Eine strukturierte Ablage nach Aktenplan

Was ist ein Aktenplan?

Ein Aktenplan ist eine strukturierte Liste oder Hierarchie von Kategorien, die dazu dient, Akten und Dokumente einer Organisation  systematisch zu sortieren und abzulegen. Er bildet das inhaltliche Gerüst einer Akte und ermöglicht einen sachbezogenen Zugriff auf die Dokumente.

Der Aktenplan ist auch als Archivplan, Registraturplan, Ablageplan und Ordnerplan bekannt. Oft ist er Teil der Registraturordnung. Diese regelt übergreifend die Verwaltung des gesamten Schriftguts (Records Management) innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens.

Was ist ein digitaler Aktenplan?

Traditionell dient der Aktenplan der Organisation von Dokumenten in Papierform. Er findet sich dann beispielsweise als Trennblätter im Ordner wieder. Ein digitaler Aktenplan ahmt diese Trennblätter in Form von Unterordnern nach und bringt so auch Ordnung und Struktur in digitale Akten.

Wie ist ein Aktenplan aufgebaut?

Die Struktur eines Aktenplans folgt einer hierarchischen Gliederung in Ober- und Unterkategorien. Sie orientiert sich an den Aufgaben der jeweiligen Organisation und kann beispielsweise in Kategorien wie Abteilungen, Projekte, Kunden* oder bestimmten Dokumententypen unterteilt sein. Wichtig ist, dass der Aktenplan logisch und für die Benutzer verständlich ist. Benennen Sie die Kategorien dafür eindeutig nach den in Ihrer Organisation vorherrschenden sprachlichen Konventionen.

Es ist ratsam, den Ablageplan regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen, um sicherzustellen, dass er den aktuellen Geschäftsanforderungen und Prozessen entspricht.

Wo kommen Aktenpläne zum Einsatz?

Aktenpläne sind ein fester Bestandteil der öffentlichen Verwaltung. Nach dem Informationsfreiheitsgesetz müssen deutsche Bundesbehörden ihre Aktenpläne sogar im Internet veröffentlichen.

Aber auch Unternehmen nutzen Aktenpläne, um beispielsweise Mitarbeiterinformationen gut strukturiert in Mitarbeiterakten abzulegen, ein übersichtliches Handbuch für das Qualitätsmanagement aufzubauen oder alle Lieferantendokumente schnell auffindbar nach Angeboten, Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen in der Lieferantenakte zu ordnen.

Warum ist ein Aktenplan wichtig?

In Unternehmen, Behörden oder anderen Organisationen ist die Einführung und Einhaltung eines Aktenplans wichtig, um die Ablage, Archivierung und den Zugriff auf Dokumente zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Ein gut durchdachter Aktenplan regelt, welche Dokumente in welchen Akten abgelegt sind und macht sie durch eine übersichtliche und nachvollziehbare Struktur besser auffindbar. Er ermöglicht eine vollständige Erfassung aller relevanten Dokumente. Ebenso regelt er, wer die Dokumente einsehen und bearbeiten darf.

Hey Doxi, was sind die Vorteile eines Aktenplans?

Aktenplan erstellen für SAP, Salesforce und Co.

Um einen digitalen Aktenplan zu erstellen, legen Sie eine sinnvolle Ablagestruktur mit passenden Ober- und Unterkategorien fest, die sich an Ihrer Organisationsstruktur und Ihren Abläufen orientieren. Diese Struktur integrieren Sie in Ihr DMS, in dem Sie all Ihre Dokumente verwalten. Die Dokumente werden anhand der im Ablageplan definierten Kriterien dann automatisch den digitalen Akten zugeordnet.

Einige DMS, wie Doxis, bieten Schnittstellen zu Insellösungen. Doxis implementiert die Aktenstruktur dann in das jeweilige System, zum Beispiel Salesforce.

Ausgangslage: In der CRM-Lösung Salesforce liegen alle Dokumente zu einem Kunden in der Regel unstrukturiert in einem allgemeinen Dokumentenordner ab. Je mehr Dokumente sich anhäufen, desto unübersichtlicher wird die Ablage.

Lösung: Mit der Doxis-Integration legt das DMS nun automatisch eine Kundenakte mit der vordefinierten Aktenstruktur an, sobald Sie in Salesforce einen neuen Kunden anlegen. Gleichzeitig ist die Struktur auch direkt in Salesforce sichtbar. Ebenso wird angezeigt, wie viele Dokumente in einem Ordner liegen, sodass Sie sofort sehen, wenn Ordner leer sind und Dokumente fehlen.

Ähnlich funktioniert die Nutzung des Aktenplans über die Doxis-Integration auch bei vielen weiteren Drittsystemen wie Teams, SAP und SAP SuccessFactors.

Doxis Business Studio – Aktenplan in wenigen Minuten

Um individuelle Aktenpläne und Berechtigungskonzepte anzulegen, gibt es ein entsprechendes Konfigurationsprogramm für die Admins beziehungsweise das IT-Team. Das mächtige Tool ermöglicht es, individuelle Workspaces und Berechtigungskonzepte zu entwickeln. Wenn Sie nur schnell eine neue Aktenstruktur oder Datenmodelle anlegen möchten, ist das aber wenig benutzerfreundlich.

Deswegen gibt es in unserem DMS das Doxis Business Studio – eine Webanwendung, mit der Sie schnell einfache Konfigurationen erledigen. Beim Anlegen der Aktenpläne hilft Ihnen zudem die integrierte generative KI:

1. Sagen Sie der KI, was Sie brauchen, z. B. „Ich brauche eine Akte für Bewerbungen mit den entsprechenden Unterordnern, um alle Dokumententypen einer Bewerbung zu ordnen“
2. Die KI erstellt automatisch eine fertige Struktur der Bewerbungsakte mit den entsprechenden Unterordnern.
3. Sie passen die Struktur bei Bedarf an, fügen zusätzliche Unterordner hinzu oder löschen nicht benötigte. Ebenso können Sie das Wording an Ihre Organisationsstruktur angleichen.

Der große Vorteil: Sie starten nie von 0, sondern bekommen durch die KI schon passende Vorschläge, die Sie nur noch individualisieren müssen. In nur wenigen Minuten erstellen Sie so einen vollständigen Aktenplan passend zu Ihren Anforderungen.

Effiziente Dokumentenverwaltung dank Aktenplan

Einen gut durchdachten Aktenplan einzuführen und konsequent umzusetzen, erweist sich nicht nur für Behörden als entscheidend, um die Verwaltung von Dokumenten zu optimieren. Auch in Unternehmen bieten Aktenpläne klare Strukturen, die es ermöglichen, Informationen fachlich zuzuordnen, die Suche nach Dokumenten zu erleichtern und den Zugriff je nach Rolle zu kontrollieren.

Mit der KI-gestützten Doxis-Lösung erstellen Sie unkompliziert maßgeschneiderte Ablagestrukturen für Ihr DMS und übertragen diese dank der Schnittstellen auch direkt in Ihre Drittsysteme. So behalten Sie stets den Überblick über umfangreiche Dokumentenmengen und eine transparente Übersicht über Ihre Geschäftsprozesse

Häufig gestellt Fragen zum Aktenplan