bien : cela demande beaucoup d’efforts et entraîne un taux d’erreur plus élevé (par exemple, du fait de documents mal classés), un éventuel accès incontrôlable, voire la perte de documents. Une GED permet d’éviter la non-conformité et de coûteuses amendes. Dans un système de gestion électronique des documents, vous savez toujours où se trouve l’information et qu’elle est stockée en toute sécurité. Une GED traite et protège les données clients conformément au RGPD : « Nous archivons des données très sensibles en toute sécurité dans nos dossiers électroniques clients. Doxis est doté de fonctions de sécurité complètes qui nous permettent de nous assurer que les documents clients ne tombent pas entre de mauvaises mains », explique Martin Mermolja, administrateur système senior au sein du service Gestion de la clientèle du plus grand opérateur télécom de Suisse Sunrise Communications. Dans une GED, vous pouvez définir et documenter avec précision qui a accès aux documents clients et qui peut les traiter, ce qui garantit la responsabilité lors des audits de protection des données. Ce type de logiciel s’appuie également sur des délais de conservation automatisés pour s’assurer que les documents soumis à obligation de conservation ne se perdent pas ou ne soient pas supprimés trop tôt. Vous respectez ainsi plus facilement vos obligations légales en matière de gestion des documents électroniques. Grâce à ce genre de solution, vous pouvez facilement apporter la preuve de votre conformité, éviter les sanctions, garantir des avantages fiscaux et conserver votre réputation de partenaire commercial digne de confiance.

« Les délais et ressources consacrés à la distribution du courrier ont reculé de 75 %. Cela nous a permis d’économiser des ressources que nous pouvons consacrer au service à la clientèle », précise Alexander Erpenbach, chef du service Relation client chez DEVK. Lorsque vous n’avez plus à vous occuper du classement manuel et de la recherche des documents, comme c’est le cas ici, vous avez plus de temps à consacrer à vos clients et à résoudre rapidement leurs problèmes. En outre, une GED permet une gestion des dossiers orientée clients : par exemple, vous pouvez retrouver tous les contrats, messages et dossiers en cours d’un client dans son dossier électronique, même directement pour une affaire particulière. Vous bénéficiez ainsi d’une vue à 360 ° du client et du dossier pour lequel il vous consulte. Simultanément, les flux de processus documentaires acheminent immédiatement les nouvelles demandes et les nouveaux documents des clients, afin que leur traitement puisse commencer tout de suite. Les petites commodités du travail sur papier, comme les annotations, les tampons ou les notes apposés à l’attention des collègues sur le document lui-même ou sur l’ensemble du dossier, sont également disponibles au format numérique et s’affichent dans une vue d’ensemble claire. Elles ne sont pas seulement disponibles au bureau, mais aussi en télétravail, en déplacement ou lors d’un rendez-vous. Vous pouvez également utiliser un système de gestion électronique des documents pour créer des offres numériques autorisant vos clients à accéder 24 heures sur 24 aux factures, aux contrats, aux informations sur les produits, etc. Pour faciliter cela, il suffit d’intégrer la GED aux applications et aux portails clients. Les nouveaux documents ou ceux mis à jour sont automatiquement disponibles en téléchargement. Vous n’êtes plus obligé de saisir manuellement ces informations. Vous gagnez alors du temps que vous pouvez consacrer à vos clients et donc à augmenter leur satisfaction !

Vos collaborateurs et collaboratrices veulent des processus électroniques ! Les technologies, comme les workflows automatisés qui simplifient les processus opérationnels, augmentent considérablement leur satisfaction. Elles vous aident également à attirer de nouveaux talents : une étude récente du magazine économique allemand WirtschaftsWoche révèle que près d’un salarié sur deux change d’employeur lorsque son nouveau poste est assorti de meilleurs outils technologiques. Ils apprécient le fait que les flux de travail électroniques d’une plateforme centralisée prennent en charge les tâches manuelles et routinières chronophages. Ils peuvent ainsi cibler des tâches stratégiques qui contribuent au succès de votre entreprise en effectuant moins d’heures supplémentaires, voire sans en faire.
Les salariés de DEGES, entreprise de gestion de grands projets d’infrastructure, ont voulu une solutio

numérique lorsque « le volume de documents a bondi et que la demande d’un logiciel de gestion électronique des documents s’est faite plus pressante », comme le rappelle Jens Düssel, chef du service Informatique. Ils peuvent désormais retrouver les documents d’un projet et les informations associées (fichiers d’images, données de CAO), beaucoup plus rapidement grâce à la GED. Ils ont ainsi l’assurance de toujours travailler avec les dernières versions des documents.

Oliver Saus, de la régie municipale de traitement des eaux usées de la ville de Cologne, souligne également l’importance d’utiliser une GED non seulement par les différents services, mais aussi dans toute l’entreprise : « Grâce à nos solutions Doxis, nous sommes parvenus à briser les silos documentaires au sein de notre organisation, à mettre en place des processus interdisciplinaires entre les services et à les enrichir avec les informations requises. Aujourd’hui, nous déployons Doxis DMS dans la quasi-totalité de notre organisation ; tous nos services travaillent avec. » La productivité est alors beaucoup plus importante, la prise de décisions s’en trouve améliorée et accélérée, et la collaboration entre les services ou avec les partenaires et les clients s’avère plus efficace.

Selon les calculs du spécialiste de l’hydraulique HANSA-FLEX, chaque salarié du service RH passe désormais une heure de moins par jour à chercher des documents. Le classement et le traitement des documents et des processus sont également beaucoup plus faciles à présent. « Tous les jours, je suis très enthousiaste à l’idée d’utiliser Doxis ! Cette solution a constitué un véritable apport en facilitant considérablement notre travail. Je ne pourrais pas imaginer revenir en arrière », relate Nina Orywal, responsable des ressources humaines de HANSA-FLEX.

Une GED vous offre de nombreux avantages qui vous permettent de l’amortir rapidement et de réduire durablement vos coûts ; c’est ce qui constitue votre retour sur investissement. Outre l’aspect financier, un autre ROI est tout aussi important : le return on information. Une solution de gestion électronique des documents vous permet d’exploiter tout le potentiel de vos informations, d’y accéder plus rapidement, de connecter vos salariés et de créer ainsi les conditions de la bonne marche de votre entreprise. Lorsqu’une organisation commence à déployer ce type de logiciel, les avantages deviennent évidents et, à l’instar de l’association régionale LWL en Allemagne, il est logique de l’étendre à d’autres domaines : « Il y a plus de 10 ans, en collaboration avec SER, nous avons commencé à mettre progressivement en œuvre notre plan GED selon différentes phases. Depuis lors, nous avons mis en place plus de 20 solutions sous différentes formes, et plus de 2 000 personnes travaillent avec Doxis. Dans les condition actuelles, nous aurions beaucoup de difficultés dans de nombreux services si nous devions encore travailler avec des classeurs. C’est pourquoi cet investissement a vraiment porté ses fruits ! », conclut Jürgen Werner, chef de projet GED au service Développement Organisationnel de LWL.