Digitale Schriftgutverwaltung mit DMS

Per Definition meint die Schriftgutverwaltung, auch Records Management genannt, alle Prozessschritte, die über den gesamten Lebenszyklus eines Schriftguts anfallen – also Schriftgüter erstellen, nutzen, aufbewahren und löschen. Zu den Schriftgütern einer städtischen Behörde zählen zum Beispiel Urkunden, Verträge oder Baupläne. Der Lebenszyklus eines Schriftguts ist abhängig von dessen Wertigkeitsstufe:

• Tageswert: Einmalige Informationen ohne bleibenden Wert

• Prüfwert: Dynamische Daten mit zeitlich befristetem Wert

• Gesetzeswert: Statische Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht

• Dauerwert: Schriftgüter von langfristiger Relevanz

Gemäß der ISO 15489 folgt die Schriftgutverwaltung den Grundsätzen und Verfahren einer systematischen Aktenführung. Aufgaben der Schriftgutverwaltung inkludieren diesbezüglich neben der Verwaltung von Schriftgütern auch deren Kontrolle.

Der moderne Weg, um Schriftgüter wie Handelsbriefe, Belege oder Patente zu verwalten, ist digital. Die Rede ist dann von der digitalen Schriftgutverwaltung.

Hey Doxi, was sind die Elemente der Schriftgutverwaltung Schritt für Schritt?

Das Ziel der Schriftgutverwaltung ist, Schriftgüter nachvollziehbar, integer, sicher und zugänglich zu managen. Und das zu jeder Zeit.

Gerade für die behördliche Schriftgutverwaltung ist das ein Gewinn. Hier häufen sich die aufbewahrungspflichtigen Dokumente oftmals noch in Papierform. Und das führt unmittelbar zu ineffizienten Prozessen, die sich aus chaotischen Ablagen, zeitaufwendigen Prozessen und unsicheren Rechtsstandards ergeben.

Vorteile der elektronischen Schriftgutverwaltung

Die elektronische Schriftgutverwaltung löst diese Probleme. Das sind die Vorteile:

• Dokumente legen Sie geordnet und strukturiert an einem zentralen Ort ab.

• Mitarbeiter sparen durch einheitliche, transparente und optimierte Prozesse im Dokumentenmanagement Zeit.

• Die einheitlichen Strukturen wahren höchste Rechtssicherheit und Prozesse, die compliant sind.

Kurzum: Mit der Schriftgutverwaltung sind Prozesse effizienter. Das wirkt sich positiv auf Arbeitsabläufe und Archivprozesse aus. Plus, Sie bleiben gegenüber Externen wie Bürgern und Partnern auskunftsfähig.

Digitale Systeme verwahren und archivieren Schriftgüter nachprüfbar und dokumentieren sie transparent. Ein Beispiel für ein solches System ist ein DMS.

Funktionsweise eines DMS

DMS steht für Dokumentenmanagement-System. Dabei handelt es sich um eine Software, mit der Sie Dokumente erfassen, bearbeiten, verwalten und archivieren.

Schriftgüter in eAkten im DMS ablegen

Innerhalb des DMS strukturieren Sie die Dokumente nach Aktenplan. Hierfür legen Sie die eAkten an, die Sie benötigen. In ihnen sortieren und ordnen Sie das Schriftgut. Während Sie beim physischen Aktenplan auf Trennblätter setzen, nutzen Sie bei einer eAkte Unterordner. Mit der festen Struktur nach Aktenplan schaffen Sie einheitliche und nachvollziehbare Prozesse. Diese beschleunigen wiederum Suchvorgänge, da Informationen zugänglich aufbereitet sind – natürlich in jedem Schritt des Lebenszyklus.

Archivierung entlang des Lebenszyklusses

Ein DMS erfasst Schriftgüter, bereitet sie für Bearbeitungs- und Suchprozesse auf und archiviert sie. Jedes DMS ist demnach auch ein digitales Archiv. Mit Doxis als DMS archivieren Sie Schriftgüter revisionssicher.

Workflows optimieren

Vor der Archivierung sind Dokumente ein Arbeitsmittel: Sie erfassen, bearbeiten und verwalten sie. Bei der papiergebundenen Schriftgutverwaltung ist mitunter bereits die Suche nach einem Dokument zeitaufwendig. Es befindet sich hinten im Regal oder in den Archiven eines anderen Gebäudes. Aufgaben, die bei der papierbasierten Schriftgutverwaltung viel Zeit einnehmen, sind im DMS zentralisiert und automatisiert.

Idealerweise greift die Automatisierung des DMS auch in anderen Lösungen. In Doxis ist bereits der Posteingang automatisiert. Doxis erfasst eingehende Dokumente digital, extrahiert die Informationen und legt sie in der richtigen eAkte oder in der Lösung für die Rechnungsverarbeitung zur Weiterverarbeitung ab.

Noch effizienter ist der zusätzliche Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in der Schriftgutverwaltung. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Arbeit mit KI weiter zu erleichtern:

Künstliche Intelligenz als Assistentin

Unsere künstliche Intelligenz Doxi assistiert Sachbearbeitern bei der Arbeit. Der Sachbearbeiter begegnet Doxi in verschiedenen Dokumenten wie PDFs, Word, E-Mails in Outlook oder PowerPoint. Dort vereinfacht und beschleunigt Doxi die Arbeitsprozesse.

Doxi beantwortet Fragen zum Dokument, schlägt Arbeitsschritte vor und führt diese auf Wunsch durch. Beispielsweise schlägt Doxi bei einem neuen Dokument vor, in welche eAkte es gehört. Stimmt der Sachbearbeiter zu, legt Doxi das Dokument automatisch entsprechend ab.

Künstliche Intelligenz für mehr Automatisierung

Wenn Sie künstliche Intelligenz wie Machine Learning einsetzen, gelingen Arbeitsschritte zudem völlig automatisiert. Machine Learning extrahiert, klassifiziert und strukturiert Daten. Dank künstlicher Intelligenz steigt die Datenqualität ohne Human in the Loop. Erst durch Machine Learning werden komplett automatisierte Workflows, wie die Dunkelbuchung, möglich.

In Kombination mit einem DMS spart das viel Zeit im bürokratischen Verwaltungsaufwand. Zeit, die Sie für Ihre Geschäftsprozesse wieder übrig haben.

Die Schriftgutverwaltung und die damit verbundene systematische Aktenführung sind Teil des dokumentierten Verwaltungshandelns von städtischen Behörden und privatrechtlichen sowie öffentlichen Organisationen. Doch erst digital ist die Schriftgutverwaltung auch effizient.

Volle Potenziale entfalten Sie mit einem DMS wie Doxis, das die Schriftgutverwaltung (teil)automatisiert und darüber hinaus ein revisionssicheres Archiv stellt. Neben Funktionen wie der Versionierung schafft das volle Transparenz über den gesamten Lebenszyklus von Schriftgütern.