Qu’est-ce que le workflow management ?

Un workflow ou flux de travail est une série d’opérations individuelles qui constituent ensemble une partie d’un enchaînement de tâches métier ou d’un autre type d’enchaînement d’opérations organisationnelles. Il existe une relation logique entre chacune de ces opérations individuelles qui se déroulent dans une séquence temporelle définie. Traitement plus rapide, disponibilité de l’information de bout en bout, réduction des taux d’erreur et diminution des coûts : tels sont quelques-uns des effets positifs d’une gestion efficace des flux de travail.

L’utilisation de ce type de système peut vous aider à améliorer la qualité de vos processus avec, au passage, une multitude d’avantages réels pour votre entreprise, notamment une réduction des délais (de traitement) et des coûts réduits, ainsi qu’une plus grande transparence à toutes les étapes du processus. Le moteur de workflow Doxis est le logiciel de workflow management dédié de SER Group.

Ces systèmes informatiques fournissent une plateforme uniforme de gestion des flux de processus normatifs et adaptatifs, et procurent ainsi de nombreux avantages à l’ensemble de l’entreprise. Numérisez et optimisez tous les types de processus métier, automatisez les processus structurés, ajoutez des flux de travail ad hoc, basés sur les connaissances et les cas, et mettez en œuvre des flux de travail ad hoc et standardisés, séparément ou en les associant. Une solution de workflow management est un outil de plus dans votre arsenal, destiné à vous permettre de raccourcir le traitement des tâches et les délais d’exécution, de faciliter le respect des réglementations applicables (comme celles sur les délais de conservation légale) et d’introduire clarté et transparence dans vos processus opérationnels. Équipé d’une telle solution, non seulement vous accédez à tout moment aux informations contextuelles pour prendre des décisions avisées, mais vous bénéficiez également de l’archivage à valeur probante de tous les types de documents et de fichiers.

Bien qu’ils aient des significations différentes, les termes « workflow », « flux de travail », « processus métier », « processus opérationnels » et « processus d’entreprise » sont souvent utilisés de manière interchangeable.

Le terme « workflow » désigne l’exécution technique des processus métier d’un point de vue opérationnel. Il a trait à la question du « comment » : comment faut-il faire ? Ces flux de travail sont constitués d’un certain nombre d’étapes et de tâches spécifiques, font intervenir des ressources humaines et techniques, et prennent en charge des processus opérationnels utilisant des applications et des systèmes.

En revanche, un processus métier fait référence à la conception et à l’analyse des processus de travail. Il est lié à la question du « quoi » : que faut-il faire ? Les processus métier sont souvent étroitement liés à la stratégie et aux objectifs de l’entreprise et couvrent à la fois les processus de base et auxiliaires.

Une comparaison directe pourrait ressembler à ceci : Pour donner un exemple, le traitement du courrier électronique entrant dans les entreprises est un processus opérationnel. Toutes les activités qui constituent ce processus (numérisation du courrier entrant, classification et transmission automatique des documents entrants à la bonne personne dans le bon service) sont les flux de travail associés. Avec un système d’ECM, la modélisation de ces flux de travail électroniques est simple.

Les workflows normatifs correspondent à des tâches de routine et des processus de travail récurrents. Leur forte prévisibilité facilite leur automatisation à l’aide de workflows électroniques. On parle alors de workflows standardisés, structurés ou normatifs. Par exemple, dans le cadre du traitement des factures entrantes, les factures numérisées peuvent être traitées à l’aide de workflows : depuis l’extraction, la classification et la validation jusqu’à la vérification, la comptabilisation automatique et même l’archivage à valeur probante ultérieur de la facture elle-même et de l’ensemble de la transaction.

Les workflows adaptatifs sont basés sur les connaissances et les cas, ce qui les rend impossibles à automatiser. Ils sont dynamiques, imprévisibles et non structurés. C’est l’opérateur humain qui décide de la prochaine étape en fonction des circonstances. Si l’entreprise travaille avec un système de gestion de contenu d’entreprise, l’opérateur a accès à toutes les informations dont il a besoin pour traiter le dossier en question sous forme de dossiers électroniques dans le workflow. Non seulement il peut utiliser ces informations pour prendre des décisions avisées et déterminer les prochaines étapes et la suite du processus, afin de garantir un résultat positif, mais il peut le faire de manière ad hoc et procéder à des ajustements à tout moment.

L’adaptive case management (ACM) est un outil permettant de cartographier les processus opérationnels de manière à faciliter le travail des intervenants sur un dossier et à leur donner la marge de manœuvre nécessaire à la prise de décisions individuelles en vue de parvenir à un résultat positif. Les solutions d’ACM facilitent donc la prise de décisions, donnent aux utilisateurs la liberté de prendre eux-mêmes des décisions et intègrent la flexibilité dans le workflow.