7-Ordner-System: Mehr Ordnung in Ihren elektronischen Akten

Unternehmen sehen sich täglich mit mehr und mehr Dokumenten konfrontiert. Digitale Ablagesysteme sind angesichts der steigenden Mengen an zu bewältigenden Daten unumgänglich. Umso wichtiger ist es, die digitale Ordnerstruktur systematisch und organisiert aufzusetzen. Das 7-Ordner-System ist eine bewährte Methode, mit der Unternehmen digitale Dateien übersichtlich, nachvollziehbar und auffindbar ablegen.

In diesem Beitrag erklären wir, was das 7-Ordner-System ist und wie es Geschäftsprozesse vereinheitlicht, organisiert und produktiver gestaltet.

Optimieren Sie Ihre Ordner, optimieren Sie Ihre Prozesse

Bei der Digitalisierung begehen Unternehmen häufig einen großen Fehler: Sie übernehmen alte Prozesse und Ordnerstrukturen analog in digitale Systeme. Doch ineffiziente Prozesse in Papierform bleiben auch in digitalen Strukturen ineffizient.

Unternehmen müssen Prozesse bei ihrer Digitalisierung neu denken und sie transformieren – das beginnt schon bei der Ablage. Denn das Ablagesystem ist die Basis für alle weiterführenden Prozesse. Wie und wo Sie Ihre Dokumente ablegen, entscheidet darüber, wie sich Workflows aufbauen und wie Sie Berechtigungskonzepte anlegen.

Unser Tipp: Führen Sie zu Beginn Ihres Digitalisierungsvorhabens sinnvolle Ordnerstrukturen und Ablagesysteme ein. Diese Grundsystematik hilft im Anschluss, ganze Prozesse optimiert und übersichtlich aufzubauen.

Schnelle Suche durch sinnvolle Ordnerstrukturen

Übersichtliche Ablagestrukturen bewähren sich spätestens, wenn Mitarbeiter nach einem bestimmten Dokument suchen. Die Suche findet immer über einen von zwei Wegen statt:

1. Über die Suchfunktion im Dokumentenmanagement-System (DMS)

2. Über die Ordnerstruktur

In einem geordneten Ablagesystem finden Mitarbeiter schnell das gesuchte Dokument. Angenommen, ein Mitarbeiter benötigt eine Kundenrechnung aus dem Jahr 2023. Er öffnet die Kundenakte, wählt den Ordner „Rechnungen“ aus und klickt auf den Ordner „2023“, der die Rechnungen aus dem Kalenderjahr enthält. Unter den angezeigten Dateien ist die gesuchte Rechnung sofort sichtbar.

Die Suche gelingt in dem Beispiel so einfach, weil die Ordnerstruktur sinnvoll aufgebaut ist. Eine Methode für eine systematische Ordnerstruktur ist das 7-Ordner-System.

Was besagt das 7-Ordner-System?

Das 7-Ordner-System ist eine Organisationsmethode, die Dateien und Dokumente in bis zu sieben Hauptordner kategorisiert. Jeder Hauptordner enthält wiederum maximal sieben Unterordner und auch die sieben Unterordner unterteilen sich in höchstens sieben Bereiche. Die Dokumentenablage besteht infolgedessen aus maximal 343 Ordnern.

Jeden dieser 343 Ordner erreichen Sie in ein bis drei Klicks.

So funktioniert die Ablage nach dem 7-Ordner-System

Eine Vorlage für das 7-Ordner-System geben wir im nachfolgenden Beispiel:

1. Überblick über Hauptordner bzw. Akten verschaffen

Übertragen Sie die Systematik des 7-Ordner-Systems in digitale Prozesse, kategorisieren Sie elektronische Akten. Im ersten Schritt verschaffen Sie sich einen Überblick über die sieben Hauptakten, die Ihr Unternehmen benötigt.

Im Beispiel kategorisieren Sie Ihre Akten rollen- und sachbezogen:

1. Kundenakte

2. Mitarbeiterakte

3. Lieferantenakte

4. Projektakte

5. Fallakte

6. Versicherungsakte

7. Gebäudeakte

2. Überblick über Dokumente innerhalb einer Akte verschaffen

Im zweiten Schritt unterteilen Sie jede elektronische Akte in bis zu sieben Unterordner. Dateien legen Sie in der Mitarbeiterakte beispielsweise in diesen sieben Unterstrukturen ab:

1. Allgemeine Informationen

2. Bewerbungsunterlagen

3. Protokolle der Mitarbeitergespräche

4. Arbeitsvertrag

5. Gehaltsabrechnungen

6. Personalbogen

7. Arbeitszeiten

3. Ordnerstruktur nach 7-Ordner-System entwickeln

Von dort aus entwickeln Sie basierend auf dem 7-Ordner-System Ihre digitale Ablage weiter. Beim Beispiel der Mitarbeiterakte bleibend strukturieren Sie die Dokumentenablage so, dass jedes Dokument einen spezifischen Ablageort besitzt.

Die Mitarbeiterakte baut sich auf Basis der genannten Unterordner zum Beispiel so auf:

Mitarbeiterakte

Allgemeine Informationen:

• Arbeitsvertrag
• Führungszeugnis
• Sozialversicherung
• Krankenkasse
• Gesundheitsprüfung

Bewerbungsunterlagen:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Referenzen
• Zeugnisse
• Weiterbildungen

Protokolle der Mitarbeitergespräche:

• Jahresgespräche
• Zielvereinbarungen
• Weiterbildungspläne
• Austrittsinterview

Arbeitsvertrag:

• Unterschriebener Vertrag
• Vertragsdaten

Gehaltsabrechnungen:

• Krankengeld
• Abrechnungen

Personalbogen:

• Lebenslauf
• Schulungs- und Weiterbildungsformulare
• Korrespondenzen in Personalangelegenheiten

Arbeitszeiten:

• Krankmeldungen
• Urlaubsanträge
• Arbeitszeiterfassung

Das zeigt exemplarisch, wie Sie elektronische Akten systematisch strukturieren. Je nach Geschäftszweck, Unternehmen und zu verwaltenden Unterlagen verändern sich die Ordnersysteme. Wichtig ist, dass Sie die Sieben-Ordner-Regel bis zum Schluss einhalten. Nur so bleibt die Ablage übersichtlich und konsistent.

4. Dokumente Berechtigungen zuordnen

Jede der sieben elektronischen Akten enthält sensible Informationen, die nicht für jeden bestimmt sind. Mit Berechtigungskonzepten verwalten Sie die Zugriffsrechte auf Akten und Unterordner und gestalten Ihre Dateiablage sicher.

Verschiedene Zugriffslevel erhöhen den Datenschutz:

1. Die Mitarbeiterakte dürfen nur Personen aus der HR-Abteilung und Vorgesetzte einsehen sowie der Mitarbeiter, dem die jeweilige Akte gehört. Für alle anderen bleibt die elektronische Akte verschlossen.

2. Auf bestimmte Unterordner dürfen wiederum nur ausgewählte Personen zugreifen. Während für die Vorgesetzten und Recruiter die Bewerbungsunterlagen sichtbar sind, bleiben sie für Weiterbildungsbeauftragte verborgen. Sie sehen wiederum die Protokolle aus Mitarbeitergesprächen.

Das bedeutet: Unterordner dienen nicht allein dem Zweck, Dokumente übersichtlich abzulegen. Sie sind wichtig, um Zugriffsrechte zu verwalten.

Idealerweise ist das 7-Ordner-System gleichzeitig ein digitales Archiv. Inaktive Dokumente verschieben sich dann von der Dateiablage in das Archiv. Dadurch bleiben Berechtigungskonzepte erhalten, ergo, sie müssen nicht neu vergeben werden. Das sorgt für durchgängig rechtssichere Prozesse zwischen Ablage- und Archivsystem und so langfristig für Revisionssicherheit.

Fazit: Ordnerstrukturen mit dem 7-Ordner-System vereinheitlichen

Mit dem 7-Ordner-System verbessern Sie die eigene Ordnerstruktur innerhalb elektronischer Akten. Dokumente sind für zugriffsberechtigte Personen schnell auffindbar und übersichtlich strukturiert. Das macht Suchvorgänge effizienter. Deshalb ist es ratsam, einheitliche Standards von Ablagesystemen bereits in Implementierungsphasen zu berücksichtigen. Sie helfen dabei, elektronische Akten so anzulegen, dass sie Workflows optimieren und Dokumente bis zu ihrer Archivierung sicher verwahren.

Häufige Fragen und Antworten zum 7-Ordner-System