7 pytań, które pomogą Ci wprowadzić system zarządzania dokumentami

Istnieje wielu dostawców systemów zarządzania dokumentami (DMS) i stosunkowo łatwo jest sporządzić wstępną listę możliwych opcji. Najtrudniejszą kwestią jest zawężenie tej listy. Który system zarządzania dokumentami najlepiej spełnia Twoje wymagania? Co z funkcjonalnością, możliwością integracji systemu DMS z istniejącą infrastrukturą IT, możliwością projektowania procesów cyfrowych itd.? Aby ułatwić proces podejmowania decyzji, przygotowaliśmy zestaw poniższych pytań, który przeprowadzi Cię przez kluczowe kwestie.

System DMS oferuje wiele korzyści: umożliwia zdalną pracę niezależnie od lokalizacji; zmniejsza koszty i nakłady pracy związane z zarządzaniem sprawami; ułatwia zachowanie zgodności z wymogami prawnymi, takimi jak okresy przechowywania danych, i nie tylko. Które z tych powodów są najważniejsze dla Twojej organizacji? To zależy od branży, w której działasz: ubezpieczenia – firmy ubezpieczeniowe muszą zarządzać wysokim, stale rosnącym wolumenem dokumentów, a jednocześnie usprawniać obsługę klienta. Używają systemu DMS np. do przetwarzania wniosków, konfigurowania przepływów pracy związanych z likwidacją szkód, zarządzania powiązanymi dokumentami w formie cyfrowej od momentu ich wprowadzenia oraz uzyskania panoramicznego oglądu na osoby ubezpieczone, dzięki e-aktom osobowym. Inne branże, takie jak farmaceutyka i nauki przyrodnicze, mogą używać DMS do dokumentowania procesów zarządzania jakością, szybszego kierowania dokumentów do badań i procesów zatwierdzania lub spełniania wymogów zgodności, takich jak zarządzanie dokumentacją zgodnie z dobrymi praktykami. Oprócz podstawowego celu, jakim jest przetwarzanie dokumentów w formie cyfrowej, istnieje wiele innych powodów i priorytetów, które kształtują wymagania wobec systemu zarządzania dokumentami.

Stopień cyfryzacji również odgrywa ważną rolę: organizacje, które dopiero rozpoczynają cyfryzację procesów, często zaczynają od podstawowej digitalizacji dokumentów papierowych, co ułatwia nieograniczony dostęp do informacji. Jednak firmy korzystające już z rozwiązania do zarządzania dokumentami lub archiwizacji, które na przykład nie spełnia już obecnych wymogów związanych ze zgodnością z przepisami lub które nie może zostać rozszerzone, stawiają inne wymagania nowemu systemowi. Niezależnie od tego, jaka jest Twoja główna motywacja, warto najpierw dowiedzieć się o korzyściach, jakie można uzyskać dzięki systemowi zarządzania dokumentami. Należy też spotkać się ze wszystkimi zainteresowanymi stronami, aby uzgodnić: Czego oczekują użytkownicy pod względem użyteczności? Jakie trudności chce rozwiązać dział IT wprowadzając DMS? Co cenią sobie inspektorzy ochrony danych i rady zakładowe? Określenie wymagań podczas wspólnych warsztatów jest niezbędne, aby upewnić się, że później nie zabraknie funkcji lub możliwości lub że nie będą one zbyteczne.

Żadna firma nie może dziś działać bez pewnego poziomu wsparcia cyfrowego. Im bardziej dojrzałe środowisko IT, tym bardziej jest ono złożone – głównie ze względu na rozbudowane systemy starszej daty. Wdrażając system DMS należy najpierw sprawdzić w jaki sposób można go zintegrować z istniejącą infrastrukturą. Które systemy i procesy muszą zostać połączone? Gdzie informacje mają razem przepływać? Wreszcie nowy system DMS powinien pomóc w usunięciu silosów informacyjnych i cyfryzacji procesów, a nie wprowadzać chaos do obecnej infrastruktury IT. Do rozważenia pozostaje jeszcze model wdrożenia: Czy chcesz uruchomić DMS w siedzibie firmy, czy w chmurze? A może preferujesz rozwiązanie hybrydowe? Należy pomyśleć o wymaganiach firm w zakresie skalowalności i wysokiej dostępności oraz o tym, który scenariusz pasuje do posiadanej strategii IT. Należy również rozważyć, czy można zapewnić wystarczające zasoby IT do jego wdrożenia, administracji i utrzymania. Rozwiązanie SaaS pozwoli odciążyć Twój zespół w tych obszarach, oraz umożliwi szybsze wdrożenie projektu. Jeśli chcesz jeszcze bardziej ograniczyć nakłady na IT, dostawca DMS powinien oferować usługi w zakresie obsługi, konfiguracji i wsparcia technicznego, aby Twoja firma nie musiała się tym zajmować. Omów te kwestie z wyprzedzeniem z dostawcą systemu DMS, żeby móc dokonać niezbędnych obliczeń nie tylko, podczas wstępnej fazy projektu DMS, ale także koszty w trakcie eksploatacji.

Międzynarodowi sprzedawcy detaliczni, zdecentralizowane sieci szpitalne, banki planujące fuzję: zastanów się, jaką pozycję ma obecnie Twoja firma i jak będzie się rozwijać jej struktura organizacyjna w przyszłości. Jeśli chcesz się rozwijać, oznacza to więcej użytkowników, więcej dokumentów, więcej e-maili i danych, a być może nawet i wydzielenie jednostek. W takim przypadku potrzebujesz systemu DMS, który rozwija się razem z Tobą – ale tylko wtedy, gdy chcesz. To, jak „duży” musi być system DMS, zależy również od branży, w której działasz: ze względów ściśle prawnych firmy farmaceutyczne muszą przechowywać dokumenty dłużej niż firmy działające w branżach nieregulowanych. W przypadku projektów budowlanych, które trwają kilka lat, niezbędna do ich ukończenia jest przejrzysta dokumentacja, która musi być archiwizowana przez odpowiednio długi okres. Do tego codziennie do akt dodawane są nowe dokumenty. Duże firmy, takie jak klient SER Group – firma DHL, muszą zarządzać nawet 13 milionami nowych dokumentów każdego dnia. System DMS w tej korporacji obsługuje dokumenty o objętości jednego petabajta. Nie każdy system może przetworzyć tak duże ilości danych: zwłaszcza, że przy ok. 5000 żądaniach dostępu na minutę od użytkowników z całego świata, wydajność systemu musi cały czas pozostawać na wysokim poziomie.

System DMS powinien być również wielojęzyczny w celu ułatwienia współpracy pomiędzy międzynarodowymi lokalizacjami. Doxis, system DMS używany na przykład przez firmę DHL, jest dostępny w 13 językach i obsługuje Unicode, dzięki czemu tłumaczone są nie tylko interfejsy widoczne dla użytkownika, ale również metadane, co umożliwia wyszukiwanie informacji w wielu językach. Ponadto system przestrzega przepisów i okresów przechowywania danych, które różnią się w zależności od wymogów w poszczególnych lokalizacjach. Przed wdrożeniem nowego systemu DMS należy przejrzeć strukturę organizacji i określić, czy będzie wdrażany w skali międzynarodowej. Przykładowo czy jest on skalowalny? Czy oferuje wysoką wydajność, dzięki czemu jednoczesne żądania dostępu i zapytania wyszukiwania od kilku tysięcy użytkowników z całego świata mogą być obsługiwane bez opóźnień lub przestojów?

Serwery plików w oddziałach, archiwa w różnych lokalizacjach, papierowa korespondencja przychodząca do siedziby... Dokumenty są tworzone i przechowywane w wielu różnych miejscach w organizacji. System zarządzania dokumentami powinien zapewnić, że wszystkie będą dostępne w sposób centralny. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, kto potrzebuje dostępu i w jaki sposób nowe dokumenty będą dodawane do systemu DMS. Czy każdy użytkownik może zapisywać nowe dokumenty? Czy poszczególne lokalizacje skanują swoją pocztę samodzielnie, czy też przechodzi ona przez centralną skrzynkę pocztową lub zewnętrznego dostawcę usług skanowania? Oprócz odpowiednich żądań dostępu i przepływów pracy wykorzystywanych przez system DMS celem umożliwienia cyfryzacji i kontroli dokumentów, istnieje również kwestia spełnienia wymogów zgodności z przepisami. Kto ma prawo do przechowywania, przeglądania, edytowania i usuwania dokumentów w systemie DMS? W zależności od wymogów prawnych i wewnętrznych przepisów dotyczących zgodności, wymagane są różne uprawnienia dostępu i mechanizmy bezpieczeństwa. Ma to zwłaszcza zastosowanie w przypadku wymieniania dokumentów z zewnętrznymi usługodawcami, dostawcami i klientami. Najnowocześniejsze rozwiązanie, takie jak Doxis, spełnia wszystkie te wymagania, ponieważ jest platformą do inteligentnego zarządzania informacjami w całym przedsiębiorstwie i jednocześnie bezpiecznym rozwiązaniem do współpracy zespołowej i z zewnętrznymi partnerami biznesowymi.

.

Struktury akt w większości firm zwykle naturalnie rozwijały się przez lata i obecnie stały się przestarzałe. Przejście na nowy system zarządzania dokumentami stwarza możliwość utworzenia nowej, rozsądniejszej struktury danych. Dlatego trzeba zwrócić uwagę na to, jak elektroniczne akta w systemie DMS spełniają Twoje wymagania: Czy łączą dokumenty i procesy w odpowiednim kontekście? To tutaj oddzielamy ziarna od plew: DMS z systemem e-akt nie tylko udostępnia dokumenty w postaci przefiltrowanej listy wyników, ale również traktuje akta jako niezależne obiekty informacyjne z własnymi metadanymi. Takie e-akta mają strukturę, która pozwala użytkownikom łatwo znaleźć to, co jest im potrzebne, i pracować nad tym. Ponadto w każdej chwili można po prostu utworzyć dodatkowe dokumenty tego samego typu lub zlecić ich automatyczne utworzenie przez system DMS, np. nowe akta dostawcy są tworzone, gdy zostanie on wprowadzony do systemu SAP. Dalsze procesy, takie jak żądanie i sprawdzanie certyfikatów takich dostawców, mogą być również inicjowane bezpośrednio z e-akt za pomocą systemu DMS, który podobnie jak Doxis posiada zintegrowaną funkcję zarządzania procesami biznesowymi. Użytkownik może również dostosować e-akta do swoich potrzeb: Może na przykład szybko połączyć akta dostawców z zamówieniami i uzyskać informacje o zaległych zamówieniach z dwóch poprzednich miesięcy. Zastanów się więc, jak chcesz, aby e-akta wspierały Twoich pracowników w ich codziennej pracy.

Look at typical processes in your company: Where are there manual activities that can be automated? Where do employees have to work on tasks and make decisions spontaneously? Where do they work with people outside of the company? You not only need a DMS, but also the necessary workflow support. Always keep in mind: documents and processes belong together! There are no documents without processes, and no processes without documents. So it makes sense when choosing a document management system to ensure that it is a system with integrated business process management (BPM). This ensures you have everything you need to work on and steer your documents and processes in one solution—no additional solutions required. On this basis, documents and related processes or tasks can then be assigned to the correct processors, deadlines are monitored, and all processing steps are documented – all of it automatically. This makes the processes and their status transparent for all stakeholders. Delays can be avoided and compliance requirements, such as the double-review process for contract approvals, can be fulfilled. Even complex processes spanning several departments can be set up quickly and managed transparently. If you also want to include customers or external business partners, make sure that the DMS offers collaboration options such as virtual rooms where you can work together securely and include external parties in your processes.

Also remember to include all the other applications employees use daily: ERP, CRM, HR, customer or supplier portal, etc. All of these should be easy to integrate with the DMS so that the information from it is available in the relevant process, and processes run without interruptions.

In addition to the question of how to digitize new documents arriving by mail, it is also important to decide what to do with the old paper files. Financially, it makes sense to digitize only those documents already on file that you will need for future processes. The same applies to information on older storage media that you plan to convert and transfer to the DMS. Who will carry out the digitization or conversion: you or a third-party service provider? Be sure to take into account the costs incurred and the time required based on your volume of documents and data. Also, check how your new DMS provider can help you migrate files from your legacy DMS to the new one: Should all of the documents be migrated or, e.g. only the metadata? This would mean that the documents can be found using the search function but remain physically in a different location. We can advise you on the approach that makes the most sense for you and the specific use case. This ensures that your information will be moved without any downtime or loss of data.

What functional and organizational requirements do you have for your document management system? We would be pleased to help you find what works best for your organization, and would like to show you in a live demo – with no obligation – how you can achieve your digitization goals with Doxis DMS. Schedule an appointment today ⯈