DMS in neuem Glanz: Doxis bei Duravit

Von Wannen mit integriertem Sound-Modul über Sensor-gesteuerte Badbeleuchtung bis zu smarten Whirl- und Wellness-Systemen: Das Sanitärunternehmen bietet seinen Kunden Hightech für das Bad von morgen – und das in mehr als 130 Ländern. Die Voraussetzung für die weltweite Zusammenarbeit aller Standorte schafft Duravit mit einer Enterprise Content Management-System (ECM). Sie versorgt die Mitarbeiter rund um den Globus mit den richtigen Informationen und ist die Basis für kundenorientierte Prozesse.

Kunden auf der ganzen Welt erfüllen sich mit Duravit ihren Badezimmer-Traum. Das Baden-Württemberger Unternehmen wurde 1817 als Steingutfabrik gegründet. Heute umfasst die international agierende Firmen-Gruppe 12 Produktionsstandorte in Deutschland, Frankreich, Ägypten, China, Indien, Tunesien und der Türkei. Mehr Standorte und Kundenprojekte bedeuten aber auch immer mehr Informationen: Das Dokumentenvolumen steigt um ein bis zwei Millionen Dokumente pro Jahr! 2010 war das über zehn Jahre alte Archiv dem nicht mehr gewachsen. Wichtige Funktionalitäten fehlten, wie z.B. detaillierte, mandantenübergreifende Berechtigungen, was gerade im Umgang mit Kundendaten ein Compliance-Risiko darstellte. Für internationale Geschäftsprozesse war das Altarchiv auch nicht geeignet. Wenn 6.400 Mitarbeiter aus ca. 50 verschiedenen Nationen weltweit zusammenarbeiten, ist das ein echtes Problem. Es musste eine modernere, zukunftsfähige Alternative her: eine innovative, unternehmensweit einsetzbare ECM-Plattform.

Bevor Duravit mit der Doxis ECM-Plattform durchstarten konnte, stand jedoch erst der Abschied vom Alt-Archiv auf dem Plan. Rund 20 Millionen Dokumente mussten umziehen. Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG, war froh, dass ihr ECM-Plattform-Hersteller SER ihnen dabei unter die Arme griff: „Wir haben im Vorfeld festgestellt, dass man mehrere Millionen Dokumente nicht mit einem Fingerschnippen übertragen kann.“ Mit dem Migrationskonzept des ECM-Herstellers gelang es – und zwar im laufenden Betrieb. Jetzt sind alle Dokumente revisionssicher archiviert. Dass die neue ECM-Plattform neben den technischen und fachlichen Anforderungen auch solche Compliance-Vorgaben erfüllt, war für Duravit entscheidend: „Uns war wichtig, dass es ein deutscher Anbieter mit entsprechend starker Softwareentwicklung ist, der die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen erfüllt“, berichtet Werner Höltl.

Auf dieser sicheren Basis fußen die Doxis-Lösungen, mit denen Duravit heute alle Informationen rund um Kunden und Lieferanten zusammenführt. Den Anfang machte die elektronische Kundenakte. Vor ihrer Einführung gab es zwischen den verschiedenen Standorten viele manuelle, aufwendige Kommunikationsprozesse per Telefon, E-Mail oder auch in Papierform. Besonders bei Vertriebsgebiet-übergreifenden Rückfragen führte das zu großem Kommunikations- und Suchaufwand. Mit der digitalen Kundenakte hat sich das erledigt: Nationale und internationale Fachabteilungen finden darin standortübergreifend sofort die für sie bestimmten Informationen – auch aus dem integrierten ERP-System Infor und dem internationalen Unternehmensnetzwerk. So haben sie jederzeit alle Kundeninformationen parat und sind sofort auskunftsfähig.

Duravit setzt die ECM-Lösung auch bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit weltweit verteilten Lieferanten ein. Elektronische Lieferantenakten dokumentieren den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsbeziehung mit ihnen: Die Einkaufsteams der internationalen Duravit-Standorte finden darin aktuelle Bestellungen, Bestelländerungen, Abrufaufträge, Lieferscheine und auch Infor-Daten. Die nächste Prozess-Verbesserung ist schon in Planung: die automatisierte Posteingangsverarbeitung. Eingehende E-Mails und andere Dokumente aus den verschiedensten Kanälen ordnet das ECM bald automatisiert der passenden Kunden- bzw. Lieferantenakte zu. So finden Mitarbeiter weltweit auch die Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten sofort im richtigen Geschäftskontext.

Seit der Einführung der ersten digitalen Akten ist der Kommunikationsaufwand zwischen den internationalen Standorten und der Duravit-Zentrale deutlich gesunken. Da wundert es nicht, dass Duravit die ECM-Plattform weiter ausbauen möchte: Aktenlösungen und Workflows für die Bereiche Produkt- (PM) und Qualitätsmanagement (QM) sind schon in der Umsetzung. Gerade diese Abteilungen müssen sicherstellen, dass alle internationalen Duravit-Standorte z.B. mit den gleichen Montage- und Installationsanleitungen arbeiten können. „Egal ob das Waschbecken in Deutschland, Frankreich oder Ägypten gefertigt wird – Montagehinweise wie z.B. der Abstand zwischen zwei Löchern inklusive der erlaubten Toleranzwerte müssen für jeden Produktionsstandort jederzeit einsehbar sein“, erklärt Werner Höltl. Statt die Dokumente in Explorer-Laufwerken abzulegen und die Kommunikation über aufwendige E-Mail-Korrespondenz zu organisieren, werden QM- und PM-Mitarbeiter sie nun direkt im ECM-System bearbeiten. Ändert sich beispielsweise eine Produktbeschreibung, ist die neue Version sofort für alle Standorte verfügbar. Die Sorge um Produktionsfehler durch veraltete Informationen gehört dann der Vergangenheit an.

Ein Vorteil der ECM-Plattform ist, dass sie Informationen aus den verschiedensten Anwendungen verfügbar macht und sicher archiviert. Bereits 2013 band Duravit daher seinen Workflow zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung an. Die ECM-Lösung digitalisiert alle eingehenden Papierrechnungen, versieht sie mit einem Barcode und archiviert sie revisionssicher. Die Duravit-Finanzbuchhaltung kann die Rechnungen dann mit Infor weiterverarbeiten. Das spart Zeit und verhindert Fehler, die beim manuellen Arbeiten entstehen können. Außerdem dokumentiert das System den gesamten Rechnungsverlauf nachvollziehbar. Das gilt auch für umsatzsteuerrelevante E-Mails. Sie werden automatisiert nach geltendem Recht aufbewahrt. Bei einer Steuerprüfung liegen damit alle nötigen Unterlagen auf Knopfdruck vor.

Vergoldete Griffe oder Armaturen? Auch solche Sonderwünsche setzt Duravit um. Die Mitarbeiter notieren sie einfach als Bemerkungen auf der EDI-Bestellung. Stellen Kunden später dazu Rückfragen, muss der zuständige Servicemitarbeiter bislang noch bei der IT nachfragen, ob der Sonderwunsch auf dem originalen EDI-Eingang dokumentiert wurde – ein mühsamer und zeitaufwendiger Prozess. Für die Zukunft plant Duravit daher die revisionssichere EDI-Archivierung mit Doxis.

De Artikel erschien zuerst im Wissensmanagement Magazin Dezember 2019 / Januar 2020.