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Logiciels d’archivage intelligent
Archivage à valeur probante pour les fortes volumétries de documents
L’exigence d’un archivage conforme à la réglementation, conjuguée à des volumes croissants de données, peut créer des difficultés pour les entreprises. La solution : un outil d’archivage qui tire parti des avantages de l’intelligence artificielle (IA). Ce logiciel remplit les critères de l’archivage à valeur probante, et sa composante IA accélère l’accès aux systèmes d’archivage et aux données, quelle que soit la quantité de documents.
L’importance de l’archivage dans une entreprise
Les logiciels d’archivage stockent les enregistrements, dossiers et autres documents d’une entreprise et les protègent contre toute perte. Les obligations légales strictes et la croissance exponentielle des données peuvent rendre l’archivage chronophage et gourmand en ressources.
Un haut niveau d’exigences légales
Les solutions spécialisées bien connues telles que SAP et Salesforce ne disposent pas de fonctions d’archivage qui respectent les normes juridiques et fiscales, alors que l’archivage conforme de documents impose la sécurité en matière d’audit.
Cela signifie que données et documents doivent être stockés selon le principe de traçabilité, ainsi que dans un format non modifiable rétroactivement qui les protège de la falsification et de la manipulation. En outre, les entreprises ne remplissent ce haut niveau d’exigences légales que si elles archivent leurs documents dans le respect du RGPD et de la réglementation.
Des volumes de données ingérables
Indépendamment des exigences légales, les entreprises ont du mal à gérer les volumes importants de documents et de données issus de sources diverses (e-mails, soldes de comptes, relevés bancaires, par exemple). Un grand nombre d’enregistrements de données non structurées est donc omis. Ces enregistrements sont inutilisables, ce qui accroît le volume de « dark data ». Résultat : encore plus de données non activement exploitées.
Les logiciels d’archivage en un coup d’œil
Une archive intelligente résout ces deux problèmes : elle minimise les dark data en structurant les données non structurées, et est conforme aux normes de l’archivage à valeur probante.
Avec Doxis comme solution d’archivage intelligente, vous optimisez la gestion de vos documents en respectant les principes de l’archivage à valeur probante, et ce quel que soit le nombre de documents à archiver. Indépendamment du volume de documents, Doxis s’adapte avec une grande flexibilité et sert d’archive pour chaque cas particulier :
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Archive pour les documents, les processus et les dossiers électroniques
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Archives d’un service (comptabilité ou ressources humaines, par exemple)
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Archivage de données reposant sur des systèmes tiers tels que SAP ou Salesforce
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Archivage longue durée
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Archives pour entreprises internationales
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Numérisation/archivage précoce et tardif
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Les entreprises sont légalement tenues de conserver la traçabilité de leurs documents pendant plusieurs années. Les solutions spécialisées dépourvues de système d’archivage intégré sont sujettes à des ruptures de médias ; par ailleurs, les activités manuelles pouvant être sujettes à erreurs, elles ne sont donc pas recommandées. Des sanctions peuvent être imposées, si, par exemple, un délai de suppression expire sans être respecté.
Les logiciels spécialisés dans l’archivage renforcent la fiabilité des processus et réduisent la charge de travail. À l’expiration du délai, Doxis déclenche automatiquement le traitement de suppression du document. En même temps, vous gagnez du temps et économisez des ressources, car vous éliminez toutes les tâches manuelles.
Archivage des e-mails
Les e-mails font partie une vaste quantité d’informations, parfois très importantes que les entreprises doivent archiver, car ils renferment des informations liées à l’activité de l’entreprise. C’est pourquoi les logiciels de messagerie électronique d’entreprise intègrent un système d’archivage. Cependant, cette fonctionnalité réelle est très limitée : lorsque les salariés recherchent des informations professionnelles, ils peuvent avoir du mal à les trouver, et les normes juridiques applicables ne sont pas respectées.
Le contexte des fils de discussion gagne en clarté lorsque vous intégrez votre archive d’e-mails à l’archive de niveau supérieur. La correspondance par courrier électronique est enfin liée au processus opérationnel concerné.
En sa qualité de solution d’archivage externe, Doxis offre des fonctions complètes :
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Sa fonction de contrôle intelligent du contexte détecte automatiquement le contenu des e-mails et les archive dans le bon contexte professionnel.
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Les processus transparents affichent l’historique complet des e-mails.
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Les métadonnées appliquées automatiquement, telles que l’expéditeur ou l’objet, facilitent la recherche et le classement.
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Vous pouvez archiver les e-mails en respectant le principe de traçabilité.
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En tant que logiciel certifié, Doxis est conforme au RGPD et protège les données personnelles présentes dans les e-mails.
Absence de fonctions d’archivage dans les solutions spécialisées
À l’instar des programmes de messagerie, les solutions spécialisées comme SAP et Salesforce protègent les documents sur les serveurs de contenu, c’est-à-dire sur une instance privée. Autrement dit, l’emplacement où vous stockez vos fichiers et documents.
Toutefois, ces serveurs de contenu ne disposent pas de fonctions d’archivage et ne sont pas conçus pour l’archivage à long terme, ce qui leur ôte toute valeur probante lors d’un contrôle ou d’un audit. Ces caractéristiques impactent en définitive la durée de conservation des documents sur les serveurs.
Interfaces avec d’autres systèmes
Des systèmes tiers peuvent ajouter une archive à valeur probante aux ERP comme SAP et Salesforce. Par exemple, Doxis intègre une interface standard avec SAP. Doxis peut donc parfaitement s’intégrer à cet ERP. Dans ce scénario, SAP reste l’espace de travail dédié aux utilisateurs, tandis que Doxis fonctionne en arrière-plan.
Archivage à long terme et formats de données
Les documents comme les factures, les e-mails et les reçus font l’objet d’un archivage à long terme. Cela signifie que l’information doit être disponible de manière transparente et traçable pendant une période plus longue pour autoriser des recherches exhaustives dans l’ensemble de la base de données, aujourd’hui et à l’avenir.
Parce que les archives à long terme fournissent les informations de manière permanente. Elles les stockent également tout en assurant la fidélité à l’original. Pour ce faire, elles les enregistrent de manière à permettre leur exportation ultérieure dans le format de votre choix.
Vous pouvez ainsi accéder rapidement et lisiblement aux informations archivées, même dans plusieurs dizaines d’années.
Recommandations aux entreprises
Une partie de la stratégie de transformation numérique de toute entreprise comprend la sélection d’un logiciel d’archivage. Les besoins en matière d’archivage numérique s’accroissent avec le nombre de scénarios d’archivage. Il est tout aussi important de stocker les documents en toute sécurité que de pouvoir accéder rapidement aux informations qu’ils renferment lorsque vous en avez besoin.
Un logiciel d’archivage sert donc deux objectifs :
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En tant qu’archive, il stocke les documents en respectant les principes de l’archivage à valeur probante.
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En tant qu’outil de recherche, il accélère la recherche de l’information.
Critères de sélection d’un logiciel d’archivage
Hé, Doxi, quelles sont les fonctions et les normes de sécurité qu’un bon système d’archivage doit posséder ?
- L’archivage des documents est complet, traçable et à valeur probante.
- Il garantit un archivage conforme à la réglementation.
- Les données sont enregistrées dans un format structuré.
- Le stockage et l’archivage d’informations personnelles conformes au RGPD protègent les données personnelles.
- Les droits d’accès sont clairement définis.
- Les options de recherche facilitent la recherche de données et de documents.
ECM plutôt que logiciel d’archivage
Un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) avec archivage numérique conçoit les processus d’archivage de manière intelligente en centralisant l’ensemble du processus de gestion documentaire sur une seule plateforme. Cette centralisation permet de concevoir - et d’automatiser - des flux de travail complets autour des archives.
Doxis, par exemple, attribue des flux de traitement de factures de bout en bout. Une fois ce flux de travail terminé, Doxis archive les factures dans les archives de l’entreprise. Le même système s’applique également aux flux de travail pour d’autres documents, comme les confirmations de commande, les contrats et les documents relatifs aux employés, notamment les fiches de paie.
Important : les normes de sécurité continuent d’être prises en compte. Les droits d’autorisation permettent à tous les salariés d’utiliser les mêmes archives documentaires, mais de n’accorder l’accès aux documents qu’à ceux munis des autorisations nécessaires.
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Lire maintenantOpportunités créées par l’intelligence artificielle
Les ECM avec archives numériques sont encore plus intelligents lorsqu’ils exploitent l’intelligence artificielle pour entièrement automatiser les opérations.
Par exemple, Doxi, votre assistant de contenu intelligent, archive les e-mails de votre boîte aux lettres Outlook directement dans le bon dossier client et génère une référence aux documents déjà archivés. Les e-mails de vos collègues ayant le même historique sont archivés selon le même processus.
Ce mécanisme permet de replacer les informations et les documents dans leur contexte et d’améliorer la compréhension du contenu :
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Plus de tâches sont réalisées en employant la même quantité de ressources.
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La haute qualité des données permet d’optimiser les décisions opérationnelles.
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Les informations contextuelles accélèrent la recherche d’informations.
En résumé : privilégiez les systèmes d’archivage axés sur les processus aux solutions autonomes
Les logiciels d’archivage renforcent la sécurité juridique des processus opérationnels. En fonction du processus, des archives à valeur probante peuvent également être obligatoires. Un programme d’archivage est intelligent lorsqu’il place les documents et les données dans leur contexte.
Doxis Intelligent Content Automation structure les documents, les archive à la fin d’un flux de travail et renforce la capacité des entreprises à fournir l’information. Par rapport aux solutions autonomes, cette approche offre une sécurité de données maximale et une efficacité accrue. Vous reprenez la maîtrise de vos documents, minimisez le nombre de dark data et travaillez dans un environnement sécurisé qui respecte tous les critères légaux en matière d’archivage
