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Gestion des subventions : demander et gérer un financement
La gestion des subventions est importante pour toutes les organisations qui perçoivent ou attribuent des subventions. Il peut s’agir, par exemple, d’universités, d’églises ou d’organisations à but non lucratif. Des processus clairement définis garantissent la soumission dans les délais impartis des demandes de subvention. Ils permettent également de conserver une vue d’ensemble des projets de subvention en cours.
Dans cet article, découvrez en quoi consiste la gestion des subventions, les problématiques auxquelles bailleurs de fonds et bénéficiaires de subventions font face, et les apports des logiciels dans ce processus.
Qu’est-ce que la gestion des subventions ?
La gestion des subventions consiste à organiser le financement des subventions. Les collectivités locales obtiennent des subventions sous forme d’aides et de prêts, par exemple. Ils utilisent cet argent pour développer des infrastructures de transport, moderniser les écoles et mener des projets de numérisation.
Obtenir une subvention signifie en fait la rechercher, la traiter, en assurer le suivi et la vérifier. L’objectif de la gestion des subventions est donc d’optimiser l’ordonnancement des opérations tout au long du cycle de vie d’un projet de financement par subvention. La conception des processus s’effectue de manière à ce que les demandes de subvention et la documentation soient triées, puis stockées dans des structures standardisées et que les informations soient faciles à trouver. Il est ainsi plus facile de donner la priorité à certaines subventions par rapport à d’autres et de respecter les délais.
Quels sont les types de subventions disponibles ?
Les sources de financement par subvention peuvent être des prêts ou des aides accordés, par exemple, par l’Union européenne, l’État ou des banques de développement. Ces sources de financement sont donc réparties entre l’UE, les pays et les régions.
Les différents projets de subvention s’adressent à différents groupes : les particuliers, les entreprises et les organismes sociaux. Ils ont tous en commun de servir un objectif spécifique, et cet objectif est réalisé grâce au soutien financier d’entités du secteur public.
Des subventions sont disponibles pour les projets suivants, par exemple :
- Développement et modernisation d’infrastructures dans les municipalités
- Promouvoir et mettre en place des projets culturels
- Poursuivre le développement des établissements d’enseignement tels que les écoles et les crèches
- Promouvoir des projets d’efficacité énergétique et de protection de l’environnement
- Encourager les activités de recherche et de développement dans les domaines innovants
- Mettre en œuvre des mesures de numérisation dans les entreprises
Qui est le bailleur de fonds ?
Le bailleur de fonds est l’organisation qui octroie la subvention. Outre le gouvernement, il s’agit de fondations et d’organisations professionnelles, telles que la Chambre de commerce et d’industrie et les ONG. Ils créent des fonds d’aide et fixent les conditions d’obtention des subventions ou des prêts. Ils évaluent les demandes reçues en comparant les données aux exigences. Si toutes les conditions sont remplies, ils accordent le financement.
Qui est le bénéficiaire de la subvention ?
Le bénéficiaire de la subvention est l’organisation qui demande et perçoit la subvention. Le bénéficiaire final du financement est donc l’entreprise ou l’organisme qui perçoit le financement. À un niveau plus granulaire, il s’agit de la personne qui gère les subventions au sein de l’organisation. Elle identifie les besoins, recherche des subventions, les sollicite et les coordonne.
Problématiques de la gestion des subventions
La gestion des subventions est un défi pour les organisations. Le processus est long jusqu’à l’approbation du financement. Et même après cela, d’importantes tâches administratives sont nécessaires : chaque étape doit être documentée, tous les documents doivent être disponibles et les exigences à long terme doivent être respectées.
Hé Doxi, quelles sont les principales problématiques auxquelles sont confrontés les bénéficiaires de subventions ?
Processus de demande complexe
Pour les bénéficiaires de subventions, la recherche d’un financement prend déjà beaucoup de temps. Lorsqu’un programme adéquat est trouvé, l’expertise manque souvent pour préparer immédiatement la demande. En effet, les demandes de subventions ont généralement un champ d’application large et exigent des réponses détaillées. Cela entraîne un lourd travail d’harmonisation. D’une part, l’entreprise doit rassembler les informations requises auprès de tous les services. D’autre part, elle passe beaucoup de temps à interroger les bailleurs de fonds au sujet de la demande. Cela réclame beaucoup de temps et d’argent et peut dissuader les petites entreprises.
Obstacles bureaucratiques
Pour que les bailleurs de fonds puissent déterminer si les bénéficiaires potentiels satisfont aux exigences, ces derniers doivent présenter de nombreux documents et dossiers qui doivent être présentés dans le format imposé par le bailleur de fonds. Les informations ou documents manquants peuvent retarder le traitement ou conduire le bailleur de fonds à rejeter purement et simplement la demande.
Important travail de contrôle
Une fois la subvention approuvée, le travail administratif reprend. Les demandes de subvention ne sont valables que si les organisations respectent l’ensemble des règles et conditions d’octroi tout au long de la procédure. C’est pourquoi les bénéficiaires doivent démontrer comment ils emploieront cette subvention et documenter soigneusement son utilisation. Si les conditions ne sont pas remplies ou ne peuvent être vérifiées, les bailleurs de fonds peuvent exiger le remboursement des fonds.
Processus de gestion des subventions
La gestion des subventions peut se diviser en trois étapes :
1. Identification et analyse des possibilités de financement par subvention
La première étape consiste à identifier les besoins de l’entreprise. Une fois ces besoins identifiés, il convient de vérifier s’ils sont éligibles à un financement. Si oui, recherchez tous les programmes de subvention pertinents. Déterminez ensuite les besoins de financement de l’ensemble du projet et choisissez le programme à privilégier.
2. Demande : préparation, soumission et exigences
Au cours de la deuxième étape, vous rassemblez toutes les informations dont vous avez besoin pour demander une subvention. Les conditions du programme de subvention indiquent les informations nécessaires. Dans la gestion des subventions, vous gardez une trace des choses en résumant les conditions sous forme de points de qualification sur une check-list.
Chaque fois que vous disposez d’informations, vous pouvez rayer l’élément de la check-list. Une fois que vous disposez de toutes les données pour tous les points de qualification, vous pouvez traiter et soumettre la demande.
3. Gestion de projet et documentation
La troisième étape commence dès que le financement de la subvention est approuvé. Le projet démarre ensuite. À partir de ce moment, votre tâche consiste à documenter toutes les étapes en détail. En effet, le financement utilisé est lié à certaines conditions-cadres. Vous pouvez utiliser la documentation pour prouver que vous avez rempli toutes les conditions tout au long de la procédure de financement.
En outre, un système informatique vous permet d’optimiser la gestion des documents comme la documentation, les demandes et les pièces justificatives. Dans l’idéal, utilisez un logiciel de gestion documentaire (GED) pour vous aider dans toutes les étapes du processus de gestion des subventions : création, édition, gestion et archivage des documents.
Guide de la gestion documentaire (GED)
Ce guide pratique vous aide à trouver et à mettre en œuvre le SGD qui vous convient. Il comprend des listes de contrôle, des exemples concrets, etc.
Lire maintenantGestion des subventions avec Doxis
Dans Doxis, vous gérez les subventions et les projets dans un espace de travail conçu pour la gestion des subventions, de la création d’une demande de subvention à l’archivage de tous les documents liés au financement. L’espace de travail contient des dossiers électroniques prêts à l’emploi qui vous aident à organiser les documents de financement. Ils se divisent en projets, documentation, données sur les bailleurs de fonds et demandes de subventions. Vous pouvez également créer ces dossiers électroniques manuellement en utilisant la structure de votre choix.
Doxis est bien plus qu’un simple système de classement. Ses fonctionnalités vous permettent de créer des demandes et de gérer des documents :
- Gestion des modèles : utilisez des modèles ou la gestion des éléments textuels pour générer des demandes récurrentes.
- Gestion des échéances : Rappelez à vos salariés les dates limites de dépôt des demandes de subventions.
Cela présente deux avantages : vous pouvez gérer vos demandes de financement plus efficacement et vous ne manquez plus aucun délai.
Gestion des subventions pour les bailleurs de fonds
Doxis permet également aux bailleurs de fonds de stocker les documents de gestion des subventions. La gestion des demandes de financement des bénéficiaires potentiels s’effectue dans Doxis. Le logiciel classe les demandes par cycle de financement ou par type de financement. Le tout dans un espace de travail spécialement conçu pour cette activité.
Doxis conserve également tous les documents des projets approuvés. Il est donc possible de vérifier à tout moment si les accords de financement sont respectés.
Gestion des subventions avec Salesforce
Doxis n’est pas le seul logiciel à proposer des solutions de gestion des subventions. Salesforce en commercialise également. Sa force réside dans la préparation des données. Salesforce peut vous présenter, par exemple, une vue d’ensemble du budget ou suivre le processus de financement pour vous.
Cependant, lorsqu’il s’agit de gérer les documents de demande de subventions, Salesforce montre ses limites. En revanche, si vous intégrez Doxis à Salesforce, vous bénéficiez des avantages des deux logiciels : l’expertise de Salesforce en matière de traitement des données et le savoir-faire de Doxis en matière de gestion documentaire.
En résumé : mettre en place des processus simplifiés pour la gestion des subventions
Les organisations ne perçoivent de subventions que si elles remplissent correctement les demandes et si elles démontrent qu’elles remplissent toutes les conditions d’octroi tout au long de la procédure de financement. La gestion des subventions a pour but de documenter toutes les informations et de les gérer de manière sûre et de façon à les retrouver facilement en cas de vérification.
Un logiciel de gestion documentaire est important, au plus tard au moment de la demande, pour centraliser le traitement, la gestion et l’archivage de tous les documents. Cela permet également d’aplanir les obstacles bureaucratiques et de faciliter le travail de contrôle. Avec Doxis, vous pouvez organiser la gestion de vos subventions grâce à des processus simplifiés.
