DeutschCloudbasiertes Informationsmanagement
Wie Sie mit Doxis.Cloud das unternehmensweite Informationsmanagement intelligent angehen und Prozesse optimieren, ganz ohne Wartungs- oder Betriebsaufwände.
Papierdokumente digitalisieren
Doxis ist der erste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Bei der Gestaltung eines digitalen Arbeitsplatzes sollte die Digitalisierung aller Arbeitsschritte im Mittelpunkt stehen: Idealerweise lassen sich sämtliche Schritte eines Workflows digital abbilden – dafür ist es notwendig, dass alle Dateien in digitaler Form vorliegen.
Doxis nutzt OCR-Texterkennung, um Inhalte von Bilddateien wie PDFs in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. Sprich: Dokumente, die durch OCR-Technologie (Optical Character Recognition) umgewandelt wurden, sind bearbeitbar und durchsuchbar. Dafür klassifiziert Doxis im nächsten Schritt das Dokument und extrahiert relevante Informationen.
Anhand weniger Schlagworte erkennt das System, um welches Dokument es sich handelt. Bei einem Arbeitsvertrag reichen zum Beispiel Begriffe wie „Arbeitsbeginn“ oder „Befristung“. Doxis klassifiziert das Dokument entsprechend und legt es in der richtigen digitalen Akte ab – nämlich der Personalakte des neuen Mitarbeiters. Relevante Informationen wie Name des Mitarbeiters, Arbeitsbeginn und Gehalt speichert Doxis während der Datenextraktion als Metadaten ab. Dadurch können Sie benötigte Informationen schnell und gezielt abrufen.
Single Source of Truth für alle Informationen
Doxis dient als Single Source of Truth für unternehmensweite Informationen, da alle Daten – auch aus Drittsystemen – zentral zusammenfließen. So lässt sich Doxis zum Beispiel nahtlos mit Systemen wie SAP SuccessFactors oder Salesforce integrieren.
Die Kommunikation erfolgt dann direkt zwischen den Systemen: Ändern sich etwa Personaldaten im HR-System (zum Beispiel durch eine Namensänderung nach einer Heirat), erkennt Doxis dies und aktualisiert die Daten auch im DMS. Auf diese Weise bleiben alle Informationen stets auf dem neuesten Stand. Für einen digitalen Arbeitsplatz ist das entscheidend, da solche integrierten Arbeitsumgebungen sicherstellen, dass Mitarbeitende jederzeit auf aktuelle und verlässliche Informationen zugreifen.
Dokumentenworkflows digital noch effizienter aufbauen
KI-gestützte Software ermöglicht, dass Mitarbeiter noch schneller und produktiver ihre Arbeit an einem digitalen Arbeitsplatz erledigen. In Doxis ist Doxi Ihr Intelligent Content Assistant, der Sie täglich bei der Arbeit unterstützt oder sogar Arbeitsschritte abnimmt.
So steht Doxi Ihnen während des Arbeitens zur Verfügung:
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Informationen suchen und finden: Mit Doxi ist die Informationssuche nur einen Chat entfernt. Doxi findet für Sie Dokumente, E-Mails sowie einzelne Informationen in Dateien.
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Inhalte zusammenfassen und übersetzen: Doxi fasst für Sie Dokumente zusammen und übersetzt sie auf Wunsch aus über 50 Sprachen.
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Workflows beschleunigen: In Dokumentenworkflows ist Doxi Ihre helfende Hand. Anhand des Workflows kann Doxi Ihnen relevante Akten und Dokumente vorschlagen, erstellen und suchen oder Folgeprozesse anstoßen.
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Dateien nachvollziehbar und zugänglich speichern: Doxi erkennt den Speicherort von Dokumenten und schlägt Metadaten für die Ablage vor – so finden Sie wichtige Informationen auch während ihrer Archivierung jederzeit.
Die Rolle von künstlicher Intelligenz im Digital Workplace
Künstliche Intelligenz im Digital Workplace optimiert die Zusammenarbeit im Unternehmen, bereichert das Kundenerlebnis und verbessert Entscheidungsprozesse. KI-Lösungen wie der Doxi - Ihr Intelligent Content Assistant - machen Informationen im gesamten Unternehmen zugänglich und helfen, Datensilos aufzulösen. Gleichzeitig übernehmen sie repetitive Aufgaben, wodurch Workflows effizienter und Mitarbeiter entlastet werden.
Hier sind unsere Tipps, wie Sie KI in digitalen Arbeitsplätzen am besten einsetzen:
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Routineaufgaben automatisieren: KI-Funktionen wie Chatbots oder E-Mail-Filter befreien Mitarbeiter von zeitintensiven, wiederkehrenden Aufgaben.
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Daten analysieren: KI-gestützte Datenanalyse-Tools werten große Mengen an Daten in Echtzeit aus und bereiten sie für Entscheidungsprozesse auf.
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Zugang zu Wissen schaffen: KI-basierte Such- und Analysetools oder DMS stellen Wissen zentral bereit und beschleunigen so die Informationssuche.
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Compliance-konforme Prozesse gewährleisten: KI-Algorithmen erkennen potenzielle Fehler und Sicherheitsbedrohungen frühzeitig und stärken so das Risikomanagement in Bereichen wie Datenschutz.
Digitaler Workplace: Das sind Vorteile
Zusammengefasst sind das Vorteile digitaler Workplaces:
- Fördern kollaboratives Zusammenarbeiten: An einem digitalen Arbeitsplatz arbeiten Teams unabhängig vom Standort effizient zusammen. Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Slack erleichtern es, sich in Echtzeit auszutauschen. Systeme wie ein DMS übertragen hingegen ganze Arbeitsprozesse in den digitalen Raum.
- Automatisieren Workflows: Automatisierungsfunktionen und KI-gestützte Tools standardisieren und optimieren Prozesse: Sie sind weniger fehleranfällig und gelingen schneller.
- Stellen Daten transparent bereit: In digitalen Arbeitsplätzen verwalten Unternehmen Daten und Informationen zentral und zugänglich für alle Berechtigten. Zugriffsrechte sorgen dafür, dass sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, während autorisierte Nutzer jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können.
- Verbinden die gesamte Organisationsstruktur: Als zentrale Plattform vernetzen digitale Arbeitsplätze Abteilungen, Standorte und Teams miteinander. Das erleichtert den Wissensaustausch und fördert eine agile und flexible Unternehmenskultur.
Diese Vorteile tragen zu einer modernen, produktiven und sicheren Arbeitsumgebung bei, die auf die Anforderungen der heutigen Arbeitswelt abgestimmt ist.
Die digitale Arbeitsumgebung der Zukunft
Eine digitale Arbeitsumgebung bildet das Fundament einer modernen Arbeitskultur, in der Teams weltweit und asynchron zusammenarbeiten. Der digitale Arbeitsplatz vereint alle wichtigen Systeme und überträgt Geschäftsprozesse in die digitale Welt. So fördert er den New-Work-Gedanken, indem er ermöglicht, jederzeit und von überall Prozesse anzustoßen und zu steuern. Mit Doxis schaffen Sie einen leistungsstarken Digital Workplace, der Dokumentenprozesse unternehmensweit digitalisiert und so Effizienz und Produktivität steigert.
Forrester™ Total Economic Impact: So profitiert SEW-Eurodrive von Doxis
SEW-Eurodrive ist ein weltweit führender Hersteller von Antriebstechnik und vertraut seit 30 Jahren auf SER-Lösungen. Weltweit profitieren 21.000 MitarbeiterInnen - von der Entwicklung bis zur Verwaltung – u.a. von der optimierten Dokumentenverwaltung, die Doxis bietet. Eine spannende Frage, die sich hier stellt, ist: Wie groß ist der konkrete finanzielle Nutzen für SEW-Eurodrive durch den Einsatz von Doxis?
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