Welche Vorteile hält SAP SuccessFactors für Personalfachkräfte bereit?

SAP begründet den Umstieg von HCM zu SuccessFactors mit der Notwendigkeit, HR-Systeme zu modernisieren und aktuelle betriebliche Anforderungen hinsichtlich Cloud-basierter Lösungen zu erfüllen. SuccessFactors überzeugt mit Flexibilität, Skalierbarkeit und einem geringeren Wartungsaufwand im Vergleich zur bisherigen On-Premises-Bereitstellung von HCM. Der Umstieg auf die Cloud-basierte Infrastruktur von SAP SuccessFactors bietet Unternehmen folgende Vorteile:

• Effizientere Verwaltung von HR-Prozessen
• Zugriff auf Echtzeitdaten
• Reduzierung von Infrastrukturkosten
• Regelmäßige Aktualisierungen und neue Funktionen, mit deren Einführung SAP Branchenentwicklungen Rechnung trägt
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, fortschrittliche Datenanalysen und einfacheres Compliance-Management

Siehe offizielle Erklärung von SAP.

Welche Funktionen und Vorteile bietet SAP SuccessFactors?

SAP SuccessFactors ist eine umfassende HR-Management-Plattform, die ein breites Spektrum an HR-Aktivitäten in einem Cloud-basierten All-in-one-System abdeckt. Im Tagesgeschäft entlastet SuccessFactors HR-Teams bei administrativen Vorgängen durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die Bereitstellung von Self-Service-Optionen für Mitarbeitende und das Angebot einer einheitlichen Plattform für alle Teilbereiche des HR-Managements.

So profitiert Ihr Team von der neuen Lösung:

Verbesserte Möglichkeiten bei mobiler Nutzung:
Mithilfe von SuccessFactors lassen sich HR-Vorgänge unterwegs über die entsprechende App verwalten. Funktionen wie die Anzeige des Organigramms, der Zugriff auf Lernmodule und das Management von Mitarbeiterprofilen stehen auf mobilen Geräten überall zur Verfügung. So können HR-Teams im Austausch bleiben und Aufgaben verwalten, auch wenn Teammitglieder nicht am Platz sind.

KI-gestütztes Recruiting und Performance-Management:
Die Plattform nutzt KI-basierte Tools für das Recruiting, etwa bei der Abstimmung der Qualifikationen und der Bewerbungsprüfung. So lässt sich der Recruiting-Prozess effizienter gestalten, da Personalfachkräfte die Qualifikationen von Bewerbern schnell mit den Stellenanforderungen abgleichen können.

Automatisiertes Onboarding und Erledigen von Aufgaben als Massenoperationen:
SuccessFactors bietet ein optimiertes Onboarding-Erlebnis, in dessen Rahmen neue Angestellte alle Onboarding-Aufgaben auf nur einer Seite erledigen können. Unternehmen mit Masseneinstellungen gibt die Plattform die Möglichkeit, Aufgaben in Form von Massenoperationen zu erledigen, sodass Führungskräfte Vorgänge für mehrere neue Angestellte gleichzeitig abschließen können.

Verbesserte Zeiterfassung und Lohnabrechnung:
Die Plattform ermöglicht eine neue Art der Zeiterfassung im Zusammenspiel mit SAP S/4HANA, sodass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit zur Abrechnung und Protokollierung einheitlich erfassen können.

Entgeltplanung mit Audit-Tools:
SuccessFactors umfasst ein neues Audit-Planertool für die Entgeltplanung. HR-Planer können die Entgelt-Änderungsprotokolle anzeigen und herunterladen, sodass Änderungen in Echtzeit ersichtlich sind und der administrative Aufwand bei der Erstellung von Auditberichten sinkt.

KI-gestützte Lern- und Entwicklungsprozesse:
Die Plattform liefert KI-gestützte Empfehlungen für die Personalentwicklung. Hierzu zählen individuelle Karrierepfade, Weiterbildungsangebote und gezielte Fortbildungen, was die Talent- und Mitarbeiterförderung erleichtert.

Die folgende Gegenüberstellung zeigt die Unterschiede der beiden Plattformen in verschiedenen kritischen Bereichen:

SAP SuccessFactors bietet unzählige Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen und Verbesserungen der strategischen Arbeit in HR-Abteilungen. Eines der wesentlichen Merkmale ist dabei die Kompatibilität mit externen Lösungen, insbesondere mit KI-gestützten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Eine solche Integration bietet Personalfachkräften entscheidende Vorteile, da sich damit die Bearbeitung von Dokumenten optimieren und die betriebliche Gesamteffizienz verbessern lässt.

Ein DMS ist nach mehreren Innovationszyklen als sehr ausgereifte Technologie in der Lage, die transformativen Auswirkungen von KI auf betriebliche Abläufe zu verkörpern. Es fungiert praktisch als persönliche Assistenz, die Dokumente interpretieren und verwalten kann. Dazu automatisiert es Workflows, führt Inhaltsanalysen durch und trifft fundierte Entscheidungen auf Basis von Dokumentdaten, wodurch das Tagesgeschäft schneller, einfacher und mit minimalem manuellen Aufwand abgewickelt wird.

Ein solches System ist unter anderem gekennzeichnet durch:

• Intelligentes HR-Datenmanagement
  Ein modernes DMS automatisiert die Dokumentenverarbeitung durch die Klassifizierung, Extraktion und Ablage von Mitarbeiterunterlagen auf Grundlage von Datenschutzvorschriften. Es kann die Inhalte außerdem eigenständig verarbeiten und als durchsuchbare Metadaten organisieren sowie zur Bearbeitung an die zuständigen Personen weiterleiten.

• Zentralisierung von Dokumenten
  Diese Lösungen sind vor allem bekannt dafür, dass sie die Kategorisierung, die Speicherung und den Abruf von Dokumenten automatisieren, und zwar in einem einheitlich organisierten System, das Nutzern die Suche und den Zugriff erleichtert. Sie eignen sich besonders, wenn Tools wie SharePoint keine durchschlagende Wirkung erzielen.

• Self-Service-Optionen
  Personalfachkräfte können die Self-Service-Funktionen eines modernen DMS nutzen, um schnell und einfach maßgeschneiderte Dokumente zu generieren, die den individuellen Mitarbeiter- und Bewerberanforderungen entsprechen, wodurch sich der Arbeitsaufwand reduziert.

• Transparenter Mitarbeiterlebenszyklus
  Versionskontrolle und eine einheitliche Ordnerstruktur mit vollständiger Transparenz geben Personalfachkräften einen umfassenden Überblick über den Lebenszyklus der Mitarbeitenden.
• Automatisiertes On- und Offboarding
  Die Ausgabe und Rückgabe von Zugangskarten können sie durch die IT steuern, von Firmenfahrzeugen und Büroausstattung durch den Einkauf und vieles mehr.

Ein modernes DMS ist die optimale Lösung zum Sortieren Ihrer digitalen Unterlagen vor diesem großen Schritt. Das System sammelt alle wichtigen Dateien und organisiert sie übersichtlich und gut zugänglich für den Wechsel zu SAP SuccessFactors. Manche der Unternehmen, die SAP HCM nutzen, verfügen über ein modernes DMS, doch mit höherer Wahrscheinlichkeit steht dort kein DMS oder ein veraltetes System zur Verfügung. Ohne DMS werden Dokumente einfach in HCM gespeichert und somit nicht sicher oder revisionssicher organisiert; das ist, als würden Dateien ungeordnet auf freigegebenen Laufwerken liegen. Ist ein älteres DMS vorhanden, bietet dieses wahrscheinlich keine Kompatibilität mit SuccessFactors.

Für den Umstieg auf SuccessFactors wird im Optimalfall vor der Migration ein modernes DMS eingeführt. So wird gewährleistet, dass alle Dokumente ordnungsgemäß, sicher und Compliance-konform gespeichert werden. Durch einen angemessenen Zugriffsschutz können Mitarbeitende ausschließlich ihre eigenen Dateien aufrufen. Nach sicherer Organisation der Unterlagen im DMS müssen nur noch die Daten in HCM zu SuccessFactors migriert werden. Die Dokumente verbleiben am Speicherort, nur die Schnittstelle ändert sich von HCM zu SuccessFactors, wodurch der gesamte Prozess reibungslos verläuft und besser kontrollierbar ist.

So gelang einem führenden IT-Dienstleister der Umstieg auf SAP SuccessFactors

Betrachten wir das Beispiel der Adesso-Gruppe, einem europaweit führenden IT-Dienstleister. Eine wachsende Belegschaft verteilt auf 63 Standorte und komplett papierbasierte Abläufe stellten Adesso vor enorme Herausforderungen im Personalwesen. Das Fehlen digitaler Dateien und eines zentralen Zugriffs auf Personaldokumente verlangsamte und erschwerte alle Vorgänge – und das zu einem Zeitpunkt, als das Unternehmen SAP S/4HANA und SAP SuccessFactors implementieren wollte.
Bei Adesso erkannte man, dass grundlegende Änderungen nötig waren, und integrierte ein modernes DMS, um den wichtigen Systemwechsel vorzubereiten. Dieser strategische Schritt glich einer Revolution, denn alle Personalunterlagen wurden in einem Repository digital und zentral gespeichert.

Die Vorgehensweise dabei war wie folgt:

• Circa 5 TB Personaldaten wurden in das neue DMS migriert.
• Das System wird jetzt von mehr als 1.500 Nutzern regelmäßig und von circa 8.500 Nutzern gelegentlich verwendet. Es bietet umfassende Zugriffs- und Interaktionsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen.
• Dank des neuen DMS wurde das Aufsetzen und digitale Unterzeichnen von Arbeitsverträgen enorm beschleunigt.
• Das Management kann jetzt ortsunabhängig auf digitale Personalakten zugreifen. Die Integration mit SAP SuccessFactors ist nahtlos, sodass effizientere Workflows ohne Anwendungswechsel ermöglicht werden.

Der Umstieg auf SAP SuccessFactors stellt nicht nur eine technische Veränderung dar sondern auch einen strategischen Entwicklungssprung hin zu einer modernen HR-Umgebung. Dieser Wechsel zu einer Cloud-basierten Plattform bietet Ihnen neue Möglichkeiten, mit Mitarbeiterdaten und -workflows umzugehen, diese zu analysieren und zu managen. Der Schritt steht somit für den Wandel von konventionellen Methoden zum proaktiven, datengestützten Personalmanagement, in dem jede Entscheidung auf Dateneinblicken in Echtzeit basiert und alle Prozesse für maximale Effizienz optimiert werden.

Wenn Sie dazu bereit sind, Ihre Migration zu vereinfachen und das Management Ihrer Personaldokumente zu revolutionieren, sehen Sie sich unbedingt ein DMS in Aktion an. Jetzt eine Demo buchen.