Microsoft Dynamics 365 Suite in meine ECM-Plattform integrieren

Microsoft Dynamics ist kein Produkt, welches man einfach über einen App Store lizenzieren kann, sondern eine ganze Produktfamilie mit intelligenten Geschäftsanwendungen. Darunter fallen Bereiche wie Vertrieb, Finanzen oder HR aber auch die Power Plattform. Runtergebrochen auf die wohl wichtigsten Geschäftsanwendungen vereinigt Microsoft hier die Enterprise Ressource Planning (ERP) und Customer Relation Management (CRM) Welt in einer kongruenten Cloud-Plattform.

Die primäre CRM-Anwendung im Microsoft Kosmos hilft Unternehmen dabei, die komplette Customer Journey nachzuverfolgen. Das heißt, der komplette Verkaufsprozess wird abgebildet: angefangen bei der Leadgewinnung, über die Angebotsstellung bis hin zum Vertragsabschluss. Die Anwender bekommen eine 360°-Sicht auf ihrer Kunden und Interessenten. Querverbindungen in weitere Lösungen aus dem Dynamics Universum wie Power BI oder auch KI-Komponenten erweitern den Funktionsumfang und den damit verbunden Nutzen.

Dynamics Finance & Supply Chain Management (früher Finance & Operations und davor AX) ist ein ERP-System für mittlere und große Unternehmen und das Microsoft ERP-Flaggschiff. Es enthält neben dem Bereich der Finanzbuchhaltung auch Funktionen für Lagerhaltung und Lieferkettenmanagement.

Wie bei F&SCM handelt es sich auch hier um ein ERP-System, welches im Gegensatz dazu aber bei kleinen und mittleren Unternehmen verstärkt im Einsatz ist. Es setzt dabei auf über 800 verschiedene Apps, die den Funktionsumfang signifikant erweitern und lebt von einer breiten Partnerbasis.

Datensilos entstehen, wenn Daten isoliert in bestimmten Abteilungen oder Systemen gespeichert und vorgehalten werden. Ein übergreifende Nutzung ist in diesem Fall nicht möglich, sodass die Gefahr von unnötigen Redundanzen oder gar Inkonsistenzen entsteht. Die immer weiter ansteigende Heterogenität der Systemlandschaften in Organisationen begünstigt das Entstehen von Datensilos. Die Folge sind langsame Prozesse, Doppelarbeit und damit einhergehend Ineffizienz. Beispielsweise werden die Kundendaten aus dem CRM-System gekapselt gehalten und stehen im Folgeprozess der Auftragsabwicklung innerhalb des ERP-Systems nicht zur Verfügung, sondern müssen erneut manuell erfasst werden. Kommt es in der Zukunft zu einem Supportfall, gibt es für den Kundendienst keine zusammenhängende Historie. So führen Datensilos auch zu mangelnder Transparenz, was sich im Kundenkontakt negativ auswirken kann. Microsoft Sales, F&SCM und BC machen hier keine Ausnahme, sondern bauen lediglich ein weiteres Silo auf. Welche Möglichkeiten gibt es also, um diese Dateninseln aufzubrechen und zu verbinden?

Eine ECM-Plattform ist das ideale Werkzeug, um einen durchgängigen Informationsfluss zu gewährleisten und Datensilos aufzulösen. Doxis ist genau solch eine Plattform und verbindet alle Welten inklusive der Microsoft Dynamics 365 Suite. Der Fokus bei dieser Integration liegt auf drei verschiedenen Dimensionen.

1. Speichern von Informationen

Doxis nimmt Dokumente und Daten aus allen angebunden umliegenden Systemen entgegen und hält sie zentral vor. Je nach Fachlichkeit werden verschiedene Workspaces gebildet (zum Beispiel für Kunden oder Lieferanten). Diese Entitäten dienen gleichzeitig als physikalischer Ablageort. Darüber hinaus lassen sich nun Abhängigkeiten bilden, welche es ermöglichen, aus verschiedenen Perspektiven heraus die Daten zu betrachten. Funktionen wie Lösch- und Archivierungsregeln sorgen dafür, das Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

2. Publizierung von Informationen

Liegen die Daten erst einmal zentral vor, müssen diese in den verschiedenen Systemen verfügbar gemacht werden. Zum Beispiel soll der Anwender aus der Auftragsabwicklung wie im vorherigen Beispiel sehen, welche Informationen im Vertriebsprozess innerhalb des CRMs erfasst wurden. Hierzu werden die angefallenen Dokumente und Daten über einen Deeplink oder einer Mashup Integration direkt aus Doxis in die Oberfläche des Zielsystems projiziert. Der Anwender merkt also gar nicht, dass er auf Daten aus einem anderen System zugreift.

3. Prozesse

Da Prozesse an Systemgrenzen nicht halt machen, gilt es diese medienbruchfrei und durchgängig abzubilden. Für die Umsetzung ist aber weniger eine proprietäre BPM-Plattform gefordert, sondern vielmehr die intelligente Anbindung an diversen Drittsystemen wie Office, Outlook, Teams oder auch SharePoint.

Der Einsatz eines ECMs gibt Anwendern eine vollständige Sicht auf seine Geschäftsprozesse. Das garantiert eine bessere Transparenz und damit einhergehend schnellere Reaktionszeiten.

Informationen, wo man sie braucht

Anstatt umständlich sich einen Überblick über die verschiedenen Silos hinweg zu verschaffen, werden die Informationen kontextbezogen in der führenden Applikation aufbereitet zur Verfügung gestellt.

Einsparpotenziale

Existiert mit dem ECM erstmal eine einheitliche Datenplattform, lassen sich auch erheblich Kosten einsparen, da der Zugriff auf die Informationen über einen zentralen ECM-Client laufen kann. Teilweise können Datensilos so auch komplett aufgelöst und die Daten ins ECM migriert werden.

Verbesserte Datenqualität

Mit Anreicherung des ECMs durch Informationen aus verschiedenen Systemen zu den einzelnen Vorgängen steigt die Datenqualität. Ein Datensatz wird aussagekräftiger, da mehr Daten vorliegen.

Beispiel Support: Ihm steht nun die gesamte Historie eines Kunden von der Akquise bis zur Wartungsrechnung zur Verfügung. Er kann jetzt sein Handeln auf Grundlage der Gesamtinformationsbasis des Unternehmens anstatt auf Grundlage einer einzelnen Abteilung oder Systems ausrichten.

Neben den oben beschriebenen Vorteilen, welche eine einheitliche ECM-Plattform mit sich bringt, bietet diese auch die Datengrundlage zur Nutzung von Künstlicher Intelligenz.

Abseits von Anwendungsfällen wie der Klassifikation & Extraktion liefern die KI-Modelle auch Möglichkeiten, wertvolle Insights zu geben und dem Anwender mit der Suche relevanter Informationen zu unterstützen. Zum Beispiel bei der Interpretation von Inhalten über verschiedene Objekte hinweg. Was lässt sich aus den Dokumenten meiner digitalen Kundenakte über die gegenwärtige Situation ableiten? Welche Risiken habe ich bei der Prüfung eines Vertrages zu bewerten? Was ist der Inhalt eines fremdsprachigen Dokuments?

Doxis bietet umfangreiche KI-Funktionalitäten

Doxis bietet hier mit seinem Machine Learning Service eine einheitliche KI Schnittstelle über welche unterschiedliche Modelle angesprochen werden können. Anstatt umständlich sämtliche Datensilos wie Business Central, Teams oder SharePoint einzeln anzubinden, greift der Service auf die Daten zurück, die dank der Integrationen jetzt in Doxis liegen. Somit partizipiert Dynamics 365 neben dem Copilot indirekt auch von anderen, teilweise hochspezialisierten KI-Modellen. Außerdem greifen die KI-Modelle auch auf Daten zurück, auf die ein Copilot gar keinen Zugriff haben kann, da diese zum Beispiel ihren Ursprung außerhalb des Microsoft Kosmos haben.

Zusammenfassend bietet Microsoft ein großes Repertoire an verschiedenen Lösungen mit Dynamics 365 an. Jedoch kann die Nutzung zur Bildung weiterer Datensilos führen. Um diese zu vermeiden hilft eine Anbindung der Dynamics Welt an die bestehende ECM-Plattform. Doxis bietet neben Standardschnittstellen auch weitere Werkzeuge, wie künstliche Intelligenz um den maximalen Nutzen aus den gemeinsamen Daten zu ziehen.